Kako napisati pismo ukor za uspješnost zaposlenika

Supervizor je napisao ukorna pisma kako bi pružio službenu izjavu o problemu uspješnosti koje zaposlenik mora poboljšati. Pisma opomene često su korak u formalnom procesu stegovnog postupka koji može rezultirati dodatnim disciplinskim mjerama za zaposlenika do i uključujući otkazivanje zaposlenja ako se zaposlenik ne uspije poboljšati.

Pisma opomene značajna su komponenta u dokumentiranju problema uspješnosti zaposlenika za zaposlenika i poslodavca. Pisana opomena jasno i izričito navodi učinak koji se mora poboljšati i posljedice ako se učinak ne poboljša.

Pisma opomene općenito prate usmeno podučavanje supervizora. Često im prethodi verbalna ispravka zaposleniku, nazvana verbalno upozorenje ili formalno usmeno upozorenje, o problemu izvedbe ili srodnim problemima izvedbe.

Ovisno o neposrednosti i ozbiljnosti problema izvedbe, pismo ukora može započeti raspravu o izvedbi, ali to je neobično.

Sastavni dijelovi pisma ukora

Učinkovita pisma ukora imaju ove komponente.

• Jasna izjava o problemu ili problemu izvedbe koji zaposlenik mora poboljšati.
• U pismu opomene moglo bi se navesti nekoliko primjera načina na koje zaposlenik može promijeniti svoj učinak u skladu s očekivanjima. (To zaposleniku daje zajedničku sliku ili zajedničko značenje oko očekivanja nadzornika.)
• Utjecaj neuspjeha na uspjeh zaposlenika i organizacije. (Kako nepostupanje ima negativan utjecaj na radno mjesto.)

• Ako je relevantno, vremenski okvir u kojem se radni učinak zaposlenika mora poboljšati.
• Ako je relevantno, datum dospijeća ili datum završetka, kada će nadzornik ponovno procijeniti radni učinak zaposlenika.
• Jasna izjava o posljedicama koje zaposlenik može očekivati ​​ako se njihov učinak ne popravi kako je opisano u pismu opomene.
• Potpis nadzornika ili upravitelja zaposlenika.
• Potpis zaposlenika čija je izvedba u središtu pisma opomene. Pismo općenito sadrži izjavu da potpis zaposlenika znači da su primili pismo, a ne nužno da se slažu s njegovim sadržajem.

• Prilika da zaposlenik pismeno prigovori sadržaju opomene. Zaposlenik se može složiti, ne složiti se, izraziti pokajanje i tako dalje. Prigovori koje je napisao zaposlenik prilažu se izvornim pismima opomene.

Slijedi dva primjera službenih pisama ukora. Koristite ih dok razvijate vlastita pisma ukora.

Uzorno pismo ukora

Ovo je primjer ukornog pisma. Preuzmite predložak pisma ukor (kompatibilan s Google dokumentima i Wordom Online) ili pogledajte niže za više primjera.

Primjer pisma opomene br. 1 (tekstualna verzija)

Za: Jeffery Jones

George Peterson

Datum: 1. rujna 2018

Pismo opomene

Ovo je službeno pismo ukora koje vas obavještava da vaša izvedba ne zadovoljava očekivane razine doprinosa. U vašem poslu kao tehničkog stručnjaka za korisničku podršku, očekivanja za posao razvila je cijela skupina stručnjaka za tehničku podršku i njihovog menadžera. To znači da su oni prihvaćeni standard za izvedbu svakog stručnjaka tehničke podrške.

Ne uspijevate izvesti na sljedeće načine.

• Broj klijenata koje poslužujete za tjedan dana je 30% ispod standarda koji se sastaju s ostalim stručnjacima za tehničku podršku.
• Stupanj težine problema na koje se odlučite odgovoriti je 40% ispod standarda koji postižu ostali zaposlenici.
• Duljina vremena koju korisnici provedu na telefonu s vama premašuje ostatak osoblja za 25%.

Kao što možete vidjeti, u tri najvažnija mjerenja performansi za vaš posao, ne uspijevate. Vaš supervizor je s vama razgovarao mnogo puta i vi ste dodatno obučeni. Prema tome, vjerujemo da niste voljni nastupati. To nepovoljno utječe na opterećenje ostatka tehnološkog osoblja.

