Što je u dokumentu Scope projekta

Kada započinjete novu inicijativu, dokument o opsegu projekta je ključna informacija za vaš cijeli tim. On definira krajnji proizvod koji će se isporučiti kupcu, kada se mora isporučiti i po kojoj cijeni.

U osnovi, ovaj dokument definira granice posla, tako da svaki član tima i klijent razumiju što projekt podrazumijeva. Isto tako važno, oni razumiju što on radi ne značiti.

Povlastice

Izjava o djelokrugu projekta koja je jednom podijeljena sa svakim članom tima i klijentima projekta, sastavni je dio upravljanja projektom. Među njegovim prednostima:

• Zajedničko razumijevanje očekivanih značajki, kvalitete i vremena projekta od svih uključenih
• Način komuniciranja s drugim dionicima u projektu kako bi se dobila njihova podrška i uključenost
• Alat za usmjeravanje napora tima na rad potreban za zadovoljavanje potreba korisnika

Štoviše, ako se predlažu promjene koje su izvan granica izvornog opsega, izjava postaje osnova za procjenu i predlaganje izmjena. Ako promjene prihvate svi dionici, izjava o opsegu može se revidirati.

Početak rada

Voditelj projekta mora tražiti informacije od članova tima, kupaca, izvršnog sponzora i drugih ključnih dionika kako bi razumio i opisao potrebne rezultate projekta. To se često naziva isporučivim.

Opis isporuke mora uključivati ​​trošak ili prihvatljiv raspon troškova za projekt. Također definira ključne značajke koje treba uključiti i vremenski okvir za isporuku.

Jednom dogovoreni od strane kupca, voditelja projekta, projektnog tima i izvršnog sponzora, sve izmjene u izjavi o projektu moraju biti napravljene pomoću pažljivo kontroliranog i dokumentiranog procesa promjene.

Kaskadni učinak

Nakon dogovora o izjavi ili dokumentu o opsegu, svaki dio tima koristi ga kao osnovu za vlastite procjene rada, vremena i troškova. Što je preciznija i točnija izjava o opsegu, to je vjerojatnije da će radni timovi proizvesti točne procjene i zahtjeve za resursima.

Izuzeci mogu biti važni

Nije neuobičajeno da se u dokumentu opsega projekta navode pojedine stavke koje treba isključiti iz isporuke. Primjerice, dokument izvođača za izgradnju kuće može propisati da vlasnik mora dobiti ekološke dozvole, a ne odgovornost izvođača koji gradi kuću.

Što može pogrešiti?

Nedostatak jasnoće je čest izvor stresa i neuspjeha projekta. Nejasan ili neodređen opseg dokumenta ostavlja mnoga pitanja otvorena za raspravu i neinformirane presude. To može utjecati na značajke, kvalitetu, vrijeme i cijenu projekta.

Druga zamka koju treba izbjeći poznata je pod nazivom "puzanje opsega". Ako je izjava o opsegu nejasna, kupac je u iskušenju da postavi zahtjeve koji su izvan namjere ili granice izvornih planova.

Podešavanje opsega

Iako će česte promjene opsega odgoditi završetak projekta i mogu dodati značajne troškove, ponekad su potrebne i razumne. Voditelji projekata oslanjaju se na proces upravljanja promjenama koji identificira traženu promjenu, revidira sve odgovarajuće procjene vremena, troškova i radnog opterećenja te ponovno procjenjuje projekt za nove rizike s obzirom na promjenu.

Voditelj projekta i izvršni sponzor obično donose konačnu odluku o promjeni opsega samo kada je situacija u potpunosti analizirana. Promjene su dokumentirane u dnevniku odluka, a zatim priopćene većem projektnom timu.