Savjeti za upravljanje proračunom za nove upravitelje

Vjerojatno je da će, kad netko bude promaknut na svoju prvu upravljačku ulogu, prvi put upravljati proračunom odjela.

Većina novih menadžera dobiva malo ili nimalo formalne obuke o tome kako razviti proračunsku prognozu, pratiti njihove troškove ili kako izvršiti prilagodbe sredinom godine. Često im se predaje proračunska tablica ili izvješće od svog upravitelja ili odjela za financije, a od njih se očekuje da znaju kako to učiniti ili naučiti pokušajima i pogreškama.

Iako "pokušaji i pogreške" mogu biti učinkovit način za učenje nove vještine, bilo bi bolje da novi menadžer ne mora napraviti previše bolnih pogrešaka. Evo nekoliko savjeta.

Uložite vrijeme da naučite od samog početka

Nema boljeg vremena za postavljanje "glupih" pitanja nego kada ste novi u nečemu i nikada to niste učinili. Bolje je pitati i provesti vrijeme unaprijed učeći, nego čekati dok netko ne pokaže svoje pogreške. Zatražite vrijeme od svog upravitelja (ili prethodnika ako možete) da biste pregledali temeljnu filozofiju, sveobuhvatne ciljeve, format i svaku stavku retka. Ako vaša organizacija ima osobu za financije, zamolite tu osobu da provodi i vrijeme s vama. Većina će biti polaskana i voljna podijeliti svoju stručnost.

Uostalom, ako vas mogu unaprijed naučiti kako raditi stvari prema njihovim specifikacijama, kasnije ćete za njih biti manje glavobolja.

Krenite na tečaj “Financije i budžetiranje za nefinancijske menadžere”

Provjerite u svojim lokalnim sveučilišnim poslovnim školama, pod "Executive Education". Većina poslovnih škola nudi jedan do tri dana, ne-kreditne tečajeve. Tijekom ili nakon tečaja, odvojite vrijeme za pregled godišnjeg izvješća svoje tvrtke i razumijevanje različitih financijskih pokazatelja i izvješća.

Upravljajte svojim Odjelom Budžet kao što je Vaše vlastito poslovanje

Kada radimo za velike organizacije, skloni smo tretirati novac tvrtke kao da raste na drveću. Nije, a sada je vaš posao upravitelja da preuzmete osobno vlasništvo nad resursima vašeg odjela.

Budite timski igrač

Ako je moguće, pregledajte proračun svog upravitelja. Iako je važno preuzeti vlasništvo nad svojim proračunom, jedinica je dio većeg entiteta. Zamolite svog menadžera da vam pokaže gdje se vaš proračun uklapa i podržava veliku sliku, kao i međuovisnosti s vašim kolegama. Postoje slučajevi kada nekom drugom odjelu treba novac za ciljeve koji su viši od vašeg. Nemojte čekati da vas netko upita ili da ga oduzmu - budite proaktivni i nudite pomoć svom vršnjačkom menadžeru. Bit ćete viđeni kao strateški i suradnički.

Ne igrajte Stupid Games

Samo zato što "svi to rade" ne znači da nije glupo i loše za tvrtku. Primjer tipične glupe igre proračuna koju menadžeri igraju je "iskoristite je ili izgubite potrošnju". To je kada se približavate kraju godine, a proračun se pokreće pod vašom prognozom. U prethodnim godinama, kada niste potrošili, proračun za iduću godinu postavljen je na temelju stvarne godine. Dakle, da ne biste ponovno smanjili budžet, idete u kupovinu - kupujete stvari koje ne trebate ili ih skladištite samo u slučaju da vam zatreba.

Pratite svoje mjesečne troškove i izvršite proaktivne ispravke

Nemojte pretpostavljati da će vam "netko" reći kada budete prekoračili proračun. Zapravo, možda ćete morati pitati za mjesečna izvješća ili pratiti sami sebe. Nemojte čekati do kraja godine, kada je to iznenađenje (vama i vašem šefu). Do tada je prekasno za istraživanje i ispravljanje. Budite odgovorni, izmjerite se i proaktivno izvijestite svog upravitelja.

Budite transparentni i uključite svoj tim

Podijelite svoj proračun sa svojim timom, možda čak i uključite ih u postavljanje prognoze. Uključivanje vašeg tima i pomoć u razumijevanju procesa izrade proračuna stvara osjećaj zajedničkog vlasništva i potiče vaše zaposlenike da pronađu kreativne načine upravljanja troškovima.

Budite strateški

Ne uzimajte samo prošlogodišnje podatke i dodajte deset posto prognozi za sljedeću godinu. Počnite s razvijanjem strategije i ciljeva, a zatim odredite resurse potrebne za postizanje tih ciljeva. Ako vam je potrebno više od prošle godine, pripremite poslovni slučaj kako biste opravdali svoj zahtjev za dodatnim financiranjem.

Nemojte pretjerivati

Dok je upravljanje proračunom važna uloga upravitelja, nikada ne gubite iz vida najvažnija sredstva: svoje ljude! Uvjerite se da trošite najmanje pet puta više vremena od razvijanja tima koji vam daje broj.