Kako stvoriti uspješan program za prijedloge zaposlenika

Zamke loše osmišljenog programa za sugestije zaposlenika višestruke su, legendarne i najčešće - lako ih je izbjeći. Pažljivo osmišljen program za sugestije zaposlenika, koji je pokrenut s organizacijskom predanošću, jasnoćom i stalnom komunikacijom, može pozitivno utjecati na vašu motivaciju i motivaciju zaposlenika i entuzijazam.

Loše osmišljen, žurno pokrenut, nedefiniran program za sugestije zaposlenika može odvratiti ljude i stvoriti lošu volju, cinizam i nerazumijevanje. To je sudbina mnogih programa za sugestije zaposlenika koji se nepromišljeno pokreću putem okvira za sugestije zaposlenika.

Vaša tvrtka treba program za prijedloge zaposlenika?

Prije pokretanja programa prijedloga za zaposlenike razmislite o vašoj korporativnoj kulturi. Trenutno dobivate svježe i zamišljene ideje?

Jesu li sugestije zaposlenika već prožete na sastancima osoblja iu neformalnom razgovoru? Ako je tako, možda su više neformalne metode za kultiviranje novih ideja zajamčene, a ne potpuni program prijedloga za zaposlenike ili okvir za sugestije zaposlenika.

Možda možete zakazati sastanke odjela za brainstorming ili generirati ideje o određenim temama tijekom dijelova vašeg tjednog sastanka osoblja. Možete postaviti dan u mjesecu za ručak na kojem se od svakog zaposlenika traži da dostavi barem jednu ideju.

Možete zamoliti svoje menadžere da donesu tri ideje zaposlenika na sastanak svakog voditelja. Kreativnost vam dobro služi u generiranju ideja.

Ako ne, počnite pitati što o vašoj kulturi trenutno zagušuje ideje? Hoće li ta pitanja i dalje postojati kada implementirate program prijedloga za zaposlenike? Ako je tako, vaš uspješan program za prijedloge zaposlenika mora ukloniti ili zaobići ove zapreke prije nego što počnete.

Programi za sugestije zaposlenika, uključujući često implementiran okvir za sugestije, moraju biti pažljivo konstruirani i provedeni jer su nezgrapni, teško ih je pratiti, oduzimaju puno vremena, mogu prouzročiti teže osjećaje od pozitivnih ishoda i moraju se strogo i pošteno upravljati.

Elementi u uspješnom programu za prijedloge zaposlenika

Nekoliko programa za sugestije zaposlenika uspjelo je, ali programi prijedloga zaposlenika koji su uspjeli dijelili zajedničke elemente uspjeha. Možete se zaustaviti na brojnim čimbenicima koji se smatraju važnim za uspjeh programa za sugestije zaposlenika, ali to su čimbenici zajednički svakom uspješnom radnom procesu koji traje vrijeme zaposlenika i nudi mogućnost značajnih nagrada i priznanja.

Ako slijedite program za sugestije zaposlenika, za njegov uspjeh mora se dogoditi sljedeće.

Imenovanje tima za višestruki pregled prijedloga

Međusobno funkcionalni tim mora pregledati prijedloge koji moraju biti potvrđeni u roku od 48 sati. Ako su svi tim menadžeri ili svi direktori, to se može shvatiti kao izvan dodira ili blokiranje promjene. Međutim, ona će imati ovlasti provesti sugestije koje primi.

Ako uključuje druge zaposlenike, proces može biti dugotrajan i smatran da služi vlastitim interesima. Ugovor o višem rukovodstvu i vlasništvo postaju drugi korak u procesu odobravanja. Ljudi u timu moraju biti spremni promijeniti se i voljni pitati “zašto ne” umjesto “zašto”?

Financije, a posebno svi drugi odjeli moraju biti zastupljeni u timu za pregled prijedloga. Ako upravitelji ili direktori pregledaju prijedloge, pregled mora biti dio redovito zakazanog sastanka, s prijedlozima koji se distribuiraju i razmatraju unaprijed.

Ako se tim sastaje češće nego mjesečno, to postaje više posla nego što su ljudi obično spremni učiniti. Rotirajte članove ovog tima 4-6 puta godišnje, ali ne i sve članove odjednom, ako je vaš tim za pregled prijedloga vozilo među zaposlenima. Izbor članova tima za tim za pregled prijedloga trebao bi odražavati način na koji se poslovanje općenito ostvaruje u vašoj kulturi.

Evo još ideja za osmišljavanje i administriranje učinkovitog programa sugestija zaposlenika - izvan okvira za prijedloge.

