Saznajte više o zapisnicima o sastancima i zašto su važni

Zapisnik o sastancima je pisana ili zabilježena dokumentacija koja se koristi za informiranje sudionika i onih koji nisu prisutni o onome što se raspravljalo ili što se dogodilo tijekom sastanka. Zapisnici ili bilješke za sastanke obično se sastavljaju u određenom zapisničkom zapisničkom sastanku tijekom postupka, tako da postoji točan zapis o onome što se dogodilo tijekom sastanka.

Zapisi obično uključuju:

• Imena sudionika
• Obuhvaćene stavke dnevnog reda
• Odluke sudionika
• Naknadne akcije sudionika
• Rokovi za ispunjenje obveza
• Bilo koji drugi događaj ili rasprava vrijedna dokumentiranja za buduće preglede ili povijest

Zapisnik sastanka kao povijesni dokument

Kao povijesni dokument, zapisnici su korisni za dokumentiranje ključnih ideja ili točaka za raspravu koje su dovele do odluke. Na primjer, učinkovit zapisnik sastanka može odrediti pet alternativa o kojima je tim raspravljao i ključni razlog zbog kojeg je jedan od njih odabran.

Zapisnici za tipični poslovni sastanak ne moraju bilježiti svaku raspravu ili detaljno opisivati ​​tko je rekao što. Naravno, ovo je pravilo drugačije za druge vrste sastanaka kao što su sudske rasprave i situacije u kojima se raspravlja o sudskim postupcima. Ove vrste sastanaka zahtijevaju točan zapis razgovora i izjava. No, ako ljudski resursi ne raspravljaju o parnici, tipični sastanak na radnom mjestu ne dokumentira svaku jutu.

Kada i kako dijeliti zapisnik sastanka

U idealnom slučaju, sastanci se bilježe na elektroničkom uređaju, kao što je prijenosno računalo ili iPad, a nakon brzog pregleda pravopisa, gramatike i jasnoće, distribuiraju se sudionicima sastanka elektroničkim putem na kraju sastanka. Na taj način, sudionici odmah primaju obavijest o svojim obvezama i rokovima i mogu postavljati pitanja ili tražiti pojašnjenja. Ako to nije moguće jer snimač želi prepisati zapisnike ili ih provjeriti radi pogrešaka, trebao bi ih distribuirati u roku od 24 sata nakon sastanka.

Zapisnici također služe kao podsjetnik na obveze koje su članovi tima dali tijekom sastanka i pomažu sudionicima da prenose ove stavke u svoje kalendare i dnevne popise zadataka.

Snimač uvijek treba pregledati minute prethodnog sastanka na početku sljedećeg sastanka kako bi ih ljudi mogli provjeriti radi točnosti i sljedećih koraka.

Kako organizacije postupaju s zapisnicima sastanaka

Od presudne važnosti za uspjeh sastanka, minute daju zabilježenu povijest sastanka za sudionike i zaposlenike koji nisu mogli prisustvovati. Bez potpunih minuta sastanka, izgledi za uspjeh sastanka se smanjuju jer ljudi, u konačnici, ne mogu apsorbirati i zadržati mnoštvo informacija odjednom.

Zaposlenik koji vodi zapisnik sastanka obično je član tima i vodi bilješke tijekom sudjelovanja na sastanku. Na sastancima koji uključuju pravne ili vladine postupke ili sastanke upravnih odbora, osoba koja ne sudjeluje sudjeluje u službenom zapisniku i često bilježi postupak.

Da biste točno zapisali ključne informacije, snimač minuta sastanka mora imati uho za detalje i sposobnost da ostane fokusiran. Ovaj zaposlenik također mora učinkovito obavljati više zadataka kako bi mogao sudjelovati na sastanku tijekom snimanja minuta.

U nekim organizacijama isti zaposlenik vodi zapisnik na svakom sastanku. Ili odgovornost može prelaziti s zaposlenika na zaposlenika. Uloga zapisničara gradi učinkovito vodstvo i komunikacijske vještine i može biti poželjan posao.

Zahtjevi za zapisničar zapisnika o sastancima

Zahtjevi za snimač uključuju mogućnost:

• Točno zabilježite odluke, obveze i glavne točke za raspravu donesene na sastanku
• Zabilježite stavke radnje i datume dospijeća na koje su se članovi sastanka obvezali (stavke s akcijama sadržane su imena, ali u zapisnicima ne navodi se tko je rekao što na neformalnim sastancima na radnom mjestu)
• Pregledajte glavne odluke i zadatke ili dobrovoljne obveze i akcijske stavke na kraju sastanka kako bi se sudionici mogli dogovoriti o njima prije odlaska
• Budite timski igrač i budite fleksibilni jer sudionici mogu dodati ili ispraviti sve što se ne slaže u zapisniku

• Radite brzo i distribuirajte kopije zapisnika sastanka u roku od 24 sata nakon sastanka