Kako dati dobru smjernicu svojim zaposlenicima

Davanje uputa za nove zadatke i zadatke uobičajeni je dio uloge nadzornika ili upravitelja. Kako vam pružiti upute putem tona glasa, izbora riječi i govora tijela idu dug put prema dobivanju podrške i promicanju zdravog radnog mjesta.

Učinkoviti supervizori i menadžeri naporno rade na razvijanju svojih vještina u pružanju smjernica članovima svog tima. Ovaj post pruža smjernice za učinkovito usmjeravanje i delegiranje u nadzornom okruženju.

7 Praksa pozitivne komunikacije za pružanje smjernica zadataka

1. Uvijek pružite kontekst da zadatak bude dovršen. Ljudi rade najbolje što mogu kada razumiju važnost zadatka za veću operaciju. Kada odvojite vrijeme da objasnite poslovnu važnost zadatka koji tražite da završite, podučavate i pokazujete poštovanje prema pojedincu kojeg ste zamolili da dovršite posao.
2. Budi precizan. Outlinine kada zadatak mora biti dovršen i dijeljenje bilo kakve standarde kvalitete.
3. Pitajte s poštovanjem. Odaberite glas poštovanja, uljudne riječi i isporučite poruku s odgovarajućom glasnoćom. Kontrast: "Hej, moraš istovariti taj kamion", reče strogim glasom, "Johne, pošiljka na tom kamionu je potrebna na proizvodnoj liniji. Hoćete li, molim vas, pomoći i istovariti kamion prije podneva." Nema sumnje da bi se drugi pristup mogao smatrati pozitivnim, a prvi negativan.

1. Dajte im priliku da postavljaju pitanja. Ponudite pojedincu da bude zamoljen da dovrši zadatak i da postavi pitanja. Ovaj korak pomaže u jačanju komunikacije između zaposlenika i supervizora i poboljšava vjerojatnost uspješnog ishoda. Zaposlenik ima priliku potvrditi da uistinu razumije ono što se od njih traži.
2. Vjerujte svom zaposleniku. Oduprite se porivu da nadgledate ili mikro upravljate ispunjavanjem traženog zadatka od strane zaposlenika. Dio učenja učinkovito davati smjernice je naučiti vjerovati pojedincima koje tražite.

1. Pojačajte povjerenje zaposlenika. Ponudite odgovarajuće zahvale i pozitivne povratne informacije za ispravno završene poslove.
2. Dajte konstruktivne povratne informacije. Ponudite jasnu, bihevioralnu, fokusiranu povratnu informaciju za sve zadatke koji su nepropisno dovršeni.

Naglasite poučavanje uz davanje uputa

• Ocijenite je li zadatak nov ili kompliciran i zaslužuje li obuku.
• Pružite instrukcije, a zatim pojedincu ponudite priliku da vježba zadatak svojim korisnim nadzorom.
• Kada pojedinac razvije povjerenje za zadatak, dopustite im da završe posao bez vašeg nadzora. Kasnije provjerite valjanost završetka, pravovremenost i kvalitetu.
• Ponudite pozitivne povratne informacije za pravilno ispunjene poslove.
• Ponudite popravnu obuku kada se pojedinac bori da završi zadatak na vrijeme ili na odgovarajućoj razini kvalitete.

Čuvajte se ovih zamki prilikom davanja uputa

• Izdavanje naloga agresivnim tonom. Iako određene okolnosti, uključujući hitne slučajeve ili okolnosti života i smrti, mogu zaslužiti zapovijed, ako se ne nalazite u vojsci, oduprite se tom nagonu.
• Odgovarajući na "Zašto?" s "Zato što sam tako rekao." To je loš pristup za roditeljstvo i lošiji pristup na radnom mjestu.
• Pitanje na nejasan način.
• Traženje više osoba da završe isti zadatak.
• Neprepoznavanje kad je potrebna instrukcija prije pojedinca koji ispunjava zadatak.
• Ne priznaju da pojedinci mogu imati sukobljene prioritete i rokove.

• Ako ne uspijete ponuditi zahvalnost i pozitivne povratne informacije za dobro obavljen posao.