Kako odabrati informacijsku tehnologiju za ljudske resurse

Informacijski sustav ljudskih resursa (HRIS) bitan je za tvrtke koje upravljaju svojim planovima za dobrobit i informacijama svojih zaposlenika. Tehnologija upravljanja prednostima više nije lijepo imati, već nužnost da HR pomogne upravljati i morem informacija i novcem koji se troši na planove naknada, jer se HR suočava s ograničenim resursima i stalnim promjenama podataka.

Ali kako HR i ostali rukovoditelji znaju da biraju najbolju HR informatičku tehnologiju za upravljanje svim detaljima, te da će rješenje koje odaberu izdržati test vremena?

Slijede ključna pitanja koja treba postaviti i odgovoriti u procesu odabira Informacijske tehnologije ljudskih resursa.

Koji je stupanj fleksibilnosti i skalabilnosti koji HR softver informacijske tehnologije pruža?

Profesionalci za ljudske resurse trebali bi utvrditi može li softver uvoziti podatke iz više Excelovih proračunskih tablica, baza podataka i papirnatih dokumenata te razinu s kojom se može povezati sa svim drugim potrebnim sustavima i podacima.

Softver bi trebao moći preuzeti i filtrirati informacije iz više izvora. U idealnom slučaju, taj proces bi također trebao biti automatiziran. Mnoga online rješenja za upis zahtijevaju da se podaci ručno manipuliraju prije nego što se mogu obratiti operateru kako bi ažurirali svoje sustave. Automatizacija formata ažuriranja, rasporeda prijenosa i načina isporuke može pomoći u uklanjanju pitanja naplate i prihvatljivosti.

Hoće li softver biti u stanju prihvatiti HR-ova pravila o tvrtkama i prednostima HR-a?

Uistinu sposoban mehanizam za prijavu procijenit će svaku aktivnost prijave i primijeniti bilo koju potrebnu kombinaciju pravila, poruka, upita i opcija koje su posebno dizajnirane kako bi ispunile željene željene uvjete. Softver mora sadržavati sva pravila prihvatljivosti koja imaju tvrtka i prijevoznici.

Hoće li informacijska tehnologija za ljudske resurse moći rasti i širiti se s organizacijom?

HR bi trebao procijeniti sposobnost tehnologije da raste kako tvrtka zapošljava nove zaposlenike, urede, promjene pogodnosti i pravila. HR bi se trebao raspitati o pragovima za svaki od tih elemenata.

Može li se tehnološki softver integrirati s drugim sustavima?

Plaće i druge funkcije često dijele mnogo informacija kao i upravljanje koristima. HR može dobiti veću učinkovitost kada se podaci i drugi podaci zaposlenika koji se unose u jedan sustav dijele s drugim sustavom. Praćenje regrutiranja zaposlenika je još jedna funkcija koja je potrebna.

Tko je odgovoran za implementaciju ili izgradnju rješenja?

Koja je razina obuke uključena? Neka rješenja zahtijevaju od klijenta da bude vrlo uključen u početnu implementaciju, što može biti nadmoćno za već zauzete HR administratore.

HR bi trebao imati jasno razumijevanje razine obuke i tehničke ekspertize koja će biti potrebna i koliko se očekuje vrijeme. Ispitivanje davatelja rješenja na ovu temu može pružiti uvid u suptilna područja koja se u početku mogu činiti jednostavna, ali uključuju značajnu tehnološku stručnost. HR onda može odrediti specifične zadatke koji mogu biti tako nezgrapni da realno ometaju dovršenje, potencijalno smanjujući vrijednost i ROI informacijske tehnologije HR-a.

Postoji li naknada ako je obuka uključena?

Troškove obuke također treba procijeniti - uključujući vrijeme odsustva i putne troškove za putovanje izvan mjesta boravka. HR mora postati svjestan svih tvrdih i mekih troškova vezanih uz usvajanje HR informacijske tehnologije.

Tko će posjedovati podatke?

Odgovor na ovo pitanje trebao bi biti organizacija za ljudske resurse. Tvrtke bi trebale biti u mogućnosti prenijeti svoje podatke bilo kojem pružatelju aplikacijskih usluga (ASP). Ako se podaci nalaze na vlasničkom poslužitelju operatera, tvrtka se ponekad može naplaćivati ​​dodatne naknade ako promijeni prijevoznike.

