Kako se obratiti poslovnom ili profesionalnom pismu

U ovoj eri tekstualnih poruka i izravnih poruka, ponekad je teško zapamtiti sve što ste naučili u školi o pisanju službenih pisama. Možda ćete ići u karijeru godinama, a da ne morate pisati više od e-pošte profesionalnog izgleda, ali to je važna vještina kada tražite posao, povezujete se u karijeri ili šaljete drugu poslovnu korespondenciju.

Kada je u pitanju traženje posla, međutim, morate izvući sve stanice. Casual jednostavno neće učiniti kada pokušavate impresionirati menadžera za zapošljavanje i izdvojiti se od konkurencije. Koristeći ispravan način adresiranja poslovnog ili profesionalnog pisma bitan je za vaše poslovne i poslovne komunikacije.

Kada adresirate pisma na pravi način, nikada nećete morati brinuti o pokretanju interakcije na pogrešnoj nozi, prije nego primatelj dobije priliku da pročita vašu poruku.

Prvo i najvažnije, znajte da kada pišete pismo ili šaljete poruku e-pošte radi zapošljavanja ili u poslovne svrhe, važno je da se službeno obratite osobi kojoj pišete, osim ako ih ne znate jako dobro.

Ako niste sigurni trebate li upotrijebiti formalni ili povremeni (ime) oblik adrese, pogriješite na strani sigurnosti i upotrijebite formalno određenje.

Kako se obratiti formalnom pismu: Gospodine, Dr., Ms.

Odgovarajući naslov koji se koristi prilikom pisanja čovjeku je gospodin. Za ženu, koristite gospođu, čak i ako znate bračno stanje primatelja.

Gospođa je profesionalnija od gospođe ili gospođe. Za liječnika ili osobu s doktoratom, koristite dr. Kao naslov. Alternativno, možete koristiti i "Profesor" ako pišete članu fakulteta ili fakulteta.

Ako ne znate rodni identitet osobe kojoj se obraćate, koristite rodno neutralni pozdrav i jednostavno uključite ime i prezime, npr. "Dragi Tristan Dolan."

Nekoliko pozdrava s pismom prikladno je za poslovnu i radnu korespondenciju. Na primjer:

Primjeri pozdravnih pisama

• Dragi gospodine Smith
• Dragi gospodine Jones
• Draga gospođice Markham
• Dragi Kiley Doe
• Dragi dr. Haven
• Dragi profesore Jones

Pratite pozdrav s dvotočkom ili zarezom, prijelom retka, a zatim pokrenite prvi odlomak svog pisma. Na primjer:

Poštovani gospodine Smith:

Prvi stavak pisma.

Pronalaženje kontaktne osobe

Ne morate apsolutno znati ime osobe kojoj se obraćate - ali to ne boli, pogotovo ako pokušavate dobiti razgovor za posao. Obično poslodavci ne uspijevaju osigurati ime kontakta na poslu, osobito na velikim mjestima za traženje posla.

Međutim, vrijedi pokušati pronaći osobu za kontakt, jer je potrebno vrijeme da otkrijete da će ime te osobe pokazati osobnu inicijativu. Također pokazuje pažnju na detalje koji će dobro govoriti za vas kada se vaš životopis pregledava.

Najbolji način da pronađete ime kontakta u tvrtki je da pitate. Ako umrežite svoj put u položaj, to je prilično jednostavno - samo zabilježite da pitate svog prijatelja ili kolegu za ime i adresu e-pošte najbolje osobe s kojom možete razgovarati o položaju. Ako to zabranite, nazovite glavni broj tvrtke i zamolite recepcionara za ime i kontaktne podatke voditelja za ljudske resurse koji je zadužen za zapošljavanje (ili voditelja takvog odjela, itd.).

Ako nijedna od tih metoda ne funkcionira, često možete otkriti informacije koje tražite tako da obavite malo internetskog pretraživanja. Počnite s web-stranicom tvrtke i potražite osoblje s popisa. Često ćete vidjeti kontakt za ljudske resurse na stranici osoblja ili u imeniku tvrtke.

