Pravila pristupa osobnim datotekama i veze na uzorke

Svi odjeli za ljudske resurse vode opsežne evidencije. Zakonom se od HR-a zahtijeva da zadrži mnoge od njih u određenim vremenskim razdobljima. Zaposlenici su dobro svjesni da ti zapisi postoje (a neki imaju dojam da ih dosje slijedi od tvrtke do tvrtke, što nije točno).

Budući da zaposlenici znaju da ti zapisi postoje, oni će ih htjeti gledati s vremena na vrijeme da vide što datoteka sadrži.

Prilikom odlučivanja o načinu pružanja zaposlenika (i prijašnjeg pristupa zaposleniku) imajte na umu sve zakone koji se odnose na vaše poslovanje. Mnoge države imaju zakone koji zahtijevaju od tvrtke da određene dijelove datoteke učini dostupnim sadašnjim i bivšim zaposlenicima. Provjerite kod svog odvjetnika za zapošljavanje da je vaša politika u skladu sa svim zakonima.

Savezni zakon, na primjer, zahtijeva da se dokumenti koji se odnose na Zakon o Amerikancima s invaliditetom drže odvojeno od evidencije osoblja. Ako vaša tvrtka podliježe HIPAA-i, pobrinite se da vaše zdravstveno stanje bude u skladu s tim.

Vi svibanj imati velik dio slobode u ono što vam omogućiti zaposlenicima da vide u svoje datoteke. No, imajte na umu da čak i ako utvrdite da zaposlenik ne može imati pristup određenim informacijama, kao što su referentne provjere, u slučaju tužbe informacije se mogu otkriti.

Stoga uputite svoje osoblje da točno zapisuje stvari i slijedi zakon u svakom trenutku. Zapisnici zaposlenika nisu mjesto za unutarnje šale ili snide komentare. Oni ne prolaze dobro na sudu.

Kao opće pravilo, imati jednog čuvara u zapisima osigurava da se postupci prate i da su dosljedni. Ne želite da jedan HR menadžer dopusti ljudima da svoje zapise vraćaju na svoje stolove, dok drugi odbijaju pristup.

Zahtjev da svi prođu kroz jedan izvor pomažu da stvari budu dosljedne i zakonite. Zakoni koji se odnose na čuvanje zapisa i zapisa i pristup su nezgodni. Pobrinite se da ostanete u tijeku.

Donja pravila dobar su početak za vašu tvrtku, ali imajte na umu da se vaši državni i lokalni zakoni mogu razlikovati.

Uzorak politike pristupa evidenciji zaposlenika

Svi zaposlenici, bivši zaposlenici i predstavnici zaposlenika mogu pregledati određeni sadržaj svoje kadrovske dokumentacije s unaprijed obaviještenim osobljem. Dokumenti koji se odnose na zaposlene zaposlenike kao što su prijava, promocija, disciplinske mjere i prijenos mogu se pregledati. Osim toga, zaposlenik može pregledati obrasce i zapise o odjavljivanju politika.

Dokumenti koje zaposlenik ne može pregledati uključuju reference ili referentne provjere, zapise o svakoj istrazi koju je poduzela uprava, medicinsku dokumentaciju, dokumente vezane za sudski postupak, svaki dokument koji krši povjerljivost drugog zaposlenika i dokumente koji se koriste za planiranje zaposlenika.

Postupak

Zaposlenik koji želi pregledati dopušteni sadržaj svog osobnog dosjea treba kontaktirati ljudske resurse s 24-satnom obavijesti (bez vikenda). Bivši zaposlenici, ili osobe nepoznate osoblju kadrovskog osoblja, moraju predočiti identifikaciju i / ili dokaz o dopuštenju za pristup dosjeu osoblja.

Zaposlenici moraju pregledati svoje osobne dosjee u prisutnosti osobe za ljudske resurse.

Zaposlenici ne smiju ukloniti iz ureda bilo koji dio osobnog dosjea.

Zaposlenik može zatražiti fotokopije datoteke ili dijelova spisa. Osoblje za ljudske resurse će u razumnom roku dostaviti fotokopije. Za opsežno kopiranje, zaposlenik će morati platiti fotokopije.

Ako je zaposlenik nezadovoljan dokumentom u svom osobnom dosjeu, u nazočnosti osobe za ljudske resurse, zaposlenik može napisati objašnjenje ili pojašnjenje i priložiti ga spornom dokumentu. Ni pod kojim uvjetima osoblje HR-a ili zaposlenik neće mijenjati dokument.

Zaposlenik također može zatražiti da se dokument ukloni iz dosjea osoblja. Ako se osoba za ljudske resurse složi, dokument se može ukloniti. Ako se osoba za ljudske resurse ne slaže, na žalbu se može uložiti žalba na način propisan u politici tvrtke Open Door.

Nadajmo se da ste ovu politiku smatrali korisnom dok razvijate vlastitu politiku pristupa osobnim datotekama za svoju organizaciju. Prilagodite pravila tako da odgovaraju potrebama i kulturi vaše organizacije.