Što je informacijski sustav za ljudske resurse?

Informacijski sustav ljudskih resursa (HRIS) je softversko ili internetsko rješenje za unos podataka, praćenje podataka i potrebe za podacima o ljudskim resursima, obračunu plaća, upravljanju i računovodstvenim funkcijama unutar tvrtke. Korisno je za sve procese koje želite pratiti i od kojih se nadate da ćete prikupiti korisne i svrsishodne podatke.

Normalno pakirana kao baza podataka, stotine tvrtki prodaju neki oblik HRIS-a i svaki HRIS ima različite mogućnosti. Pažljivo odaberite svoj HRIS na temelju sposobnosti koje trebate u svojoj tvrtki. Budući da je HRIS postao sve sofisticiraniji, izbor je postao dovoljan da se praktično paralizira odjel za ljudske resurse.

Promatranje tehnološke tvrtke, u kojoj postoje računalni stručnjaci, prolazi kroz tri različita HRIS sustava u deset godina prije nego što se konačno riješi njihov trenutni sustav, bilo je obrazovanje u njihovoj složenosti. Zato je odabir HRIS-a veliki pothvat za posao.

Ključna razmatranja kao što vidite vaše HRIS opcije

Odabir HRIS-a je stresna situacija jer postoji mnogo opcija. Branje opcija koje su najbolje za vaše potrebe u vašoj tvrtki je izazov. Prolazak kroz informacije dobivene od svakog sustava također je izazovan.

Prodavači su često naručeni prodavači koji vam verbalno mogu reći da će sustav zadovoljiti vaše potrebe. Provjerite jeste li ovo označili s više izvora, uključujući trenutne klijente, grupe za raspravu na mreži, LinkedIn, ostale članove SHRM-a i Google recenzije.

To su drugi čimbenici koje treba uzeti u obzir prilikom odabira vašeg HRIS-a.

• Zapamtite da čak i ako je vaša tvrtka danas samo nekoliko ljudi, ona može imati dvostruko veći broj ili čak 10 puta veći broj zaposlenika u budućnosti, pa odaberite sustav koji može rasti s vašim poslovanjem.
• Još jedan ključni čimbenik koji morate uzeti u obzir je da mnogi HRIS mogu ostvariti samo dio onoga što vam je potrebno za automatizaciju. U tim slučajevima trebate se uvjeriti da komponente bilo kojeg dodatka ili dodatnih sustava rade besprijekorno. Opet, nemojte uzeti riječ prodavača o sustavima koji rade zajedno. Učinite svoje istraživanje.

• Također provjerite koje su vrste obuke i stalne podrške na raspolaganju vašem osoblju. Trebali biste također osigurati da su obećanja prodavača o treningu i praćenju nakon kupnje upisana u vaš ugovor o kupnji HRIS-a. Provjerite s drugim organizacijama kako biste bili sigurni da vaša odabrana tvrtka ima evidenciju o stalnoj, korisnoj podršci.

Očekivana funkcionalnost boljih HRIS izbora

Tipično, bolji informacijski sustavi za ljudske resurse (HRIS) pružaju ukupno:

Upravljanje svim informacijama zaposlenika:

Podaci kao što su imena, naslovi, adrese i plaće osnovni su početak. Povijest plaća i položaja, strukture izvještavanja, povijesti ocjenjivanja i druge ključne informacije zaposlenika.

Dokumenti u vezi s tvrtkom:

Ovo uključuje stavke kao što su priručnici za zaposlenike, postupci za hitnu evakuaciju i sigurnosne smjernice.

Upravljanje naknadama:

Željet ćete administraciju pogodnosti, uključujući upis, promjene statusa i ažuriranje osobnih podataka. U idealnom sustavu možete omogućiti zaposlenicima da potraže i pregledaju vlastite informacije, uključujući praćenje odmora.

Potpuna integracija s obračunom plaća:

Ova integracija će uključivati ​​i druge financijske programe tvrtke i računovodstvene sustave. Kada se povežu, možete osigurati da su plaće ispravne. Nikada nema razlike između onoga što je službena stopa plaća i informacija koje plaća ima. Ako se sustavi ne integriraju, lako je ažurirati plaću u jednom sustavu, a ne u drugom.

Praćenje podnositelja zahtjeva i nastavak upravljanja:

Kada je vaš sustav besprijekoran, recruiter može kliknuti gumb za unajmljivanje i sve informacije od podnositelja zahtjeva prenose se na stranu zaposlenika. Time se štedi toliko vremena jer unos podataka i papirologija praktično nestaju.

