5 Ključni elementi uspješnog projekta

01 Predani sponzor projekta

Pokrovitelj projekta je osoba na visokoj razini u organizaciji koja ima vlasništvo nad projektom. Predani sponzor projekta očekuje da će projekt uspjeti i učiniti sve što može kako bi osigurao uspjeh u ostvarenju.

Sponzor projekta ima četiri osnovne odgovornosti vezane uz projekt. Prvo, sponzor brani projekt. On ili ona javno i privatno veseli projektni tim. Drugo, sponzor podupire voditelja projekta. Kada projektni menadžer treba uklonjene prepreke, on ili ona poziva sponzora na pomoć jer sponzor ima organizacijsku moć da se stvari dogode. Treće, sponzor usklađuje resurse osiguravajući im izravno ili radeći s drugim ljudima na visokoj razini kako bi dobili resurse. Kada je sponzor snažan pobjednik projekta, vjerojatnije je da će kolege sponzori doprinijeti značajnim resursima. Četvrto, sponzor olakšava donošenje odluka. Kada se projektni tim smiri, sponzor može donijeti odluku ili donijeti odluku.

Sponzor ostaje informiran kroz stalnu komunikaciju s voditeljem projekta. Njih dvoje rade zajedno kako bi odredili kada sponzor treba stupiti i snažnije izvršavati odgovornosti sponzora u potpori voditelja projekta. Na primjer, voditelj projekta mogao bi imati poteškoća u dobivanju informacija od financijskog odjela organizacije. Sponzor projekta može se obratiti glavnom financijskom službeniku o situaciji i zatražiti da zadatak dobivanja informacija bude prioritet iznad zadataka koji se natječu.

02 Obrišite ciljeve i opseg

Prije rada na projektu ili planiranja, sponzor projekta mora artikulirati ciljeve i opseg projekta. Ciljevi su velike stvari koje bi projekt trebao postići. Uzmite, primjerice, projekt poboljšanja softvera. Odjel za ljudske resurse koristi dobro poznati prilagodljivi poslovni softver za upravljanje platnim spiskom. Organizacija želi dodati modul za upravljanje učenjem. Ciljevi projekta su prilagoditi softver za upravljanje učenjem poslovnim potrebama organizacije i integrirati ga s postojećim sustavom plaća.

Opseg definira parametre projekta. Nastavak primjera projekta softvera; opseg ovog projekta ograničen je na uključivanje sustava za upravljanje učenjem i njegovo integriranje sa sustavom obračuna plaća. Mnogo je puta korisno identificirati stvari koje su izvan dosega da bi se razumjelo što je u opsegu. Dodavanje drugih modula za ovaj projekt je izvan dosega. Odjel za računovodstvo ne može doći do voditelja projekta i zatražiti naplatu, modula potraživanja ili računa.

Dodavanje modula nakon što je projekt definiran dopušta pomicanje opsega. Dobri sponzori projekta i projektni menadžeri čuvaju se od opsega puzanja i vrlo nerado dodaju opseg srednjeg projekta. Povećanje opsega projekta povećava potrebu projekta za resursima kao što su vrijeme i novac. Osim toga, rad na dodatnom opsegu ugrožava kvalitetu proizvoda rada.

03 Dobar voditelj projekta

Voditelj projekta planira raditi i organizirati resurse kako bi se projekt učinio. Ova osoba je veza između sponzora projekta koji postavlja viziju i projektnog tima koji ga ostvaruje. Kada je to prikladno i pravodobno, voditelj projekta dovodi zainteresirane strane da ponude svoj doprinos.

Voditelji projekata obično imaju sljedeće osobine koje im pomažu pri pomicanju projekta:

• Voditelji projekta su planeri. Razmišljaju o slijedu posla i znaju što se mora dogoditi nakon što tim završi zadatak. Oni prave dobre planove, ali također znaju kada treba biti fleksibilni i skrenuti s plana.
• Voditelji projekata su pouzdani. Svojim uspjehom ovisno o radu drugih, projektni menadžeri trebaju ljude da vjeruju u svoje dobre namjere i kompetencije. Povjerenje je posebno važno u odnosu između voditelja projekta i sponzora projekta.
• Voditelji projekata imaju tendenciju da budu ekstrovertirani jer velika većina njihovog posla uključuje komuniciranje.

Oni drže ljude odgovornima za svoje obveze. Evo primjera. Nadzornik člana projektnog tima rekao je voditelju projekta da bi član tima mogao posvetiti četiri sata tjedno projektu. Ovaj član tima je propustio dva tjedna sastanka zaredom i nije postigao nikakav napredak u dodijeljenim zadacima u strukturi rada. Nakon prvog propuštenog sastanka, voditelj projekta susreo se s članom tima kako bi razgovarao o odsutnosti i propustenim rokovima. Član tima rekao je da ima važnije prioritete. Voditelj projekta sumnja da to nije istina, pa se nakon drugog propuštenog sastanka voditelj projekta sastao s nadzornikom člana tima. Nadzornik je rekao voditelju projekta da će se pobrinuti da se ponašanje člana tima okrene.

04 Sudjelovali su dionici

Dionici na projektu su osobe koje su zainteresirane za uspjeh projekta, ali nisu članovi projektnog tima. Oni ne razmišljaju o projektu na dnevnoj bazi kao što to čine voditelj projekta ili članovi projektnog tima, ali žele biti u petlji o kritičnim odlukama i sveukupnom napretku prema ciljevima projekta.

Zainteresirane strane imaju motivaciju za praćenje aktivnosti na projektu, ali odgovornost je voditelja projekta da ih dovedu u red na način da unaprijede rad prema ciljevima projekta. U mnogim slučajevima to uključuje osjetljivu ravnotežu između dobivanja previše ulaznih informacija i premalog unosa. Sudionici ne mogu uzeti u obzir svaku odluku. To bi oborilo projekt i donijelo svaku odluku borbom. S druge strane, dionici se ne mogu isključiti jer je značajan aspekt gotovo svakog projekta zadovoljstvo dionika.

05 Namjenski članovi projektnog tima

Članovi projektnog tima ostvaruju rad projekta. Često su članovi projektnog tima dodijeljeni projektu uz svoje redovne dužnosti, što znači da nema smanjenja u drugom radu kako bi se nadoknadio dodatni posao koji je projekt donio. Voditelji projekata mogu pomoći članovima tima da pregovaraju sa svojim supervizorima o ovom pitanju, ali voditelj projekta nema kontrolu nad odgovornostima koje članovi projektnog tima imaju izvan projekta.

Posvećenost članova tima projektu je vrlo vrijedna. Bez predanosti, rokova skliznuti, a radni proizvodi nisu dobre kvalitete. Namjenski članovi tima motivirani su za postizanje ciljeva projekta na vrijeme, unutar proračuna i do očekivanja kvalitete.