Praksa upravljanja sastancima pomaže poboljšati produktivnost

Velik dio našeg rada provodimo na sastancima. U mnogim slučajevima loše prakse upravljanja sastancima rezultiraju neproduktivnim korištenjem vremena sudionika. U povezanom članku nudimo smjernice o pretvaranju pet scenarija zajedničkih sastanaka u produktivne događaje. Ovdje su dodatne ideje za podršku jačanju korisnosti, produktivnosti i utjecaja sastanaka.

Ključ za upravljanje sastancima - Stand PAT

Neki menadžeri zapošljavaju P.A.T. pristup sastancima, što zahtijeva a Purument, an genda i a Timeframe. Okupljanje sudionika s tim kritičnim točkama konteksta prije sjednice osigurava da se ljudi pojave spremni sudjelovati i podržati cjelokupnu namjeru sastanka. Jasna P.A.T. nacrt pomaže osigurati produktivnu sesiju.

Trebali biste moći definirati svrhu sastanka u najviše 1 ili 2 rečenice. "Ovaj sastanak je planiranje nove marketinške kampanje" ili "ovaj sastanak je pregled nove politike otpreme za rukovanje vraćanjima." Svrha pomaže osigurati da svi znaju zašto su tamo, što treba učiniti i kako voditi napredak i poticati na zaključak.

Postavite dnevni red. Navedite stavke koje ćete pregledati / raspraviti / pregledati. Svakoj točki dnevnog reda želimo dodijeliti vremensko ograničenje (vidi dolje) i identificirati osobu koja je odgovorna za vođenje rasprave. Postavite vremenski okvir; barem odredite vrijeme početka i završetka. Preporučujemo i određivanje trajanja za svaku točku dnevnog reda. To bi trebalo biti ukupno na ukupnom vremenskom okviru sastanka.

Započnite sastanke na vrijeme

Ako radite u jednoj od onih kultura u kojima ljudi upadaju u sastanke sve do pet ili deset minuta nakon planiranog vremena, vrijeme je da započnete novi trend. Jedna tvrtka potiče svoje menadžere da zatvaraju vrata u zakazano vrijeme, a oni koji kasne nisu dobrodošli. Iako je ovo možda drakonskiji od onoga što vam je stalo da djelujete, nemojte se brinuti o tome da sastanak naručite, pregledate svrhu i potvrdite očekivanja i vrijeme.

Nemojte čekati da se pojave skitnice. Kada netko stigne kasno, ne vraćajte se i pregledajte što je već pokriveno. Nastavite s temama sastanka. To će biti nezgodno za napuštenog i poboljšati izglede za dolazak na vrijeme na sljedećem sastanku.

Ako se organizator / sponzor sastanka ne pojavi na vrijeme, smatrajte sastanak otkazanim i vratite se na posao. Razdoblje čekanja od pet do sedam minuta je razumno. Izgleda da je organizator sastanka naišao na neočekivane poteškoće i da bi radije da ne gubite vrijeme na njega.

Održavajte sastanak na temu

Dobra praksa je dodijeliti nekome ulogu održavanja svih na putu tijekom sastanka. Prečesto se rasprave odlutaju, a zatim degradiraju na vrtlog mišljenja, ideja, činjenica i emocija. Umjesto toga, dodijelite tu ulogu i obavijestite sve prisutne da će se ta osoba uključiti ako i kada rasprava odustane od dnevnog reda i specifične točke rasprave. U nekim je tvrtkama ova uloga označena kao "prometna spona", u drugima "čuvar teme". Bez obzira na oznaku, uloga je izuzetno korisna u jačanju učinkovitosti i produktivnosti vaših sastanaka.

Ako se pojave dodatne teme koje su izvan dnevnog reda, ali je važno raspravljati, one bi trebale biti jasno zarobljene i smještene na "parkiralište" za buduće razmatranje i raspravu ili za diskretan sastanak. Vlasnik sastanka zadržava pravo da dozvoli manje rasprave o raspravama ako podržava cjelokupnu svrhu sastanka.

Zadržite i distribuirajte bilješke / minute sastanka

Netko, osim organizatora sastanka, treba voditi zapisnik sa sastanka. Dobro snimanje zapisnika uključuje:

• Vrijeme sastanka, datum, mjesto
• Opis svrhe
• Kopija dnevnog reda
• Popis sudionika i popis onih koji nisu prisustvovali
• Detaljan popis zaključaka, akcijskih stavki, odgovornosti i datuma završetka. Mnogi bilježnici koriste dnevni red kao vodič za navođenje zaključaka i akcija.
• Planirani sastanak za praćenje ako je stvarno potreban.

U idealnom slučaju, rasporedite bilješke sastanka što je prije moguće nakon završetka sastanka i apsolutno unutar jednog radnog dana. Zapisnici i bilješke služe kao važan podsjetnik za sudionike, kao i izvor informacija za druge dionike ili, za one koji su propustili sastanak. Zapisnici su izvrstan alat za podsticanje ljudi i timova na njihove predane aktivnosti.

Donja linija

Moguće je da će sastanak rezultirati pozitivnim ishodom, pomoći u pokretanju projekata i napredovanju ljudi, samo nemojte računati na njega. Neka marljivost i namjerno jačanje vaših tehnika upravljanja sastancima poboljšat će vaše šanse za dobar ishod.

Ažurirao: Art Petty