Znati kako, zašto i kada dokumentirati uspješnost zaposlenika

U svijetu ljudskih resursa i zapošljavanja, dokumentacija o uspješnosti zaposlenika može učiniti ili prekinuti vašu sposobnost discipliniranja, ukidanja ili pravednog promicanja, nagrađivanja i prepoznavanja zaposlenika.

Dokumentacija je od ključne važnosti za menadžere i osoblje za ljudske resurse jer se morate ozbiljno potruditi da zabilježite sve događaje u povijesti zaposlenja vaših zaposlenika - i pozitivne i negativne slučajeve uspješnosti.

Ovdje je sve što menadžeri i HR osoblje moraju pažljivo dokumentirati učinak zaposlenika.

Zašto biste trebali dokumentirati uspješnost zaposlenika

• Dokumentacija pruža dokaze da su se problemi u performansama raspravljali s zaposlenikom na pravovremen i koncizan način.
• Dokumentacija nudi povijest poboljšanja zaposlenika ili neuspjeha u poboljšanju performansi tijekom vremena. To je kronološki i precizan opis radnji zaposlenika, postupaka upravitelja i događaja u trenutku kada se dogode.
• Dokumentacija pruža dokaze koji podupiru odluke uprave o poduzimanju nepovoljnih mjera kao što su disciplina ili prestanak radnog odnosa.
• Dokumentacija nudi dokaz da zaposlenik zaslužuje dostupnu promociju ili mogućnost u odnosu na druge zaposlenike koji su također prihvatljivi.

• Dokumentacija pruža dokaze koji opravdavaju povećanje plaća, smanjenje ili zašto zaposlenik nije primio nikakvu povišicu.
• U slučaju tužbe, potpuna i temeljita dokumentacija štiti interese poslodavca. Dokumentacija može podržati postupke rukovodstva u slučaju prekida neuspješnog zaposlenika. Također se može dokazati da je zaposlenik prestao zbog zakonskih razloga, a ne zbog drugih, kao što je nezakonita diskriminacija.

Što dokumentirati

Menadžeri trebaju dokumentirati uspješnost zaposlenika, i pozitivne doprinose i neuspjehe u izvedbi. Potrebno je točno dokumentirati što je zaposlenik učinio i rekao i što je menadžer učinio i rekao u odgovoru tijekom sastanka ili razgovora.

Potrebno je dokumentirati sve sporazume sklopljene tijekom razgovora, postavljene ciljeve, potrebna i očekivana poboljšanja te vremenski okvir za poboljšanje. Dokumentacija bi također trebala sadržavati obveze koje menadžer čini kako bi pomogao zaposleniku.

Kako dokumentirati

Dokumentacija mora biti napisana tijekom ili neposredno nakon sastanka ili razgovora s zaposlenikom. Ni u jednom trenutku ne smijete propustiti zapisati razgovor na dan kada se stvarno dogodio. Čekanje na kasnije utječe na kvalitetu dokumentacije jer se temelji na memoriji.

Jedna od najgorih grešaka koje menadžeri čine je vjerovati da mogu rekonstruirati povijest savjetovanja zaposlenika po potrebi. Nijedna HR osoba koja ima bilo kakvo iskustvo pristojne, pravovremene dokumentacije nikada nije prevarena rekonstruiranim zapisom. Menadžeri koji rekonstruiraju pamćenje unose nepotreban i neprihvatljiv rizik za svoju tvrtku, jer izmišljena povijest neće zadržati potencijalnu tužbu.

Potrebno je da vaša dokumentacija izgleda profesionalno, uredno i organizirano. Pišite dokumentaciju kao da govorite o povijesti trećoj strani. Nikada ne znate tko može čitati vašu dokumentaciju jednoga dana, stoga se pobrinite da to odražava vašu profesionalnost. (Stražnja strana salvete za koktel, omotnice ili ljepljive bilješke ne kvalificira se kao profesionalna dokumentacija.)

Vaša dokumentacija trebala bi se obratiti novom upravitelju zaposlenika ako zaposlenik dobije novi posao - ili vi - u vašoj organizaciji. Da biste se sjećali i obavijestili zaposlenika o novom upravitelju, morate staviti ime i naslov zaposlenika, svoje ime i naslov i puni datum na svakom dokumentu.

Pišite dokumentaciju koja je činjenična, poštena, pravna, objektivna, potpuna i dosljedna. Izbjegavajte mišljenja (Mike je aljkav. Alice je lijen. Tom mi je lagao.), Nazivajući ime, urednik (John je kreten. Mark ima problem s stavom.), I označavanje (Mary je neodgovorna. George nije tim. igrač.).

Izbjegavajte i pokušaj tumačenja ponašanja zaposlenika. (Marsha se ne smije svidjeti tom zadatku. Paula izgleda kao da je nad glavom.) Smanjite upotrebu opisnih riječi poput pridjeva i priloga (polako, nemarno, nesretno, ćudljivo, nepristojno). Navedite specifično ponašanje i postupke zaposlenika, a ne svoje mišljenje ili tumačenje.

U dokumentaciji je potrebno točno bilježenje razgovora. Držite se činjenica i napišite samo ono što ste rekli i što je zaposlenik rekao. Uvjerite se da je vaša dokumentacija nedvosmislena i da činjenice ispravljaju. (U bilo kojoj mogućoj pravnoj situaciji, greške u bilo kojem dokumentiranom događaju čine sumnjivu dokumentaciju.)

Naposljetku, dokumentirajte sve sporazume, obveze, vremenske rokove, potrebna poboljšanja, bodove za prijavu i druge pojedinosti koje bi mogle skliznuti iz sjećanja. Provjerite jeste li postavili datum i vrijeme za rokove i rokove kako ne bi došlo do nesporazuma.

Upoznajte politiku dokumentacije vašeg HR odjela, koja će vam reći koja dokumentacija treba smjestiti u dosje o osoblju zaposlenika Svaka dokumentacija o disciplinskim postupcima svakako treba uključiti.

Gdje dokumentirati i pohraniti

Budući da je dokumentacija o zaposlenicima povjerljiva i privatna za zaposlenika, morate voditi računa da bilo koja dokumentacija ostane povjerljiva upravitelju, HR-u, a potencijalno i sljedećem upravitelju zaposlenika. Stoga se ne preporučuje stavljanje dokumentacije na zajednički pogon računala. Rukopisna dokumentacija i ispisana dokumentacija upravitelja najbolje se čuvaju u zaključanom spremištu.

Ako slijedite ove smjernice, kada odete u HR kako biste zatražili pomoć u discipliniranju, okončanju ili prijenosu zaposlenika na posao s boljim potencijalom, HR će vam pomoći riješiti problem ili poboljšati situaciju. Kada vam HR kaže da dokumentirate, dokumentirate, dokumentirate ili vam ne mogu pomoći; pokriti ćete sve svoje baze.

Odricanje: Napominjemo da dostavljene informacije, iako mjerodavne, nisu zajamčene za točnost i zakonitost. Stranicu čita svjetska publika, a zakoni i propisi o zapošljavanju variraju od države do države i zemlje. Molimo vas da potražite pravnu pomoć ili pomoć od državnih, saveznih ili međunarodnih vladinih resursa, kako biste bili sigurni da su vaše pravno tumačenje i odluke točne za vašu lokaciju. Ove informacije služe kao smjernice, ideje i pomoć.