Što se pohranjuje u medicinskoj dokumentaciji zaposlenika?

Medicinski dosje zaposlenika je spremište za sve što ima veze s zdravljem, zdravstvenim beneficijama, dopustom za zdravlje zaposlenika, i koristi odabir i pokriće za zaposlenika. Poslodavac vodi medicinsku dokumentaciju posebno za svakog zaposlenika. Sadržaj tih datoteka nikada se ne miješa s bilo kojim drugim dokumentom zaposlenika, kao što je datoteka za osoblje.

Budući da medicinska datoteka sadrži osjetljive i povjerljive informacije, ona se mora nalaziti na sigurnom, zaključanom, nedostupnom mjestu. Kabinet za dokumente u kojem se nalaze medicinske datoteke zaposlenika također bi trebao zaključati, a osoblje HR-a bi trebalo imati samo ključeve. Pristup medicinskim kartotekama zaposlenika ograničen je samo na osoblje ljudskih resursa.

Zakon o prenosivosti i odgovornosti za zdravstveno osiguranje iz 1996. (HIPAA) zahtijeva od poslodavaca da zaštite povjerljivu medicinsku dokumentaciju zaposlenika; medicinski zapisi trebaju biti pohranjeni odvojeno i odvojeno od drugih poslovnih dokumenata. Nikada nemojte pohranjivati ​​medicinsku dokumentaciju zaposlenika u opći dosje zaposlenika.

Zbog povjerljivosti informacija, zapisi moraju biti izolirani od datoteka koje zaposlenici kao što su nadzornici ili upravitelji mogu pristupiti. (Zapravo, ovo se također preporuča za dosjee osoblja u cjelini - daju samo pristup osoblju za ljudske resurse.)

Sadržaj medicinske datoteke zaposlenika

To su vrste stavki koje treba sigurno pohraniti u medicinskom dosjeu zaposlenika. Ako ste u nedoumici, pogriješite na strani zaštite medicinski povezanih podataka svojih zaposlenika.

• Aplikacije i obrasci za zdravstveno osiguranje
• Aplikacije i obrasci životnog osiguranja
• Određeni podaci o korisnicima
• Prijave za bilo koju drugu dobrobit zaposlenika koje mogu zahtijevati medicinske informacije kao što je osiguranje od vida
• Zahtjevi za plaćeno ili neplaćeno liječničko odsustvo
• Izvješća o obiteljskom liječenju i zakonu o dopustu (FMLA) te srodne aplikacije i papirologiju
• Dokumentacija FMLA o liječniku
• Dokumentaciju o bolestima člana obitelji ili djeteta za koje se prijavljujete za vrijeme FMLA kako biste osigurali stalnu skrb

• Dokumentacija o medicinskom dopustu za zaposlenike koji ne ispunjavaju uvjete za slobodno vrijeme FMLA
• Liječnički pregledi, bilješke, korespondencija i preporuke
• Medicinski povezane izgovore za izostajanje ili kašnjenje liječnika
• Medicinska ograničenja posla s dokumentacijom liječnika koji preporučuje posao
• Izvješća o nesrećama i ozljedama, uključujući dokumente potrebne za OSHA
• Izvješća o naknadi štete od ozljeda ili bolesti
• Bilo koji drugi oblik ili dokument koji sadrži privatne medicinske podatke o zaposleniku

Ako čuvate ove datoteke povjerljivo, vaši će vam zaposlenici vjerovati i podržavat ćete duh i značaj zakona.

Odricanje:Napominjemo da dostavljene informacije, iako mjerodavne, nisu zajamčene za točnost i zakonitost.Stranicu čita svjetska publika, a zakoni i propisi o zapošljavanju variraju od države do države i zemlje. Molimo vas da potražite pravnu pomoć ili pomoć od državnih, saveznih ili međunarodnih vladinih resursa, kako biste bili sigurni da su vaše pravno tumačenje i odluke točne za vašu lokaciju. Ove informacije služe kao smjernice, ideje i pomoć.