Dajte svom šefu povjerenje s planom upravljanja rizikom

Najbolji projektni menadžeri imaju puno povjerenje svog linijskog menadžera i sponzora projekta. Izvršitelji koji stoje iza njihovih projekata vjeruju im kad kažu da im je potrebno dodatno financiranje, više resursa ili pomoć u rješavanju problema.

Kada radite u rizičnim situacijama, trebate pravi pribor. Poput pješaka s ruksakom od konopa i crampona, potrebni su vam i alati za suočavanje s projektnim rizikom.

Možete povećati povjerenje vašeg upravitelja u svoj projekt s planom upravljanja rizicima. Jednostavan proces u 5 koraka može uvelike promijeniti način na koji vaš šef vidi vaš projekt (i vas).

Što je upravljanje rizicima u upravljanju projektima?

Upravljanje rizikom u upravljanju projektima je proces identificiranja, procjene i reagiranja na rizike projekta.

Projektni rizici su stvari koje mogu utjecati na projekt (pozitivno ili negativno, ali općenito ljudi tumače rizik kao događaje koji bi negativno utjecali na projekt).

Bilo da je vaš projekt velik ili mali, to će imati rizike povezane s njim. To može biti bilo što, od opasnosti da će vaša školska parada biti kiša na rizik od povećanja cijene do kritične komponente vaše nove ploče.

Projektni rizik, ako se ne upravlja ispravno, može otežati uspješnu izvedbu projekta. Neoznačeni rizici mogu dodati vrijeme vašem rasporedu, raditi za svoje vrijeme i novac za svoj proračun. Menadžeri su nervozni zbog ovakvih stvari. Sve se to može izbjeći planom upravljanja rizicima.

Planiranje upravljanja rizikom

Plan upravljanja rizicima sjajan je način da povećate svoje samopouzdanje u sposobnost vašeg projektnog tima da dostavi - i to se prelije u povećanje povjerenja vašeg menadžera. Želite da vjeruju da to možete i želite da budu svjesni onoga što vas može spriječiti da uspješno izvedete projekt. Plan upravljanja rizicima savršen je alat za to.

I pogodi što? Vrlo je lako početi.

Upravljanje rizikom projekta je jednostavan proces u 5 koraka. Nemojmo ga učiniti kompliciranijim nego što treba. To je nešto na što možete početi danas, pripremiti se za raspravu na vašem sljedećem sastanku i završiti ga dok netko upisuje zapisnik.

Proces upravljanja rizikom u 5 koraka

Kao i kod mnogih dijelova upravljanja projektima, upravljanje rizikom je proces. 5 koraka su:

1. pokrenuti
2. Identificirati
3. procijeniti
4. Planirajte odgovore
5. Implementirati

Ako vam ti uvjeti trenutno ne znače mnogo, molim vas držite se toga - sve ću vam objasniti.

Korak 1: Pokrenite

Prvo, želite postaviti kontekst za upravljanje rizicima u okruženju za upravljanje projektima.

Vjerojatno nije ovdje puno posla jer će netko iz vaše tvrtke već pripremiti korporativnu politiku rizika, a sve što trebate učiniti jest pratiti je. To će objasniti pristup tvrtke riziku i možda čak odrediti predloške koji su vam potrebni. Predlošci vam uvijek štede posao, stoga pazite i na njih!

Čak i ako nemate korporativnu politiku rizika, netko drugi koji upravlja projektima uz vas može imati plan upravljanja rizicima projekta koji možete kopirati. Zašto iznova izumiti točak? Ponovna upotreba dokumenata nužna je ako želite uštedjeti vrijeme i učiniti više.

Koristite ono što ste otkrili kako biste izradili plan upravljanja rizikom za svoj projekt. To je dio vašeg cjelokupnog plana upravljanja projektom i govori o tome kako ćete pristupiti upravljanju rizikom na vašem projektu.

Ako ne znate što da stavite u nju, čitajte dalje! Sljedeći koraci pružit će vam bolju ideju o tome što trebate razgovarati u vašem planu upravljanja rizicima.

Time se poboljšava povjerenje: Pokazujući vašem upravitelju da imate pristup rješavanju neizvjesnosti na vašem projektu i da aktivno upravljate rizikom.

Korak 2: Identificirajte

Nakon što ste naveli pristup, možete početi raditi na njemu.

Sada prepoznajete rizike koji će utjecati na vaš projekt. Ovo je samo jedan trenutak u vremenu i vaš registar rizika je nešto na što ćete se htjeti vratiti s vremena na vrijeme kako biste osigurali da se na njemu stavi i nešto novo.

Možete identificirati rizike pomoću kontrolnog popisa zajedničkih rizika, intervjuirati zainteresirane strane u projektu (posebno teške dioničare jer općenito imaju puno toga za reći o tome što bi moglo poći po zlu), brainstorming i korištenje vašeg zdravog razuma.

Tražite stvari koje bi mogle uzrokovati probleme ako se ikad dogode. (Zapamtite, još se nisu dogodili rizici. Problemi s projektom su stvari koje su se već dogodile.)

Kako god to radili, svakako biste trebali uključiti druge ljude. Sama, nemate cijelu sliku i na kraju ćete izgubiti stvari.

Rizici mogu i trebaju prepoznati svi. Kao voditelj projekta, vaš je posao ohrabriti svoje kolege da s vama podižu rizike, tako da kao tim možete učiniti nešto s njima.

