3 scenarija kada komuniciraju online nije u redu

Postoji toliko mnogo načina na koje komuniciramo na mreži. Postoji e-pošta, tekstualna poruka ili slanje poruka putem jedne od mnogih aplikacija koje tu podršku podržavaju. Ali korištenje e-pošte ili poruka nije uvijek najučinkovitiji način komunikacije.

U određenim okolnostima, izbjegavajte ih. Naravno, lako se sakriti iza računala i reći ono što želite reći putem tipkovnice. Ali ponekad morate iskoračiti u svijet i koristiti svoj glas.

Evo tri situacije u kojima bi bilo bolje da niste poslali poruku.

Izbjegavajte udaranje Pošalji u rješavanje sukoba

Svi smo dio e-pošte ili niza poruka između dvije strane koje pokušavaju riješiti problem. Ponekad možete biti jedan od dva glavna sudionika ili ste jednostavno jedan od mnogih ljudi kojima se netko osjećao primoranima uključiti vas.

Uz svaku poruku e-pošte ili odgovor na poruku, problem se eskalira. Na kraju, ono što je možda relativno malo pitanje postalo je mnogo veće. To obično rezultira izravnim susretom između dviju strana kao i nadzornika ili upravitelja za rješavanje sukoba.

Umjesto da koristite e-poštu ili poruke kako biste riješili sukob, nazovite osobu ili zakažite sastanak licem u lice. Ako ste primatelj e-pošte ili poruke od nekoga tko pokušava riješiti problem, odolite iskušenju da odgovorite putem e-pošte. Podignite slušalicu ili uđite u ured druge osobe i recite: "Primio sam vašu e-poštu i pomislio da bi bilo bolje da o ovoj situaciji razgovaramo jedan-na-jedan, a ne e-poštom. Imate li nekoliko minuta za razgovor?"

Ako je e-pošta jedina opcija, nemojte kopirati druge osobe na nju. Ako to učinite, to će eskalirati problem. Ako ste na primitku takvog e-maila, nemojte pritisnuti "odgovori sve". Jednostavno odgovorite samo osobi koja je poslala e-poštu. Ako odgovorite na sve, vaš odgovor treba reći: "Cijenim što ste mi skrenuli pažnju na ovu situaciju. Nazvat ću vas za minutu kako bih razgovarao." To će upozoriti sve koji su kopirani da se brinete o situaciji jedan na jedan.

Izbjegavajte udaranje slanjem kada ste uznemireni

Nakon uznemirujuće situacije ili interakcije, potrebno je razdoblje hlađenja. E-pošta i poruke nisu prikladne za to; to je trenutačno po dizajnu. Umjesto toga, kada se smirite, nazovite ili posjetite pojedinca kako biste razgovarali o situaciji. Ako ste na prijemnom kraju e-pošte, izbjeći potrebu za odgovorom. Dajte sebi vremena da se smirite, a zatim nazovite osobu i zamolite da razgovarate licem u lice.

U budućnosti, odlučite unaprijed da nikada nećete koristiti e-poštu ili poruke kada ste uzrujani. Učinite to paktom koji se ne može pregovarati sa sobom.

Ako osjećate potrebu da pišete nešto kad ste uzrujani, rukom napišite poruku. Nemojte ga unositi u e-poštu čak i ako ne namjeravate poslati poruku. Ne biste bili prva osoba koja je slučajno pogodila "pošalji" umjesto gumba "spremi".

Izbjegavajte udaranje Pošalji na loše vijesti

Nitko ne voli primati loše vijesti i primati ih putem e-pošte ili poruke može dodati sol u ranu. Jeste li ikada poslali klijentu poruku e-pošte da im je narudžba odgođena?

Ako je odgovor na bilo koje od tih pitanja da, prestanite koristiti e-poštu ili poruke kako biste priopćili loše vijesti. Korištenje e-pošte ili poruka za slanje loših vijesti može poslati poruku da vam nije stalo ili da problem nije dovoljno važan da bi zaslužio vašu osobnu pažnju. Kada koristite e-poštu ili razmjenu poruka za slanje loših vijesti, nemate načina da procijenite reakciju osobe. Najvjerojatnije će ljudi biti razočarani ili uznemireni. Ako ne prenosite vijesti osobno, njihovi osjećaji razočaranja mogu eskalirati i stvoriti još goru situaciju.

Na kraju, kada koristite e-poštu ili poruke u ovom scenariju, izgledate kukavički. Kupci, suradnici, šefovi i prijatelji cijene ljude koji imaju hrabrosti osobno priopćiti loše vijesti.

Ako niste sigurni može li se vaša poruka označiti kao loša vijest, zapitajte se: "Želim li primiti poruku e-pošte ili poruku s ovom vrstom vijesti ili bih je radije osobno priopćio?". Onda djelujte u skladu s tim.

Iako nema sumnje da je e-pošta ili poruka brz i učinkovit način komunikacije, nije uvijek prikladan. Slijedite gornje smjernice i izbjegavajte korištenje e-pošte ili poruke kada je to neprikladno.