Ako to ne donese rezultate, vrijeme je da pogodite LinkedIn i napravite naprednu pretragu za nazive poslova i nazive tvrtki. Tijekom tog procesa možda ćete možda pronaći još jednu vezu s osobom koju tražite. To nikada nije loša stvar kad pokušavate navesti čovjeka da pogleda vaš životopis.

Primjer pisma s kontaktnom osobom (tekstualna verzija)

Ime prezime

Vaša adresa

Vaš grad, poštanski broj države

Vaš broj telefona

Tvoj email

Datum

Ime kontakta

Titula

Naziv tvrtke

Adresa

Grad (*): Država (*): Poštanski broj

Poštovani gospodine. Prezime, Pišem u vezi s nadolazećim događajima vezanim uz vaše sveučilišno umrežavanje. Zainteresiran sam za rezerviranje štanda jer želimo zaposliti dva nova dizajnera.

Ime naše tvrtke je Blue Fox Designs, a željela bih se povezati s nekim od vaših studenata dizajna i umjetnosti koji će ove godine diplomirati. Usredotočeni smo na suvremeni dizajn i uređenje interijera.

Javite mi ako imate mjesta na događaju. Možete mi poslati e-poštu na [email protected] ili nazvati moj mobitel na 555-555-5555.

Iskreno, Rukopisni potpis (za tiskano pismo)

Vaše upisano ime

Kada nemate kontakt osobu

Ako nemate kontaktnu osobu u tvrtki, ili prekinite pozdrav iz vašeg popratnog pisma i počnite s prvim odlomkom ili upotrijebite opći pozdrav. Na primjer:

• Koga se tiče
• Poštovani menadžer za zapošljavanje
• Poštovani menadžer za ljudske resurse
• Poštovani gospodine ili gospođo (budite oprezni pri korištenju ovog, može zvučati zastarjelo)

Slijedite opći pozdrav s dvotočkom, i to ovako:

Poštovani upravitelju za zapošljavanje:

Prvi stavak pisma.

Primjer pisma bez kontaktne osobe (tekstualna verzija)

Ime prezime

Vaša adresa

Vaš grad, poštanski broj države

Vaš broj telefona

Tvoj email

Datum

Poštovani upravitelju za zapošljavanje:

Pišem kako bih se raspitao o mogućnosti otvaranja radnih mjesta u Woodlynn Publishingu. Naime, tražim mjesto administrativnog pomoćnika. Imam šest godina iskustva kao administrativna asistentkinja u tvrtki Wedgewood Realty u North Groveu, ali sutra ću se preseliti u vaše područje kako bih tražio novo radno mjesto.

Ako imate neke mogućnosti, javite mi. Priložio sam svoj životopis na razmatranje. Moj trenutni voditelj, John Anderson, i dvojica mojih kolega vrlo su voljni dati reference koje potvrđuju moje kvalifikacije.

Možete me kontaktirati na [email protected] ili na telefon 555-555-5555. Radujem se što ću vas čuti.

Iskreno, Rukopisni potpis (za tiskano pismo)

Vaše upisano ime

Obraćanje omotnici

Koristite omotnicu poslovne veličine (# 10) za svu poštansku poštu, preklapajući pismo u trećinu.

• Vaša povratna adresa (ime, adresu, grad, državu i poštanski broj) u gornjem lijevom kutu omotnice, s pečatom na desnoj strani.
• Osigurajte da ime i adresa primatelja (kontakt osoba, tvrtka, adresa, grad, država i poštanski broj) nalaze se na omotnici.

Profesionalne komunikacijske vještine

Ispravno adresiranje poslovnog ili profesionalnog pisma nije vještina koju ćete trebati samo kada tražite posao. Kada ste zaposleni, naći ćete vremena kada ćete morati pisati pisma koja zahtijevaju formalne adrese i pozdrave.