Uspostavite smjernice za svoj program prijedloga za zaposlenike

Javno priopćiti postupak podnošenja prijedloga i procesa ocjenjivanja

Proces odlučivanja za podnošenje i pregled prijedloga u programu za sugestije zaposlenika treba javno priopćiti. Podijelite sve smjernice, a posebno ciljeve koje pokušavate postići, tako što ćete pokrenuti program za prijedloge zaposlenika.

Uspostavite smjernice za proces predlaganja zaposlenika

Morat ćete postaviti smjernice kao što su teme koje su otvorene za prijedloge. To će vjerojatno uključivati ​​ideje koje utječu na uštedu troškova, kvalitetu, produktivnost, poboljšanja procesa, stvaranje prihoda i poboljšanje morala.

Inače, kao mali menadžer tvrtke na Floridi otkrio je kada je obećao prijedlog od 25 dolara po zaposleniku u kutiji s prijedlozima zaposlenika; primio je niz prijedloga zaposlenika koji su uključivali ove prijedloge. Stavite stroj za sladoled u sobu za ručak, stavite kukuruzni stroj u sobu za ručak i svaki zaposlenik koji zadovoljava njihove dnevne brojeve proizvodnje mora biti u mogućnosti otići kući bez obzira na doba dana.

Prijedlog zaposlenika mora pružiti pojedinosti o poboljšanju

Prijedlog zaposlenika mora biti više od prijedloga. Mora sadržavati neke pojedinosti o tome kako predlagatelj smatra da bi se prijedlog trebao provesti. Lako je odustati od ideje, tako da morate zahtijevati da dodatni detalji prate ideju, a ne cjeloviti akcijski plan - ali barem više detalja nego ideja.

Prijedlog zaposlenika mora opisati potencijalni utjecaj

Definitivno trebate "zašto" i "kako" ideja će utjecati na tvrtku, uključujući i analizu uštede troškova. Istodobno, unutar tih parametara, proces prijedloga trebao bi biti jednostavan. Jedna tvrtka koja je pokušala prikupiti prijedloge zaposlenika imala je obrazac za prijedloge zaposlenika od tri stranice, a menadžeri su se pitali zašto nisu primili nikakve prijedloge zaposlenika.

Rješavajte drugačije s prijedlozima o poslu vlastitog posla

Ideje koje su integralno povezane s poslom neke osobe ne bi trebale biti razmatrane ili bi se trebale rješavati drugačije. U Toyoti se svake godine generiraju milijuni prijedloga. Razlog zbog kojeg imaju toliko mnogo prijedloga za zaposlenike je da su njihovi zaposlenici usko usmjereni na poboljšanje vlastitih poslova.

Zaposlenik razmišlja o ideji za poboljšanje, dijeli je sa svojim nadređenim i onda, ako je to opravdano, ideja se provodi odmah. Ne postoji proces koji oduzima mnogo vremena ili skupinu menadžera koji moraju uzeti u obzir većinu ideja. U ovom scenariju, menadžeri moraju biti u stanju nagraditi ljude koji dolaze s idejama koje odgovaraju parametrima programa.

Stavite zaposlenika na teret programa za prijedloge zaposlenika

Morate odrediti administratora za program prijedloga zaposlenika koji će se pobrinuti da se proces kreće kako je obećano. Središnja tvrtka za proizvodnju u Michiganu našla se s popisom od preko stotinu prijedloga koji su bili zaglibljeni u preglednom odboru koji je odgađao sastanke. Kakav je moral za ljude koji su se nadali da su te prijedloge uzeli u razmatranje.

Komunicirajte proces prijedloga i ciljeve

Javno priopćite proces odlučivanja sa svim smjernicama, a posebno o ciljevima koje pokušavate postići, pokretanjem programa za prijedloge zaposlenika. Postavite smjernice kao što su teme otvorene za prijedloge: uštede troškova, kvaliteta, produktivnost, poboljšanja procesa, ideje koje stvaraju prihode i poboljšanu motivaciju zaposlenika i pozitivan moral.

Viši menadžer treba podržati program za prijedloge zaposlenika i sjediti u povjerenstvu za ocjenjivanje. To daje vjerodostojnost programu prijedloga zaposlenika i čini sugestije osjetljivima.

Evo još ideja za osmišljavanje i administriranje učinkovitog programa sugestija zaposlenika - izvan okvira za prijedloge.

Nagrade i priznanja u vašem programu prijedloga za zaposlenike

Nagrada za provedene prijedloge mora biti jasno definirana na prednjoj strani. Ako je prijedlog zaposlenika ideja uštede troškova, u mnogim programima za prijedloge zaposlenika zaposlenik prima postotak uštede troškova: često ova nagrada može biti jednaka pet do dvadeset posto dokazane uštede troškova.

