Osnovne vještine upravljanja za početnike

Razina 1 piramide upravljačkih vještina pokazuje osnovne vještine koje svaki menadžer mora pokrenuti. To je temelj piramide upravljačkih vještina, koja pokazuje vještine koje menadžer mora svladati kako bi bio uspješan i pokazuje kako se te vještine upravljanja nadovezuju na uspjeh.

Osnovne vještine upravljanja

Postoje četiri osnovne vještine upravljanja koje svatko mora ovladati da bi imao uspjeha u poslu upravljanja. To su četiri osnovne vještineplanirati, organizirati, usmjeriti i kontrolirati i detaljno su detaljno objašnjeni u nastavku.

Plan

Planiranje je prvi i najvažniji korak u svakom zadatku upravljanja. Također je i najčešće zanemareni ili namjerno preskočen korak. Iako će se količina planiranog i detaljni zahtjevi razlikovati od zadatka do zadatka, preskakanje ovog zadatka je pozivanje na sigurnu katastrofu osim na slijepu sreću. To je ono što nam govori o planiranju od 6 P (ili 7 P ovisno o tome koliko računate).

Iako većina ljudi povezuje termin planiranja s općim poslovnim planiranjem, postoje i različite razine planiranja:

• Strateško planiranje
• Taktičko planiranje
• Operativno planiranje

Postoje različite vrste planiranja:

• Planiranje katastrofa
• Planiranje sukcesije
• Krizno planiranje
• Planiranje naknade

Organizirati

Menadžer mora biti sposoban organizirati timove, zadatke i projekte kako bi se timski rad obavio na najučinkovitiji i najučinkovitiji način. Kao menadžer na početku, možda organizirate mali radni tim ili projektni tim. Te iste vještine bit će potrebne kasnije u vašoj karijeri kada morate organizirati odjel ili novu podjelu tvrtke.

Jasno je da postoji mnogo preklapanja između planiranja rada i organiziranja. Tamo gdje se planiranje fokusira na ono što treba učiniti, organizacija je operacionalnija i više je usredotočena na to kako najbolje obaviti posao.

Kada organizirate posao, morate:

• odrediti potrebne uloge
• dodijeliti zadatke ulogama
• odrediti najbolji resurs (ljude ili opremu) za ulogu
• dobiti resurse i dodijeliti ih ulogama
• dodijeliti resurse ulogama i delegirati im ovlasti i odgovornosti.

Bilo da vam je dodijeljen mali tim ili projekt za upravljanje, menadžeri za početak moraju također biti u mogućnosti organizirati urede i podatkovne sustave.

Možda nećete moći fizički premjestiti ljude kako bi vaš tim bio zajedno, ali to biste trebali razmotriti. S druge strane, možda ćete morati premjestiti nekoliko ljudi u mali prostor i morat ćete organizirati stvari kako bi tim mogao učinkovito raditi u tom prostoru. Kasnije u svojoj karijeri, možda ćete morati organizirati ured za smještaj timova iz nekoliko različitih odjela i njihovih specifičnih potreba.

Također ćete morati biti u mogućnosti organizirati sve sustave koji će obraditi podatke koje vaš tim treba prikupiti ili distribuirati. Ovih dana, to su vjerojatno računalni sustavi. Morate odlučiti želite li, primjerice, podijeliti zajedničke web stranice na intranetu tvrtke ili samo dijeljenu mapu na datotečnom poslužitelju. Kako ćete organizirati sustave tako da svima kojima su potrebne informacije imaju pristup do njih (i da nisu dostupni onima koji to ne bi trebali vidjeti, poput vaših konkurenata)? Ako vaš tim treba ili proizvede nešto drugo osim informacija, morate organizirati tako da vaš tim dobije ono što im je potrebno, kada im je potrebno, i mogu dobiti drugima ono što vaš tim proizvodi u pravo vrijeme.

Ne zaboravite organizirati sebe. Ići ćemo na to na višoj razini na razini 3 piramide upravljanja vještinama, ali čak i kao menadžer na početku morate biti u stanju organizirati sebe, svoje vrijeme i svoj prostor kako biste bili najučinkovitiji.

Konačno, zapamtite, rijetko je dovoljno jednom organizirati stvari. Uz stalne promjene u resursima, ciljevima i vanjskim čimbenicima obično ćete morati reorganizirati ih kako biste ih prilagodili.

Direktno

Usmjeravanje je korak akcije. Planirali ste i organizirali rad. Sada morate uputiti svoj tim na obavljanje posla. Počnite tako da je cilj jasan svima u timu. Znaju li svi koji je cilj? Znaju li svi kakva je njihova uloga u postizanju cilja tima? Imaju li sve što im je potrebno (resursi, autoritet, vrijeme, itd.) Da učine svoj dio?

Povuci, ne guraj

Vi ćete biti učinkovitiji u usmjeravanju tima prema svom cilju ako ih povučete (vodite) umjesto da gurate (zavalite se i dajte naredbe). Želite motivirati ljude u svom timu i pomoći im i inspirirati ih prema timskim ciljevima.

Kontrolirati

Neki pisci pokušavaju "ublažiti" ovu vještinu nazivajući je "koordinatnim" ili sličnim izrazima.Više volim jači izraz, kontrolu jer je bitno da menadžer može kontrolirati aktivnosti tima.

U gore navedenim koracima, planirali ste rad, organizirali resurse kako bi se to postiglo najučinkovitije, i uputili tim da počne raditi. U kontrolnom koraku pratite obavljeni posao. Usporedite stvarni napredak s planom. Potvrđujete da organizacija radi onako kako ste je osmislili.

Ako sve ide dobro, ne morate ništa raditi osim pratiti. Međutim, to se rijetko događa. Netko se razboli, sortiranje baze podataka traje duže od svake projekcije, ključni konkurent snižava cijene, požar uništava zgradu u susjedstvu i moraš se evakuirati nekoliko dana, ili neki drugi faktor utječe na tvoj plan. Kontrolni korak sada nalaže da morate poduzeti mjere kako biste smanjili utjecaj i što brže vratili stvari na željeni cilj.

Često to znači povratak na fazu planiranja i prilagodbu planova. Ponekad može zahtijevati promjenu u organizaciji. i morat ćete preusmjeriti sve prema novim ciljevima i inspirirati ih. Onda, naravno, kontrolirate novi plan i prilagodite ga ako je potrebno. Ovaj ciklus se nastavlja dok ne dovršite zadatak.

Upravljački alati upravitelja

U kontrolnom koraku postavljate standarde za izvedbu i kvalitetu, a zatim pratite kako bi bili sigurni da su zadovoljeni. Dostupni su vam mnogi alati jer postoje stvari koje trebate pratiti.

• Alati za raspoređivanje - brojni softverski alati omogućuju vam da unesete svoj raspored i redovito ažurirate napredak. Program će istaknuti promjene u rasporedu kako biste mogli odrediti korektivne mjere.
• Financijske kontrole - kao upravitelj, obično imate proračun. Izvještaji Odjela za financije obavijestit će vas kako vaša potrošnja (na ljude i druge resurse) odgovara planu.
• Ljudi kontroliraju - morate osigurati da svi ljudi u vašem timu rade kako je planirano. Ako nisu, morate pronaći i popraviti uzrok. Zar ne razumiju cilj? Zar nemaju neki resurs ili vještinu koja im je potrebna? Je li zadatak prevelik za njih i treba ga mijenjati ili dodijeliti drugom resursu? Vaš posao menadžera znači davanje povratnih informacija članovima vašeg tima o tome kako njihova izvedba odgovara planu. Kada se to ne dogodi, morate poduzeti korektivne mjere.