Potrebno je odmah vidjeti poboljšanje u sva tri područja djelovanja ili dodatne disciplinske mjere do ukidanja zaposlenja. Vjerujemo da imate sposobnost da se poboljšate. Moramo odmah vidjeti poboljšanje.

George Peterson, nadzornik

Marian Demark, voditelj za ljudske resurse

Primjer pisma opomene br. 2 (tekstualna verzija)

Za: Linda Rodriguez

Mary Wilmont

Datum: 1. rujna 2018

Pismo opomene

Svrha ovog pisma opomene je da vas formalno obavijesti da vaše prisustvo negativno utječe na vašu sposobnost da dovršite posao. Dok zaposlenici koji primaju plaću ne moraju raditi na određenim satima, četrdesetosatni radni tjedan je standardan i očekuje se.

Niste se pojavili na poslu barem jedan dan u tjednu od početka vašeg novog posla i radite samo trideset i dva sata tjedno. Vaš upravitelj vas je obavijestio o dostupnosti slobodnog vremena za osobna ili obiteljska medicinska pitanja. Također vas je pitao trebate li smještaj kako biste mogli učinkovito obavljati svoj posao.

Predložio je da posjetite Odjel za ljudske resurse kako biste razgovarali o ovim pitanjima i vašem prisustvu. Odbili ste sve tri mogućnosti koje smo vam ponudili kako bismo vam pomogli poboljšati ovaj loš učinak.

Stvarnost je da ne možete obavljati svoj posao za manje od četrdeset sati. Nedostaju vam rokovi za vaše radne zadatke i vaše kašnjenje nepovoljno utječe na rad suradnika vašeg marketinškog odjela. Nedostaju im rokovi kao posljedica vašeg neuspjeha.

Osim toga, vaš nedovršeni posao kada vam je dodijeljen suradnicima stavlja svoje radno opterećenje u preopterećenje jer već imaju poslove koji zahtijevaju četrdeset sati rada tjedno. To je nepravedno i nećemo tolerirati te negativne utjecaje na radno mjesto od sada.

Moramo vidjeti trenutni napredak u vašem prisustvu ili ćemo prekinuti vaš posao. To znači da morate pohađati posao pet dana u tjednu. Ako ne prisustvujete poslu pet dana u tjednu, ne možete ispuniti ciljeve za koje ste bili zaposleni.

Naše standardno plaćene parove omogućuju vam šest plaćenih bolničkih dana i dva osobna dana odmora koje morate koristiti tijekom godine. Morate se prijaviti za dane odmora unaprijed.

Već ste iskoristili četiri od vaših bolovanja i sve svoje osobne dane sa svojim trenutnim izostancima. Ne planiramo vam dodijeliti više vremena. To vam ostavlja samo dva dana bolovanja i plaćeno vrijeme odmora koje morate unaprijed zatražiti.

Ako imate odsutnost koja prekoračuje slobodno plaćeno slobodno vrijeme, prekinut ćemo vaše zaposlenje. Nadamo se da razumijete koliko ste blizu da izgubite posao. Nećete primati više upozorenja.

Pozdrav, Mary Wilmont, upraviteljica

Thomas Credence, direktor za ljudske resurse

Pogledajte primjer potvrde primitka za upute o tome kako zaposlenik koji prima ukor ima pravo na odgovor.

Jeste li uživali u ovom članku? Vi ćete se htjeti prijaviti za besplatni HR newsletter sada jer želite pročitati sve nove članke čim budu dostupni.

Primjer pisma ukora

• Uzorno pismo ukora: indiskretnost upravljanja
• Uzorak pisanog ukora: nazočnost

Odricanje: Napominjemo da dostavljene informacije, iako mjerodavne, nisu zajamčene za točnost i zakonitost. Stranicu čita svjetska publika, a zakoni i propisi o zapošljavanju variraju od države do države i zemlje. Molimo vas da potražite pravnu pomoć ili pomoć od državnih, saveznih ili međunarodnih vladinih resursa, kako biste bili sigurni da su vaše pravno tumačenje i odluke točne za vašu lokaciju. Ove informacije služe kao smjernice, ideje i pomoć.