Kada razmišljate o svom prijedlogu programa za zaposlenike, shvatite da je uštedu teško "dokazati" ako nemate dobre brojeve koji definiraju proces prije primjene prijedloga zaposlenika. Dakle, često prvi korak u implementaciji prijedloga za uštedu troškova je "mjerenje" procesa kako biste bili sigurni da znate kako se proces trenutno izvodi.

Za druge, manje mjerljive procesne ideje potrebna je standardna nagrada.Često je prepoznavanje najvažnije za zaposlenika.

Nagrade mogu uključivati ​​robu s logotipom tvrtke, poklon bonove, ručak s menadžerom po izboru zaposlenika, tromjesečnu večeru s nagradama i bodove za kupnju skupljih artikala iz kataloga.

Doista, s obzirom na poteškoće u mjerenju ishoda mnogih prijedloga zaposlenika, neke tvrtke nude ove nagrade za priznavanje čak i kada su ideje znatno pridonijele dnu. Međutim, to nije toliko motivirajuće kao zaposlenik koji prima dio ušteđevina ostvarenih tijekom definiranog vremenskog razdoblja, primjerice godine.

Povratne informacije u vašem programu za prijedloge zaposlenika

Povratne informacije osobama s prijedlozima učinite privatnima, osobito ako je ideja odbijena. U suprotnom, ljudi će se gnjaviti što će im izrezati vratove nudeći izvanredne, a možda i vaše najplodnije prijedloge.

S druge strane, kada se prijedlog zaposlenika provodi i rezultira nagradom, javno priznajte doprinos na sastanku osoblja, uz dopuštenje uključenog zaposlenika. Osim toga, možete objaviti prijedlog zaposlenika, imena zaposlenika u timu za implementaciju i nagradu za prijedlog.

Važno je da sudionici programa za sugestije zaposlenika budu u tijeku s napretkom svojih prijedloga u programu, nego da pružaju brze odgovore na prijedloge. Zaposlenici samo žele znati što se događa na putu sa svojim idejama.

Čini se da u mnogim organizacijama prijedlozi nestaju u tamnoj rupi iz koje se možda neće pojavljivati ​​mjesecima - zajamčeni neuspjeh za program sugestije zaposlenika.

Popularan pristup provedbi prijedloga je uključiti sugestiju u bilo koji tim za provedbu. Time se sugestije također pretvaraju u razumne. U najmanju ruku, ako je prijedlog prihvaćen, morate imati vremenski okvir za provedbu koji je predlagatelj svjestan i koji ga razumije.

Više pokazatelja za uspješan program za zaposlenike

Programi za prijedloge zaposlenika trebaju naglasiti kvalitetu prijedloga, a ne broj prijedloga. Mnogi programi potiču suprotno, što je jedan od razloga zašto se ljudi tako lako obeshrabre; ne daju mnogo novca za novac i uloženo vrijeme.

Anonimni prijedlozi zaposlenika ne potiču se kao dio vašeg prijedloga ili okvira za sugestije zaposlenika. Ljudi bi trebali biti spremni javno stajati iza svojih ideja. Barem je to kultura tvrtke koju trebate potaknuti na stvaranje uspješne organizacije.

Zapravo, Peter Block, jedan od najvažnijih gurua za razvoj organizacije koji danas radi, protivi se bilo kakvoj anonimnoj povratnoj informaciji (iz anketa zaposlenika itd.) Zbog anonimnih povratnih informacija koje potiče. Hoće li se neki zaposlenici ne predati prijedlozima? Vjerojatno, ali zapitajte se kakvu tvrtku želite stvoriti? Želite potaknuti zaposlenike na praksu organizacijske hrabrosti.

Nagradite ne samo zaposlenike koji podnose dobitne ideje. Nagradite i prepoznajte menadžere i supervizore koji su uradili najbolji posao kako poticanja sugestija zaposlenika tako i izlaska iz puta napretka.

Razmislite o tome da i kupci i dobavljači budu sugestori, pogotovo jer vaš program prijedloga zaposlenika sazrijeva i uspješan je.

U prošlosti su provedeni mnogi programi sugestija. Većina nije uspjela zbog neuspjeha organizacija da obrate pažnju na ove točke.

Ljudi nastoje započeti loše definirane, nejasne programe koji ne definiraju nagrade, strategije provedbe i komunikacijske sustave. Ljudi koji ne uspijevaju dobiti pravovremene povratne informacije prestaju slati ideje.

Ako svaka ideja postane “zašto bismo trebali”, a ne “zašto ne bismo”, ljudi se brzo obeshrabruju. Proces postaje šala. Ili, postupak ili okvir prijedloga jednostavno se zanemaruje. Koliko praznih kutija za prijedloge sjedi u tvrtkama u Americi? Više nego što biste htjeli brojati. Upotrijebite ove prijedloge kako biste bili sigurni da će vaš prijedlog ili program zaposlenika uspjeti.