Svi identificirani rizici trebaju biti zabilježeni u registru rizika. Ako imate koordinatora projekta u timu ili osobu za podršku projekta, onda to mogu učiniti. U suprotnom, to je dio administrativnih zadataka za vas.

Time se poboljšava povjerenje: Pokazujući da ste svjesni ključnih rizika koji bi mogli utjecati na vaš projekt i da imate sredstva za stalno čuvanje novih rizika.

Korak 3: Procijenite

Tada se procjenjuju rizici za vjerojatnost i utjecaj. Ovaj detaljni članak o tome kako procijeniti rizik projekta pokriva vas za to. Dobro ga pročitajte ako niste upoznati s procesom.

Kao daljnju mjeru, također možete procijeniti blizinu, što znači koliko je s vremenom moguće da se rizik dogodi. Rizik s velikom blizinom mogao bi se uskoro dogoditi. Rizik s niskom blizinom može se dogoditi u nekom trenutku u dalekoj budućnosti. To vam može dati još jedan faktor za određivanje prioriteta vašeg vremena i energije kada je u pitanju rješavanje rizika.

Time se poboljšava povjerenje: Osiguravanje da vaš menadžer i svi u timu imaju jasnu predodžbu o tome što će se dogoditi ako se bilo koji od tih rizika zapravo materijalizira.

Korak 4: Planirajte odgovore

Sada dolazimo do mesnatog dijela vašeg plana upravljanja rizicima. U ovom koraku utvrdite kako upravljati rizikom identificirajući odgovarajući odgovor.

To radimo jer do sada sve što imate je popis onoga što bi se moglo dogoditi da se vaš projekt ubaci u budućnost i koliko će biti velik posao. Ono što će vaš menadžer htjeti znati sljedeće je: Što ćete učiniti u vezi s tim?

Općenito, postoje 4 stvari koje možete učiniti kako biste riješili rizik projekta. Oni su:

• Izbjegavajte
• Prijenos
• Ublažiti (tj. Smanjiti)
• Prihvatiti.

Oni su detaljno obrađeni u ovoj dubokoj ponudi strategija za odgovor na rizik za negativni rizik.

Neki od vaših rizika mogu imati pozitivan ishod. Na primjer: postoji rizik da ćete prodati toliko svog novog proizvoda da rušite telefonske linije. To bi bio lijep problem, ali to je još uvijek rizik za koji bismo trebali planirati.

Postoji nekoliko načina na koje se možete pripremiti za pozitivan rizik koji uključuje:

• Iskorištavati
• Udio
• povećati
• Prihvatiti.

O njima se detaljnije raspravlja o strategijama odgovora na rizik za pozitivan rizik.

Morat ćete riješiti koja je strategija odgovora najbolja za svaki rizik u vašem registru. Na primjer, možete odlučiti da je rizik od propadanja tvorničkog krova nešto što ćete jednostavno prihvatiti jer se vjerojatno neće dogoditi. Međutim, rizik od trovanja hranom oduzima pola vaše radne snage je nešto što ćete aktivno ublažiti ponovnim osposobljavanjem svih vaših ugostiteljskih djelatnika. Ako se to dogodilo prije i zapravo je vrlo vjerojatno ako ne učinite nešto u vezi s tim, htjet ćete ublažiti rizik.

Nakon što je odgovor utvrđen i dogovoren, mogu se imenovati vlasnici rizika koji će provoditi akcijski plan upravljanja rizicima. Drugim riječima, trebate nekoga tko će biti odgovoran za gledanje zadataka koje ste složili.

Time se poboljšava povjerenje: Pokazujući svom upravitelju da ste razmislili što učiniti s onim što može uzrokovati probleme za vaš projekt i da postavljate planove kako biste smanjili nesigurnost i rizik na projektu.

Korak 5: Implementirajte

Plan upravljanja rizicima do sada bi trebao uključivati ​​tko će biti odgovoran za aktivnosti ublažavanja rizika za svaki rizik. Sada bi trebali raditi na tim zadacima kako biste aktivno upravljali otvorenim rizicima.

Time se poboljšava povjerenje: Pokazujući da vi i vaš projektni tim možete pratiti ono što ste rekli da ćete učiniti. Izvještavanjem o tome što ste postigli i rizicima koje ste ublažili, Vašem upravnom timu pokazuje se da ozbiljno razmišljate o isporuci i poduzimanju onoga što je potrebno da vaš projekt u budućnosti bude otporan na probleme.

Kada rizik prođe - kad više nije relevantan jer se dogodio ili se više ne može dogoditi - možete ga zatvoriti iz registra rizika.

Postavljanjem ovog plana upravljanja rizicima na projektu možete se razlikovati od drugih menadžera. Vaš vlastiti šef će imati dokaze da možete razmišljati strateški i kreativno o tome što bi moglo prouzročiti da se vaš projekt odlijepi, i - što je najvažnije - da nešto poduzme. Bit ćete osoba koja aktivno rješava probleme prije nego što se dogode, uklanjajući barikade i pripremu za sve!

Biti viđen da bude dobar u upravljanju projektnim rizikom je siguran način da ga menadžment vidi kao siguran par ili ruke. Ne trebate mnogo iskustva ili certifikata da biste uspješno počeli upravljati rizicima projekta (iako postoje formalne kvalifikacije za upravljanje rizicima). Ovaj jednostavan postupak u 5 koraka uskoro će značiti da je upravljanje projektnim rizicima ugrađeno u vaše projektne planove.