Intervju s administrativnim pomoćnikom Pitanja i odgovori

Kada obavljate intervju za posao administrativnog pomoćnika, anketar će htjeti saznati koliko su vaše kvalifikacije relevantne za radno mjesto i kako ćete se uklopiti u tvrtku i odjel.

Budući da posao zahtijeva i administrativne i interpersonalne vještine, zaposlenici će često pitati o specifičnim atributima koje ste stekli za radno mjesto, kao i vaše manje kvantificirane vještine ljudi.

Savjeti za vođenje razgovora

Važno je biti svjestan da će rasprava vjerojatno nadilaziti meke vještine, kao što su vaše komunikacijske sposobnosti, organizacijske sposobnosti ili pravovremenost. Trebali biste biti spremni razgovarati io teškim vještinama.

1:14

Pogledajte sada: Kako odgovoriti na 4 uobičajena pitanja za administrativne poslove

Budite spremni za raspravu o softverskim programima

Budući da mnogi položaji administrativnih asistenata zahtijevaju često korištenje određenog softvera, možda ćete morati razgovarati o raznim programima s kojima ste radili, o načinu na koji ste koristili te programe i razini stručnosti.

• Primjer odgovora:Volim koristiti tehnologiju i učiti o novim programima. Također imam sposobnost da podučavam suradnike koji možda nisu tako pametni u korištenju sustava. U mom zadnjem poslu u Kent Associatesu, volontirala sam za pregled sustava za upravljanje projektima za tim profesionalaca koje sam podržao. Moj šef je odobrio moju preporuku i donijeli smo web-bazirani sustav, Asana, koji nam pomaže pratiti projekte i dijeliti informacije na web platformi.
• Primjer odgovora: Ja sam go-to osoba u uredu za PowerPoint slajdove i uživajte pomažući našim prodajnim ljudima da vau kupce svojim prezentacijama. Također sam napredni korisnik programa Excel i stvaram složene makronaredbe za pripremu projekcija proračuna za prijedloge projekata.

Budite spremni za raspravu o upravnim procesima

Trebali biste biti spremni razgovarati o svom tijeku rada i administrativnim procesima na prethodnim pozicijama. Kao administrativni profesionalac ne bi trebalo biti sumnjate da ste organizirani i orijentirani na detalje. Vaš ispitivač će htjeti znati kako manifestirate ove kvalitete u svom svakodnevnom radu.

• Primjer odgovora:Organizacijske sposobnosti i pažnja posvećena detaljima su među mojim najjačim sredstvima. Ja sam napredovao u situacijama u kojima mogu dovesti red u složene projekte. Na primjer, prethodno sam podržao osam profesionalaca koji su planirali promidžbene događaje za klijente. Razvio sam obrazac za praćenje ciljeva i napretka za svaki projekt i postavio ga na zajednički pogon kako bi svi uključeni članovi osoblja mogli pratiti svoj napredak u vezi s projektima i događajima tima.
• Primjer odgovora:Kada sam radio za Alfred Group, izradio sam priručnik za postupke koji je opisao korake potrebne za obradu zahtjeva za kredit, a zatim sam ga prenio na internet kako bi svi kreditni službenici mogli slijediti iste postupke.

Uvijek odgovorite pozitivno

Budite svjesni svog ponašanja tijekom intervjua.

Budući da administrativni asistenti često vrlo blisko surađuju s pojedincima za koje rade, bitno je u svakom trenutku biti pozitivan, profesionalan i ljubazan.

Želite da anketar ne sumnja da bi rad s vama bio ugodno iskustvo.

• Primjer odgovora:Radila sam na recepciji u našoj agenciji i bilo je presudno da sam napravila pozitivan prvi dojam i za trenutne i za buduće klijente. Ja sam prirodna osoba koja "može učiniti", a moje su recenzije redovito hvalile svoju orijentaciju prema službi za korisnike.
• Primjer odgovora:Tvrtka ispituje klijente nakon interakcija, a moje ime dosljedno se pojavljuje kao osoblje koje je korisno, ugodno i profesionalno. Moj šef je komentirao koliko često me klijenti traže kad nazovem ured za pomoć.

Priprema za razgovor

Jedan od načina pripreme je analiza opisa posla kako bi se pokušalo dobiti osjećaj da postoji određeni skup vještina na kojem se fokusira položaj. Na primjer, postoji li naglasak na planiranje putovanja, koordinaciju projekta, svakodnevno zakazivanje sastanaka, osobnu pomoć ili bilo što drugo? Ako je tako, svakako naglasite svoje najvažnije iskustvo prilikom odgovaranja na pitanja za intervju za posao.