Ako podnositelj zahtjeva prilikom prijave prijavljuje svoje podatke, možete osigurati točnost. Ako se pismo ponude generira iz istog sustava kao i platni sustav, plaća će se savršeno podudarati i nema nesporazuma.

Planovi razvoja izvedbe:

Nije dovoljno samo imati planove ako su zabilježeni u središnjem sustavu, onda mogu lako pratiti zaposlenika s pozicije na poziciju. Viši rukovoditelji mogu izvoditi izvješća kako bi vidjeli gdje se ljudi nalaze i što njihovi pojedinačni šefovi planiraju u smislu planiranja sukcesije za njihovu budućnost.

Disciplinske mjere:

Važno je pratiti tko je suspendiran, degradiran ili ako su protiv njih zabilježene druge negativne radnje - čak i nakon što zaposlenik napusti vašu organizaciju. Kada tvrtka pozove i zatraži prethodnu referencu zaposlenika, administratoru u odjelu za ljudske resurse je lako pregledati i izvijestiti o tome je li osoba podobna za rehire.

Zapisi o obuci:

To je osobito važno u tvrtki u kojoj su potrebni certifikati i licence. U drugim tvrtkama zapisi o izobrazbi možda nemaju tu razinu važnosti, ali još uvijek možete naći da je posjedovanje informacija korisno dok razvijate svoje zaposlenike, što je ključni čimbenik koji žele od posla.

Ukratko, HRIS koji najučinkovitije služi tvrtkama prati te informacije:

• prisustvo i korištenje PTO-a,
• plaća i povijest,
• platne razrede i položaje,
• planove razvoja performansi,
• primljena obuka,
• primljene stegovne mjere,
• osobne podatke zaposlenika, a povremeno i
• planovi za upravljanje i ključne sukcesije zaposlenika,
• visoku potencijalnu identifikaciju zaposlenika, i
• praćenje podnositelja zahtjeva, intervjuiranje i odabir.

Prednosti pravog HRIS-a

Učinkovit HRIS pruža informacije o svemu što tvrtka treba pratiti i analizirati o zaposlenicima, bivšim zaposlenicima i podnositeljima zahtjeva. Vaša tvrtka će morati odabrati Informacijski sustav za ljudske resurse i prilagoditi ga u skladu s vašim potrebama. Ako je vaša tvrtka na putu rasta, odaberite sustav koji može rasti s vama.

To je prilično jeftin za implementaciju osnovnog HRIS-a, ali budite sigurni da ono što implementirate zadovoljava stvarne potrebe vaše tvrtke. Želite li moći pokretati izvješća o prometu? Objavite organizacijske grafikone?

Omogućiti upraviteljima elektronički pristup prethodnim ocjenama uspješnosti? Želite li da se sve mora obaviti putem odjela za ljudske resurse ili želite da menadžeri sami pristupaju informacijama?

Odgovarajućim HRIS-om, osoblje za ljudske resurse omogućuje zaposlenicima da vrše vlastitu promjenu koristi i promijene adrese, čime se osoblje HR-a oslobađa više strateških funkcija. Osim toga, olakšavaju se podaci potrebni za upravljanje zaposlenicima, razvoj znanja, rast i razvoj karijere te jednak tretman.

Konačno, menadžeri mogu pristupiti informacijama koje su im potrebne kako bi zakonski, etički i učinkovito podržali uspjeh svojih zaposlenika koji izvještavaju. Oni mogu pokrenuti vlastita izvješća i unijeti planove u sustav kako bi pomogli u sukcesiji.

Informacijski sustav ljudskih resursa (HRIS) je softversko ili internetsko rješenje za unos podataka, praćenje podataka i potrebe za podacima o ljudskim resursima, obračunu plaća, upravljanju i računovodstvenim funkcijama unutar tvrtke.

Normalno pakirana kao baza podataka, stotine tvrtki prodaju neki oblik HRIS-a i svaki HRIS ima različite mogućnosti. Pažljivo odaberite svoj HRIS na temelju sposobnosti koje trebate u svojoj tvrtki.

Više o HRIS-u

• Kako odabrati Informacijske tehnologije ljudskih resursa
• Softver za praćenje podnositelja zahtjeva
• Rješenje sustava upravljanja ljudskim resursima