Za i protiv Timesheets u oglašavanju

Mnoge se industrije oslanjaju na rasporede kako bi pratile produktivnost zaposlenika i izračunale zaradu i beneficije. Neki koriste sustav "mjerenja vremena" s službenim karticama, a drugi se oslanjaju na sustav upravljanja vremenom koji bilježi zamršene detalje o načinu na koji je vrijeme provedeno svaki dan. Ovo potonje koriste agencije za oglašavanje, marketing i dizajn diljem svijeta.

Unos podataka na tim vremenskim tablicama, obično od strane osoblja u kreativnom odjelu, bilježi sate koji su potrošeni na svaki dio projekta. To ne znači samo stvaranje kampanje, već i početni brifing, prezentaciju klijenta, pa čak i vrijeme provedeno na snimanjima i produkcijskim studijima. Samo dobivanjem jasne slike načina na koji je vrijeme utrošeno može agencija učinkovito upravljati radnim opterećenjem, aranžmanom za naplatu klijenta i načinom na koji je vrijeme raspoređeno između timova.

Timesheet u kratkim crtama

U ranim danima oglašavanja, poput mnogih zadataka iz tog doba, vrijeme je ručno zabilježeno na papiru s olovkama i olovkama (i puno brisanja). Ovih dana, vrijeme se unosi u računalo ili tablet pomoću sofisticiranog softvera koji može izvlačiti izvješća svih vrsta. Većina trgovina ima vrlo sličan predložak koji uključuje:

• Broj posla
• Klijent
• Zadatak pri ruci
• Bilo koje i sve dodijeljeno osoblje
• Datum i broj sati rada
• Cijena po satu
• Tijekom vremena

Prilikom pokretanja projekta za klijenta, upravitelj računa ili upravitelj prometa otvorit će broj posla i početi pratiti sate. To će obično odgovarati prijedlogu ili ponudi koja se daje klijentu, te će biti podijeljena na vrijeme provedeno prvenstveno u istraživanju, planiranju i strategiji, kreativnom razvoju, proizvodnji i upravljanju projektima.

Ako sve ide prema planu, stvarni sati provedeni na projektu lijepo će se povezati s procjenom, ali to obično nije slučaj. Kreativni razvoj često pojede više vremena nego bilo koji drugi dio procesa, zbog promjene smjera, povratnih informacija od strane klijenata ili nemogućnosti da se ukine. To može postati točka sukoba s klijentom jer ne žele trošiti puno dodatnog novca na kreativno vrijeme jer kreativni odjel ima problema s pronalaženjem rješenja.

Međutim, vremenski raspored mora biti ispravno popunjen da bi se pratilo to vrijeme i pokazati klijentu kako je novac potrošen i kako agencija djeluje. To je dobar način da se vidi jesu li neki projekti previše radno intenzivni da bi ostvarili profit, ili ako su drugi tako unosni da zaslužuju ulaganje u tog klijenta za daljnji rad. Ukratko, to je uloga timesheeta.

prozodija

Evo zašto su rasporedi životna snaga svake agencije:

• Novac: Timesheetsi pokazuju agenciju (čak i unutar tvrtke) koliko je sati bilo zabilježeno za svaki dio svake kampanje. Lako je onda vidjeti je li klijentov poslužitelj vrijedan toga, ili ako je vrijeme da klijenta stavi na projekt po projekt. Sa vlastitom agencijom, to vrijeme ne može izravno dovesti do fakturisanja, ali pokazuje upravljanje koliko učinkovito koriste vrijeme kreativnog odjela. Ako je otkriveno, oni provode 90% svog vremena na samo jednom aspektu poslovanja, što može stvoriti neke crvene zastave.

• transparentnost: Ako timesheets su učinili ispravno, to je lako vidjeti gdje stvari rade glatko, i gdje uska grla ili neučinkovitosti su puzanje rezervirati zašto je jedan copywriter trošenje pola vremena na jednom klijentu od drugih je? A ako je potrebno više oglasa, brz pogled na vremensku tablicu će vidjeti ako je odjel preopterećen.
• Predanost i odgovornost: Većina klijenata očekuje da će određeni broj sati biti utrošen na projekt. Ako ne vjeruju da je pravi posao uložen u posao, vremenske tablice mogu pružiti podatke za drugačije. To je i način da se nekim klijentima pokaže koliko su dobile od agencije.

• Analiza: Dosadašnja uspješnost često je dobar pokazatelj budućnosti. Ako klijent isisava život iz agencije i čini ga pakao na sve, podaci iz timesheets može pokazati da li je vrijedno čuvanje taj klijent okolo, ili ako je vrijeme da ih pustiti. S druge strane, može pokazati agenciji profitabilnost nekih klijenata, koja zahtijevaju minimalan kreativni rad i trud, ali maksimalni povrat ulaganja.

kontra

Uz sve te plus bodove, u čemu je problem? Pa, postoji razlog zbog kojeg su vremenske tablice općenito prezrene gotovo svima, osim brojevnih agenata:

• Vrijeme: Mnogi ljudi u agencijama, posebno u kreativnim odjelima, ne žele posvetiti svoje vrijeme upravi. Kao kreativan, može biti štetan za odvajanje od velikog kreativnog mozga za popunjavanje sati. Mnogi upravitelji računa imaju iste probleme. To je ironično, ali vrijeme za rasporede je rijetko dodijeljeno.
• greške: Ovo ide izravno na prvu točku. Mnogi će oglasi napustiti vremenske listove do posljednje minute prije izvješća o naplati na kraju mjeseca. A to znači da točnost vremenskog plana ide od prilično dobrih do užasnih. Teško je zapamtiti koliko ste minuta proveli na jednom poslu prije dva tjedna, pa je to često nagađanje. Ako su sva vremena pogodna, to ih čini gotovo beskorisnima.

• Loš fokus: Vrijeme nije dobar pokazatelj izvrsnog oglašavanja. Jedan dućan mogao je provesti 40 sati i ne proizvesti ništa od napomene; drugi bi mogao raditi i proizvesti remek-djelo. Timesheets ne bilježe kvalitetu razmišljanja; samo vrijeme provedeno u njemu.

Budućnost

Timesheetsi su ovdje da ostanu i moraju se obaviti ručno. Automatsko praćenje vremena ne funkcionira, jer zahtijeva ručno pokretanje i zaustavljanje. Ako zaboravite pokrenuti sat, gubite sate. Zaboravite to zaustaviti, a nekim siromašnim klijentima naplaćuju se sati rada koji su potrošeni na neki drugi projekt. To bi, pak, moglo dovesti do problema (pa čak i tužbi) s prekomjernom naplatom i gubitkom vrijednog klijenta.

Jedini način da se jamči dobro vrijeme za praćenje je inzistirati na tome da svi u agenciji ažuriraju obrasce najmanje dva puta dnevno, jednom prije ručka, a zatim ponovno prije odlaska kući. Ako se to učini, rasporedi će biti točni i korisni. A ako se to ne učini, agencije bi trebale biti kreativne s motivacijom. Pronađite način za poticanje procesa praćenja vremena.

Dajte tim zaposlenicima koji drže pedantan zapis svog vremena tjedni bonus, ili nekoliko sati off petkom. On svibanj činiti se kao gubitak vremena i novca, ali točne timesheets može biti vrijedan daleko više za agenciju od nekoliko stotina dolara ovdje ili tamo svaki tjedan.