Kako napisati poslovno pismo

Trebate li napisati poslovno pismo? Niste sigurni koji je najbolji izgled koristiti ili što želite uključiti u pismo? Važno je da sva poslovna pisma koja pišete budu ispravno formatirana i profesionalna.

Kada pišete potencijalnim poslodavcima, kolegama, profesionalnim i poslovnim vezama, izgled vašeg pisma je gotovo jednako važan kao i ono što pišete.

Ako slovo nije ispravno formatirano, nema dovoljno prostora između stavaka i koristi netradicionalni stil ili veličinu fonta, može se loše odraziti na vas.

Smjernice za pisanje poslovnih pisama

Ovdje su smjernice za pisanje poslovnog pisma, tako da sve vaše dopisivanje ostavlja najbolji dojam.

margine

Margine poslovnog pisma trebale bi biti oko 1 "svuda okolo. To vašem profesionalnom pismu daje nepregledan izgled. Trebate poravnati tekst lijevo, tako je većina dokumenata usklađena, tako da će vaše pismo biti čitljivo.

Razmak između slova

Ostavljanje prostora u vašem pismu stvara jasan, neprimjetan i lako čitljiv pogled koji će čitatelj cijeniti. Vaše pismo bi trebalo biti u formatu bloka: cijelo slovo treba biti poravnato s lijeve strane i pojedinačno razmaknuto, osim dvostrukog razmaka između stavaka.

Veličina fonta

Tradicionalna veličina slova za profesionalno pismo je 12. Font bi trebao biti Times New Roman ili Arial. Međutim, ako koristite papir sa zaglavljem, zaglavlje pisma može biti različite veličine i stila.

Stil fonta

Nema potrebe koristiti različite stilove unutar profesionalnog pisma. Koristite jedinstveni font (font za ispis knjige kao što je Times New Roman ili Arial) i izbjegavajte podcrtavanje, kurziv ili bolding. Međutim, ako koristite papir sa zaglavljem, zaglavlje pisma može biti različitog stila.

Tekst pisma

Tekst poslovnog pisma treba biti čist i čitljiv. Izbjegavajte pisanje pisma u jednom velikom bloku teksta. Slomite tekst u nekoliko kratkih paragrafa. Ovi paragrafi trebaju biti poravnati s lijeve strane; to omogućuje lakše čitanje. Kada dovršite pismo, zamolite nekog drugog da ga pročita. Neka na kratko pogledaju pismo. Ima li previše teksta na stranici? Je li lako vidjeti različite stavke?

Podaci za kontakt

Prvi dio vašeg pisma treba sadržavati i vaše kontaktne podatke i kontaktne podatke osobe koju pišete. Također navedite datum kada pišete na vrhu svog pisma.

Pozdrav iz pisma

Ako ne znate čitatelja dobro i obično im se obraćate svojim imenom, trebali biste uključiti osobni naslov i puno ime osobe u pozdrav (tj. "Dragi g. James Franklin"). Ako niste sigurni u ime čitatelja, uključite njegov ili njezin naslov (tj. "Dragi direktor marketinga"). Ako niste sigurni u rod čitatelja, jednostavno navedite njihovo puno ime i izbjegavajte osobni naslov (npr. "Draga Jamie Smith"). Ako niste sigurni u čitalčev spol, ime i naslov, jednostavno napišite "Za koga se tiče". Ostavite jednu crtu praznu nakon poziva.

Odlomci pisama

Profesionalni paragrafi s pismom trebaju biti relativno sažeti. Prvi stavak može uključivati ​​kratko prijateljsko otvaranje i sažeto objašnjenje vašeg razloga za pisanje. Drugi stavak (i ​​svi sljedeći paragrafi) trebali bi se proširiti na vaš razlog pisanja. Posljednji odlomak treba ponoviti vaš razlog pisanja i, ako je primjenjivo, navesti svoj plan djelovanja (ili zahtijevati od čitaoca da poduzme neku vrstu akcije).

zatvaranje

Kada pišete poslovno pismo ili poruku e-pošte, važno je zatvoriti pismo na profesionalan način, tako da ste u cijelosti napisani i profesionalni.

Potpis

Kada šaljete papirnato pismo, dovršite pismo svojim potpisom, rukom ispisano, nakon čega slijedi upisano ime. Ako je ovo e-pošta, jednostavno unesite svoje upisano ime.

Konačno, ne zaboravite provjeriti pravopis i provjeriti pismo prije nego što ga pošaljete. Ponovno, zamolite člana obitelji, prijatelja ili kolegu da ga pregleda za vas. Uvijek je dobro za drugi par očiju pogledati jer je teško uhvatiti vlastite pogreške.

Format poslovnog pisma

Pregledajte formatirano poslovno pismo s informacijama o tome što uključiti u svaki dio vašeg pisma.

Uzorak poslovnog pisma

Ime prezime

Vaša adresa

Vaš grad, poštanski broj države

Vaš broj telefona

Tvoj email

Datum

Ime kontakta

Titula

Naziv tvrtke

Adresa

Grad (*): Država (*): Poštanski broj

Poštovani gospodine. Prezime:

Pišem da vas pozovem na sesiju umrežavanja koju postavljamo za naše studente diplomskih studija informatike ovdje na Sveučilištu Hazelwood. Usredotočeni smo na IT tvrtke i smatramo da bi vaša tvrtka bila savršeno prikladna. Uvijek je dobro posjećeno i to je sjajan način da popunite sva otvorena mjesta.

Događaj je zakazan za 30. travnja od 15 do 17 sati u holandskom studentskom centru. Ako vas zanima, javite mi i mogu rezervirati mjesto za vas ili vašeg menadžera za zapošljavanje. Slobodno pošaljite e-poštu na [email protected] ili me nazovite na 555-555-5555 ako imate bilo kakvih pitanja ili želite više informacija.

Hvala vam.

Rukopisni potpis (za tiskano pismo)

Vaše upisano ime

Više primjera

Pregledajte primjere poslovnih pisama za razne poslovne, profesionalne i zaposlenje povezane dopise, uključujući uzorke pisama i e-pošte i predloške.