Koje vrste održavanja i održavanja su potrebne? Kada se softver instalira na radnim stanicama ili poslužiteljima tvrtke, često je potrebno redovito ažuriranje te tehnologije i može biti teško za planiranje i upravljanje. Ažuriranja HR informacijske tehnologije često se automatski obavljaju uz pomoć softvera dostupnog na internetu putem ASP (Application Service Provider) ili ASP (Software as a Service) modela.

Što sigurnosne mjere su izgrađene u HR informacijske tehnologije?

Ako je softver dostupan online, putem ASP ili SaaS modela, davatelj usluga treba ponuditi svakodnevne sigurnosne kopije, sigurnosne poslužitelje i dodane zaštitne slojeve. Potrebno je uspostaviti dodatne sustave i postupke za zaštitu informacija od gubitka ili pristupa neovlaštenih osoba. HR, u dogovoru s drugim rukovoditeljima, treba imati isključivo ovlaštenje da odlučuje kome će biti dopušten pristup informacijskoj tehnologiji za ljudske resurse iu kojoj mjeri.

Hoće li se zaposlenici moći upisati u planove naknada i izvršiti promjene u stvarnom vremenu na njihove osobne podatke i planirati izbore?

Pristup zaposlenika trebao bi biti dan s obzirom na široko rasprostranjen pristup računalima.

Većina zaposlenika ima pristup internetu kod kuće. Samoposluživanje zaposlenika pruža ogroman potencijal za uštedu vremena i novca. Dobar sustav samoposluživanja vodit će zaposlenike glatko kroz unos informacija o sebi i članovima njihovih obitelji.

Sustav bi trebao jasno predstaviti dostupne planove i omogućiti zaposlenicima da odaberu u njihovu korist, pojednostavnjujući ove postupke tijekom cijelog procesa pomoću čarobnjaka. Zaposlenici bi također trebali moći dodavati uzdržavane članove i mijenjati podatke prema potrebi, 24 sata dnevno, sedam dana u tjednu, tijekom cijele godine.

To su dodatna pitanja na koja možete odgovoriti dok procjenjujete potrebe informacijske tehnologije za ljudske resurse vaše organizacije.

Hoće li tehnologija dati ovlasti ljudskim resursima da odluče tko će dobiti pristup i koji stupanj?

Isto tako, omogućiti će zaposlenicima pristup konačnoj riječi. HR bi trebao biti ovlašten odobriti sve podatke prije nego što se proslijedi prijevoznicima, te također treba odrediti u kojoj mjeri zaposlenici i drugi imaju pristup.

Koje su vrste izvješćivanja dostupne iz informacijske tehnologije Hr?

Tehnologija izvješćivanja trebala bi ponuditi višestruke prikaze i formate (proračunsku tablicu, PDF, HTML), procjenu velike slike i mogućnost detaljnog analiziranja kako bi se poboljšalo donošenje odluka. HR bi trebao biti u stanju u bilo kojem trenutku procijeniti upis u određene planove, izvanredne akcije i promjene u demografskim podacima zaposlenika u vezi s naknadama i ostalim podacima zaposlenika.

Nudi li softver posebne značajke koje pomažu uštedjeti vrijeme?

Ovisno o vlastitim potrebama odjela, HR bi se mogao raspitati o sposobnosti tehnologije da obrađuje informacije u skupinama, upravlja obavijestima i naplati za COBRA politike, pruža alate za samoplaćanje i usklađivanje računa, te specifično izvješćivanje.

Da li softver nudi posebne značajke koje pomažu HR-u bolje komunicirati s zaposlenicima?

Neki programi HR-u daju fleksibilnost u komunikaciji s zaposlenicima na brojnim razinama - putem masovne e-pošte, elektroničkih oglasnih ploča i specifičnim kriterijima filtriranja (kao što su lokacija, odjel, planovi osiguranja, status upisa, status umirovljenja i drugi) putem HR informacijski sustav. Imati više načina komuniciranja može dodatno automatizirati procese i pomoći HR-u da bolje cilja poruke.