Napravite popis vještina spomenutih u oglasu za posao, i slobodno dodajte još neke koje smatrate primjenjivima. Zatim pogledajte vlastite administrativne i uredske vještine i uskladite svoje kvalifikacije s poslom.

To će vam pomoći prilagoditi svoje odgovore na najrelevantniji način za određenu poziciju.

Intervju s administrativnim pomoćnikom Pitanja i odgovori

Prilikom pripreme, može biti korisno pregledati pitanja koja bi vam mogla biti postavljena i razmisliti o tome kako oblikovati odgovor, naglašavajući specifična iskustva i uspjehe s prethodnih radnih mjesta.

• Koje kompjuterske vještine imate i koje programe koristite? - Najbolji odgovori
• Jeste li ugodno koristiti telefon s više linija i upravljati velikim brojem telefonskih poziva? - Najbolji odgovori
• U ovoj tvrtki volimo razmišljati o sebi kao o timu koji radi zajedno na istim ciljevima. Što mislite o radu u timskom okruženju? - Najbolji odgovori
• Kako biste se osjećali nadgledanjem dva ili tri zaposlenika? - Najbolji odgovori
• Koja je tvoja najveća snaga i kako bi to pomoglo tvojoj izvedbi na tom položaju? - Najbolji odgovori

• koja je tvoja najveća slabost? - Najbolji odgovori
• Kako se nosite sa stresom i pritiskom? - Najbolji odgovori
• Kako je bilo raditi za vašeg nadzornika? - Najbolji odgovori
• Što očekujete od nadzornika? - Najbolji odgovori
• Radije li raditi samostalno ili u timu? - Najbolji odgovori
• Dobro radite s ljudima? - Najbolji odgovori
• Dajte neke osobne primjere timskog rada. - Najbolji odgovori
• Pitanja za intervju recepcionara: - Popis pitanja

Pitanja koja treba postaviti ispitaniku

Vi bi također trebali napraviti neka istraživanja o tvrtki, i biti spremni postaviti relevantna pitanja kada se pojavi prilika. Može biti korisno da pred vas postavite nekoliko pitanja koja biste mogli postaviti ili raspraviti dalje, ako ranije niste dobili priliku za intervju.

Često će to biti pri kraju razgovora, stoga je važno ostaviti anketara (e) s dobrim dojmom. Sjajan način da to učinite je da pokažete svoje zanimanje i pripremu za intervju za posao vezivanjem pitanja koja su vam postavljena s nekim vlastitim pitanjima.

• Koje su odgovornosti tog položaja?
• Možete li opisati tipičan dan (tjedan) u ovom odjelu?
• Koje su prednosti ovog odjela? Koje su slabosti?
• Što kažu vaši prošli pomoćnici da je najbolji dio posla za vas? Što bi rekli da je najgore?
• U kojem smjeru vidite tvrtku u sljedećih pet godina? Osjećate li da postoje bilo kakve prijetnje njegovu uspjehu?
• Zašto je vaš posljednji pomoćnik napustio položaj? Koje su njegove / njezine snage? Koje su njegove slabosti? Što sada radi?
• Koje atribute ima vaš najbolji pomoćnik? Što je s tvojim najgorim asistentom?
• Koliko često se obavljaju ocjene izvedbe? Tko ih vodi?
• Koje su vam vještine najvažnije u administrativnom pomoćniku?
• Kako nagrađujete i potičete ljude koji rade u vašem odjelu?
• Postoje li u ovom odjelu problemi s proizvodnjom?
• Kako ste se u prošlosti bavili kadrovskim problemima?
• Koji su neki od najvećih izazova za osobu na tom položaju?
• Koji je po vašem mišljenju najisplativiji aspekt ovog stajališta?
• Da li vi (Poduzeće / odjel) podržavate članstvo u profesionalnim udrugama i kontinuirani profesionalni razvoj?
• Što biste opisali kao ulogu administrativnog osoblja u ovom uredu?
• Očekuju li se prekovremeni rad ili vikend sati?
• Što vam se najviše sviđa kada radite za ovu tvrtku? Imate li kakve izmjene?
• Što ti se najmanje sviđa kad radiš ovdje?
• Potičete li odjel da radi kao tim ili se više koncentrirati na pojedinačne doprinose?

Budite spremni za više pitanja za intervju za posao

Osim pitanja vezanih uz intervju za posao, postavit će vam se i općenitija pitanja o povijesti zaposlenja, obrazovanju, snagama, slabostima, postignućima, ciljevima i planovima. Evo popisa najčešćih pitanja za intervju i uzoraka odgovora.