Kako pružiti povratne informacije kako bi pomogli zaposlenicima da razviju svoje vještine

Menadžerima je stalno rečeno da moraju dati pohvale svojim zaposlenicima i da im trebaju dati povratne informacije. Te stvari izgledaju kao ista stvar.“Veliki posao!” Nakon prezentacije, projekta ili prodaje prolazi kroz pohvale i povratne informacije. Ili je to stvarno?

Govoreći s Rajeevom Beherom, predsjednikom uprave platforme za upravljanje performansama Reflektive, rekao je: “Pohvala, po definiciji, izražava odobravanje ili divljenje nečemu ili nekome. Povratne informacije, s druge strane, su informacije o obavljanju neke zadaće koja se koristi kao osnova za poboljšanje. Drugim riječima, i povratne informacije i pohvale mogu biti pozitivne, ali povratne informacije uvijek su osmišljene da poboljšaju izvedbu.

Dakle, što to znači za upravitelja? Kako možete biti sigurni da ne samo da dajete pohvale, već dajete pozitivne ili konstruktivne povratne informacije? Evo nekoliko prijedloga.

Pitajte svoje zaposlenike o njihovim ciljevima

Nesumnjivo znate o ciljevima izvedbe svojih zaposlenika - koje prodajne ciljeve trebaju dosegnuti, koliko datoteka trebaju obraditi svaki dan, ili što god vaš zaposlenik radi. Ali, pobrinite se da vas pitati što njihove osobne karijere ciljevi su kao dobro.

To će vam pomoći da se usredotočite na povratne informacije. Behera preporučuje da se ti ciljevi podijele na zadane zadatke i vještine kako ne bi ostali nejasni. Na primjer, ako je cilj vašeg zaposlenika “dati bolje prezentacije”, htjet ćete izbaciti samo ono što je potrebno.

Razbijanje potrebnih vještina donijelo je to.

• Govoreći pouzdano i jasno.
• Stvaranje PowerPoint slajdova koji prenose podatke bolje od riječi.
• Odgovaranje na pitanja sudionika sastanka.
• Održavanje sastanka usredotočeno je preusmjeravanjem ljudi na glavnu temu.

Zatim, kada želite pohvaliti zaposlenika za njihovu sjajnu prezentaciju, vratite se na ove ciljeve. Tako, na primjer, umjesto da kažete: “Sjajan posao!” Recite: “Bili ste sigurni u te podatke. Znali ste točno o čemu govorite, a svi ostali na sastanku mogli su reći da ste i vi bili spremni. ”Ili,“ Vaši su slajdovi bili dobro napravljeni. Grafikoni prikazuju podatke na jednostavan način."

Imajte na umu da niste samo specifični, već se i usredotočite na područja koja vaš zaposlenik treba poboljšati.

Imajte redovite sastanke jedan-na-jedan

Ako želite dati pozitivne povratne informacije svojim zaposlenicima, potrebno vam je vrijeme da to učinite. To, dakako, ne znači da ne možete samo uhvatiti zaposlenika u hodniku i reći: „Vi ste tako dobro postupali s tim klijentom koliko ste bili pažljivi na pitanja koja možda nije shvatila da ih treba pitati. ”

Behera preporučuje tjedni sastanak sa svakim zaposlenikom. Tjedni sastanak jedan-na-jedan praktičan je za neke grupe i nije praktičan u drugima. No, bez obzira na raspored koji odaberete, trebate se susresti s zaposlenikom dovoljno često kako bi zaposlenik imao koristi.

Ako sve informacije držite do kraja godine, to neće značiti mnogo zaposleniku i neće pomoći zaposleniku kao i češće povratne informacije. Ako sjednete u prosincu i kažete: „Vaš redizajn izvješća koji ste objavili u svibnju, bio je stvarno dobar. Sada je lako čitljiva. ”Je lijepa i hvalevrijedna. Ali, to ste trebali reći prije osam mjeseci - kad bi to imalo neposredan utjecaj na ponašanje zaposlenika.

Rana povratna informacija omogućuje zaposleniku da zna da je na pravom putu i da treba koristiti iste strategije u drugim područjima. I iskreno, zaboravit ćete (i tako će zaposlenik) puno akcija koje zaslužuju da vas se pozove ako dajete povratne informacije samo jednom ili dvaput godišnje.

Što je s sendvičima s povratnim informacijama?

Svatko tko radi u upravi ili u Ljudskim resursima je čuo da bi trebali loše sendvič između dva sloja dobre povratne informacije. Tako, na primjer, kažeš: "Jane, izvrsno si obavila taj posao. Međutim, prošli tjedan ste zakasnili tri od pet dana, a ja, uh, stvarno mi se sviđa vaš potpis.

Jasno je da je to odvratna povratna informacija, i to je učinjeno samo zato što se menadžer osjećao primoranom na sendvič s lošim povratnim informacijama s dobrim. Ovo nikada ne uspijeva jer, kad zaposlenik čuje negativnu povratnu informaciju, nedostaje joj išta drugo što biste mogli reći.

Ne morate brinuti o povratnom sendviču; to nije učinkovita povratna informacija. Dajte dobru povratnu informaciju kada je zaposlenik to zaradio, i dajete negativne povratne informacije kada je to potrebno. Na isti način trebate dati negativne povratne informacije. Baš kao što “odličan posao” ne prenosi nikakve korisne informacije, “loš posao” ne znači ni.

Kako osigurati povratnu informaciju o razvoju

Stoga, pokušajte pružiti ovakve povratne informacije: „Željeli ste raditi na tome da se više osjećate samopouzdano u svojim prezentacijama. Na posljednji sastanak niste mogli odgovoriti na pitanja Jane i Stevea.

"Sljedeći put pokušajte predvidjeti pitanja koja će ljudi postaviti kako biste bili spremni s odgovorima. Nije svako pitanje predvidljivo, pa je u redu reći:" Ne znam, ali saznat ću i pratiti vas " kad ne znaš odgovor."

Ili, “Željeli ste raditi na stvaranju zanimljivijih prezentacija. Vaši slajdovi uglavnom su bile točke koje ste pročitali. Sljedeći put, zapamtite da ne želite objaviti sve što ćete reći. Pokušajte koristiti slajdove za vizualizaciju podataka. Sjedimo zajedno idućeg utorka da zajedno prođemo vaše slajdove.

Ako imate velike komentare, u redu je dati ih zajedno s negativnim povratnim informacijama, ali ne morate ih siliti u sendvič. Najvažniji izazov je dati dosljedne negativne i pozitivne povratne informacije. Ako vaš zaposlenik zna da su današnje povratne informacije negativne, ali sutra će biti pozitivno, onda je sve dobro.

Zašto brinuti o ovome?

Upravljanje ne znači samo pogoditi brojeve, pa je viši menadžment sretan. Ne radi se samo o pohvalama i zahvalnosti koje nudite zaposlenicima kada dobro rade.

Uprava se također bavi razvojem, motiviranjem i treniranjem zaposlenika. Ispravno korištene povratne informacije mogu to učiniti, čineći vaš odjel odličnim mjestom za rad i poboljšanjem ukupnih brojeva. Svatko može imati koristi od specifičnih povratnih informacija.

---------------------------------------

Suzanne Lucas je slobodna novinarka specijalizirana za ljudske resurse. Suzanneovi radovi prikazani su u publikacijama bilješki, uključujući Forbes, CBS, Business Inside r i Yahoo.