E-pošta koja se čita

Prema BusinessInsider.com, prosječni zaposlenik raspodjeljuje oko 25 posto svog dana na slogging kroz stotine e-mailova. Dok neki ljudi trebaju četkicu na osnovnoj etiketi e-pošte, drugi prave pogreške samo zato što su preplavljeni obimom komunikacije.

Tijekom traženja posla, vjerojatno ćete poslati mnogo, mnogo poruka e-pošte, uključujući i propratna pisma, zahvalnice i poruke za veze vezane uz traženje posla.

Uzmite si vremena kako biste izbjegli neugodne pogreške, kao što je pogrešno pisanje nečijeg imena, i pazite da napišete bilješke koje dobivaju odgovor.

Počnite s profesionalnim pozdravom

Težite za jasnoćom u svojoj temi. Odaberite nešto izravno koje identificira svrhu vaše e-pošte, kao što je "promijenjeno vrijeme sastanka" ili "brzo pitanje o prijedlogu."

Izbjegavajte klatiti mrkvu s dražicom poput "Moram vas obavijestiti …" koja pokušava namamiti čitanje u otvorenu poruku e-pošte kako bi došla do vaše namjere. Ljudi često odlučuju hoće li otvoriti e-poštu na temelju retka teme, pa odaberite onu koja jasno navodi vašu svrhu.

Koristite profesionalni pozdrav. Uključite odgovarajući pozdrav za okolnosti i primatelja. Određene čestitke rade u e-pošti, ali se ne koriste u redovnom pismu, dok neke čestitke rade za oboje.

Odaberite pozdrav koji se temelji na tome koliko dobro poznajete osobu kojoj pišete i vrstu poruke koju šaljete. Na primjer, ako pišete nekome koga poznajete, "Hi Jim" je prikladno. "Dragi gospodine / gospodo. Smith" bilo bi prikladno kad bi se prijavili za posao ili napisali poslovno pismo.

Izbjegavajte otvaranje e-pošte s "hej" što zvuči vrlo neformalno i općenito se ne koristi na radnom mjestu. Također sramiti daleko od "Hi ljudi" ili "Hi momački", čak i ako je priroda vaše e-pošte je opušteno.

Primjeri pozdrava

• Poštovani Ime Prezime (ovo dobro funkcionira ako ne znate spol osobe kojoj pišete)
• Poštovani Ime (prilikom slanja e-pošte nekome koga poznajete)
• Bok Ime (Kada šaljete e-poruku nekome koga poznajete)
• Poštovani gospodine. Prezime
• Poštovani gospodine. Ime prezime
• Poštovani Dr. Last name
• Koga se tiče
• Poštovani menadžer za ljudske resurse
• Poštovani menadžer za zapošljavanje

Nakon pozdrava koristite odgovarajuće interpunkcijske znakove. Za više formalnih poruka e-pošte upotrijebite točku-zarez nakon naziva. Za osobe koje poznajete ili povremenu korespondenciju koristite zarez nakon naziva pozdrava.

Izbjegavajte uobičajene pogreške

Prilikom pisanja e-pošte, ponekad se događaju sljedeće pogreške kada ljudi požuruju brzo odagnati poruku. Uzmite si vremena da pregledate poruku i izvršite sljedeće korake.

• Posljednju adresu e-pošte dodajte.Ako nemate mogućnost slanja e-pošte, dodajte adresu posljednja ako obično imate brzi prst. Umetnite ime primatelja samo kada ste sigurni da je vaša e-pošta spremna za pokretanje.
• Izbjegavajte staru pogrešku "odgovori sve".Pratite prst prstena kada pritisnete "Odgovori svima". Razmislite o tome trebaju li svi na popisu zaista pročitati što imate za reći. Također budite svjesni starijih poruka e-pošte u lancu koje možda ne želite da netko vidi na popisu Odgovori svima.
• Lakši s humorom. Humor može biti teško uočiti u e-pošti jer vaš ton neće nužno zasjati. Bez govora tijela, izraza lica ili ritma, humor može pasti ravnomjerno ili čak nenamjerno uvrijediti čitatelja. Igrajte na sigurnom i ostavite ga van.

• Korekturu.Nemojte napraviti pogrešku misleći da će ljudi oprostiti pogrešaka u neformalnim porukama e-pošte ili da će se pogreške tolerirati ako kucate na telefonu. Možda ćete biti oštro osuđeni zbog pogrešaka u e-pošti, pogotovo ako su neobuzdane. Nemojte se oslanjati na provjeru pravopisa koji često može za vas odabrati pogrešnu riječ. Pročitajte e-poštu kao i svaki važan dokument. Osobito uvijek provjerite i ponovno provjerite jeste li ispravno napisali imena ljudi.
• Nemojte koristiti emojise ili emotikone. Poruke e-pošte sve su više počele nalikovati tekstualnim porukama. Poruke na radnim mjestima sada ponekad uključuju "palac-up" emojise ili smiley lica. Iako postaju sve češći, izbjegavajte emojise i emotikone u formalnoj korespondenciji. Ako vaš pozdrav e-pošte uključuje prezime osobe, to je siguran znak da biste trebali prestati emojs i emoticons.

• Zapamtite da e-pošta traje vječno.Razmislite dvaput prije nego što pošaljete nešto osobno ili povjerljivo, otpuštanjem nekoga putem e-pošte, omalovažavanjem nekoga ili odgovaranjem s bijesom. Čak i izbrisane poruke e-pošte mogu se uskrsnuti iz sigurnosnih kopija podataka.

Takve bi se interakcije mogle bolje obaviti osobno. Primijenite 24-satno pravilo. Ako niste sigurni trebate li poslati poruku, pričekajte sljedeći dan da biste odlučili. Još jedno dobro pravilo: nemojte ništa pisati u poruci e-pošte koju ne biste htjeli javno podijeliti, primjerice u izvješću ili na društvenim medijima.