Da li softver nudi posebne značajke koje pomažu HR-u bolje komunicirati s zaposlenicima?

Osim što HR-u omogućuje odobravanje transakcija, mnogi HR informacijski sustavi također pružaju mogućnost HR-u da služi kao vratar u reviziji obračuna prijevoznika kako bi se uvjerili da se slažu s podacima u sustavu. Ovo može:

• osigurati točnost računa prijevoznika
• uštedite vrijeme i novac
• pomoći u pravovremenoj dostavi upisa zaposlenika i
• povećati potvrdu prihvatljivosti kada zaposlenici idu na brigu.

Kako će se informacije razmjenjivati ​​s prijevoznicima?

I, tko će biti odgovoran za ovu interakciju? Integraciju HR sustava informacijske tehnologije treba prosuđivati ​​ne samo po broju prijevoznika s kojima softver ima veze, već i po vrsti veze koju omogućuje. Osiguravanje uspješne interakcije s prijevoznicima putem softvera za upravljanje pogodnostima zahtijeva mnogo koraka, uključujući:

• prikupljanje početnog popisa podataka o provedbi;
• uspostavljanje početne integracije za tekuću razmjenu informacija;
• koordiniranje dnevne ili tjedne interakcije kako bi se osiguralo da su podaci primljeni i točno primijenjeni;
• pregled trajnih ažuriranja;
• osiguravanje ispunjavanja zahtjeva prijevoznika za upis u skladu s regulatorima; i
• poticanje proaktivnog odnosa sa svakim prijevoznikom kako bi se poboljšao odnos razmjene podataka.

Znajući tko je odgovoran za svaki zadatak, neophodno je u potpunosti razumjeti ponudu proizvoda. Svaki pružatelj softvera ponudit će drugačiju razinu integracije u pružanju nekih od gore navedenih zadataka. HR bi trebao tražiti suradnju s dobavljačima koji pokazuju snažne, stalne, besprijekorne odnose s odabranim prijevoznicima tvrtke.

Mnogi pružatelji usluga omogućuju prijenos generičke datoteke ANSI 834, koju prijevoznik može prihvatiti, a možda i ne, što često ovisi o veličini grupe.

Menadžeri trebaju tražiti pružatelje usluga koji nude čiste, provjerene prijenose (osiguravajući prihvatljivost transakcije), prilagođeni potrebama svakog prijevoznika kako bi se izbjegli problemi. Trebali bi također tražiti od pružatelja usluga koji imaju namjenski EDI (Electronic Data Interchange) odjel za interakciju s vlastitim, specifičnim jezikom prijenosa.

Koja se razina korisničke podrške pruža?

Postoji li dodatna naknada za uslugu? HR bi trebao odrediti razinu pristupa pomoći koja se pruža i što čini službu za korisnike - on-line pomoć putem baze podataka, online razgovora, podrške putem e-pošte, razgovora s živom osobom ili njihove kombinacije. S obzirom na osjetljivost naknada i drugih informacija o ljudskim resursima, menadžeri trebaju očekivati ​​odgovor na upite u roku od 24 sata od izravnog kontakta koji može pomoći.

Što je trošak sustava informacijske tehnologije u HR-u i prelazi li koristi?

HR bi trebao procijeniti cjelokupne troškove sustava informacijske tehnologije HR-a, uključujući sve godišnje, mjesečne i jednokratne naknade, uz dane pogodnosti. Nešto skuplji sustav može više nego platiti razliku s značajkama koje zaposlenicima omogućuju održavanje vlastite evidencije i nude veću praktičnost, uštedu vremena i točnost. Te bi čimbenike trebalo razmotriti i odmjeriti u odabiru HR sustava informacijske tehnologije.

Potreba za HR informacijskim sustavima raste. S kadrovskim osobljem koje pronalazi široku lepezu mogućnosti u HR informacijskim sustavima, sve je važnije analizirati i odmjeriti sve dostupne opcije.

Odabir sustava informacijske tehnologije za ljudske resurse treba promatrati kao ulaganje koje će rasti s potrebama odjela i tvrtke. Ova pitanja će vas dovesti do odgovarajućeg HR informacijskog sustava za vašu tvrtku.