Najbolje oblikovanje za poslovno pismo

Poslovno pismo je službeni dokument koji se često šalje iz jedne tvrtke u drugu ili iz tvrtke u svoje klijente, zaposlenike i dionike, na primjer. Poslovna pisma koriste se i za profesionalnu korespondenciju između pojedinaca. Iako je e-pošta preuzela kao najčešći oblik korespondencije, tiskana poslovna pisma još uvijek se koriste za mnoge važne, ozbiljne vrste dopisivanja, uključujući pisma, provjeru zaposlenja, ponude za posao i drugo.

Pisanje učinkovitog, uglađenog poslovnog pisma može biti jednostavan zadatak, sve dok se pridržavate utvrđenih pravila za izgled i jezik. Shvatite da vaš primatelj redovito čita značajnu količinu korespondencije i favorizira dobro izvršena pisma koja su bez pogrešaka pri upisu i gramatičkih pogrešaka. Dobro pravilo je da ga dvaput lektorirate, a zatim da ga kolega pregleda kako bi se osiguralo da ništa nije propušteno.

Odjeljci poslovnog pisma

Svaki dio vašeg pisma trebao bi se pridržavati odgovarajućeg formata, počevši od vaših kontaktnih podataka i podataka o primatelju; pozdrav; tijelo pisma; zatvaranje; i na kraju, vaš potpis.

Format poslovnog pisma

U nastavku je prikazan tradicionalni format poslovnog pisma, sa savjetima o tome kako ga oblikovati na temelju vašeg odnosa s čitateljem i željenog ishoda.

Vaši podaci za kontakt:

Tvoje ime

Naziv posla

Tvoje društvo

Vaša adresa

Grad (*): Država (*): Poštanski broj

Vaš broj telefona

Vaša email adresa

Datum

Podaci o kontaktu primatelja:

Njihovo ime

Njihov naslov

Njihova tvrtka

Adresa tvrtke

Grad (*): Država (*): Poštanski broj

Pozdrav:

• Upotrijebite "Za koga se tiče", ako niste sigurni u koga se konkretno obraćate.
• Koristite formalni pozdrav “Poštovani gospodine / gospođice / dr. Prezime, “ako ne znate primatelja.
• Koristite "Poštovani Ime", samo ako imate neformalni odnos s primateljem.

Tijelo

Osnove oblikovanja:

• Koristite jednostruke linije s dodanim razmakom između svakog odlomka, nakon pozdrava i iznad zatvaranja.
• Lijevo opravdava vaše pismo (uz lijevu marginu).

Udari desno:

Učinite svrhu vašeg pisma jasnom kroz jednostavan i ciljani jezik, zadržavajući kratki uvodni odlomak. Možete početi s "Pišem u odnosu na …" i od tamo komunicirati samo ono što trebate reći.

Sljedeći paragrafi trebaju uključivati ​​informacije koje čitatelju daju potpuno razumijevanje vaših ciljeva, ali izbjegavajte krivudanje rečenica i nepotrebno duge riječi. Opet, držite ga sažeto kako bi održali njihovu pažnju.

Ako namjeravate na neki način uvjeriti primatelja, bilo da je riječ o ulaganju novca, davanju reference, zapošljavanju, partneru ili rješavanju problema, stvorite uvjerljiv slučaj za svoju stvar. Ako, na primjer, želite da čitatelj sponzorira dobrotvorni događaj, identificirati bilo kakvo preklapanje s filantropskim ciljevima svoje tvrtke. Uvjerite čitatelja da će vam pomoći biti obostrano korisni, a vi ćete povećati svoje šanse za osvajanje njihove podrške.

Zadržite završni paragraf na dvije rečenice. Jednostavno ponovite svoj razlog pisanja i zahvalite čitatelju na razmatranju vašeg zahtjeva.

Besplatna usluga u blizini:

Neke dobre opcije za zatvaranje uključuju:

• S poštovanjem,
• S poštovanjem,
• Srdačno,
• S poštovanjem,

Ako je vaše pismo manje formalno, razmislite o korištenju:

• Sve najbolje,
• Najbolje,
• Hvala vam,
• Pozdrav,

Potpis:

Napišite svoj potpis točno ispod vašeg zatvaranja i ostavite četiri pojedinačna razmaka između završnog i upisanog punog imena, naslova, telefonskog broja, adrese e-pošte i bilo koje druge kontaktne informacije koju želite uključiti. Koristite niže navedeni format:

Vaš potpis rukom

Uneseno puno ime

Titula

Primjer poslovnog pisma

Ovaj uzorak poslovnog pisma možete koristiti kao model. Preuzmite predložak (kompatibilan s Google Docs i Word Online) ili pročitajte tekstualnu verziju u nastavku.

Preuzmite Wordov predložak

Primjer poslovnog pisma (tekstualna verzija)

Tvoje ime

Naziv posla

Tvoje društvo

Vaša adresa

Grad (*): Država (*): Poštanski broj

Vaš broj telefona

Vaša email adresa

Datum

ime primatelja

Naslov primatelja

Primateljska tvrtka

Adresa tvrtke tvrtke primatelja

Grad (*): Država (*): Poštanski broj

Poštovani gospodine. Prezime, Pozivam vas da prisustvujete našem predstojećem događaju za umrežavanje odjela Liberalnih umjetnosti. Događaj će se održati poslijepodne 1. veljače 20XX. Želimo našim maturanima pružiti priliku da se upoznaju s poslovnim liderima u tom području koji možda traže nove zaposlenike koji imaju diplome u Liberalnim umjetnostima.

Događaj će se održati u Cox Studentskom centru na Sveučilištu Northern State i trajat će oko 2 do 3 sata. Ako imate interes da prisustvujete ili pošaljete predstavnika tvrtke kako biste se sastali s našim studentima, javite mi što je prije moguće i mogu vam rezervirati stol.

Hvala na vašem vremenu i nadam se da ću se uskoro čuti.

S poštovanjem, Vaš potpis (tiskano pismo)

Vaše upisano ime

Naziv posla

Ako šaljete pismo e-pošte, vaš će potpis biti malo drugačiji. Umjesto da uključite svoje podatke za kontakt u naslov slova, navedite ih ispod vašeg potpisa. Na primjer:

Slanje poslovnog pisma e-pošte

S poštovanjem, Ime prezime

Titula

Vaša adresa

Vaš broj telefona

Vaša email adresa

Uključite temu o kojoj pišete u naslov poruke e-pošte, tako da je čitatelj jasan zašto šaljete poruku.

Savjeti za pisanje poslovnog pisma

Detaljnije savjete u ovim smjernicama možete pronaći za pisanje poslovnog pisma, uključujući odabir fonta, odabir margina i ispravno formatiranje pisma.

Uvijek je korisno pogledati primjere kako biste dobili ideje za vlastitu korespondenciju. Pregled uzoraka pismo, uključujući i pokriti slova, intervju hvala vam pisma, praćenje pisma, posao prihvaćanje i odbijanje pisma, pisma ostavke, uvažavanje pisama, i više poslovnih i zapošljavanja povezanih uzoraka pismo.