Nadoknada troškova prilikom putovanja za posao

Nadoknada troškova je metoda za plaćanje zaposlenika kada troše vlastiti novac dok rade na poslovnom vremenu. Ti se troškovi obično pojavljuju kada zaposlenik putuje u poslovne svrhe.

Putni troškovi mogu uključivati ​​smještaj, letove, kopneni prijevoz, savjete za službenike, obroke i druge slučajne troškove koje bi zaposlenik mogao doživjeti tijekom putovanja na posao. Ostali poslovni troškovi mogu uključivati ​​stavke kao što su uzimanje klijenata ili budućih zaposlenika na ručak ili večeru, kupnja potrebnih knjiga ili drugih obrazovnih materijala koje poslodavac pokriva ili troškovi vožnje.

Vrste troškova koje će organizacija nadoknaditi nalaze se u poslovnim putovanjima, zabavi i općim politikama troškova koje tvrtka plaća u priručniku za zaposlenike. U nekim slučajevima pokrivaju se troškovi poput kemijskog čišćenja i članstva u teretani na dužim putovanjima. Dok je zabava klijenta na poslovnim putovanjima čest trošak koji se može nadoknaditi, većina tvrtki postavlja ograničenja potrošnje na hranu i zabavu.

Kako zaposlenici plaćaju troškove

Poduzeća koja sve više povjeravaju zaposlenicima s niskim do srednjim stupnjem koji često putuju s korporativnim kreditnim karticama. Umjesto da plaćate troškove vlastitim novcem, zaposlenici naplaćuju sve osim slučajnih i savjeta za kreditnu karticu tvrtke.

To je prikladan pristup nadoknadi troškova za zaposlenika jer računi za kreditne kartice dokumentiraju točne troškove bez da zaposlenik mora spremiti račune i ispuniti izvješća o putnim troškovima.

Drugi način plaćanja zaposlenika za troškove poslovnih putovanja je dnevnica. Dnevnice su unaprijed utvrđene dnevnice koje se isplaćuju zaposlenicima za troškove poslovanja tijekom putovanja. Ovi troškovi mogu biti za smještaj, obroke, savjete, taksi i druge naknade za prijevoz na zemlji.

Ispunjavanje izvješća o troškovima

U oba slučaja korištenje kreditne kartice tvrtke i plaćanje gotovinom, zaposlenici će vjerojatno morati popuniti izvješće o povratu troškova po povratku s putovanja. Pomoću kreditne kartice tvrtke morat će objasniti manje od očiglednih troškova koji se pojavljuju na računu kreditne kartice (kao što je kasni obrok). Također će kompaniji naplatiti dodatne nezgode koje su platili vlastitim novcem ili kreditnom karticom.

Kada zaposlenik plaća gotovinu, on ili ona će morati navesti i povremeno opravdati svaki trošak za koji se traži naknada. Većina tvrtki određuje datum do kojeg se moraju podnijeti izvješća o povratu troškova, a svi troškovi se pregledavaju računovodstveno, kao i izjave tvrtke za izdavanje kreditnih kartica. Bilo koji neopravdani trošak, ili oni koji su isključeni iz politike tvrtke, ne vraćaju se - što uzrokuje probleme zaposleniku.

Neobične situacije

Recimo da prodajni predstavnik uzima s sobom kućnog ljubimca na putovanje i naplaćuje naknadu za hotelski ljubimac na kreditnu karticu tvrtke, tvrdeći da hotel neće razdvojiti naknadu i da planiraju nadoknaditi tvrtku.

Je li to zlouporaba sredstava tvrtke? Izgleda tako. Bilo da je u pisanom obliku ili ne, prilično je jasno, korištenje kreditne kartice tvrtke koristi se samo za troškove tvrtke. U nekim slučajevima, osobna upotreba korporacije može rezultirati prekidom. Međutim, evo što trebate uzeti u obzir. Je li zaposlenik otišao u računovodstvo i objasnio problem da hotel nije mogao izdvojiti naknade za kućne ljubimce? Ili je zaposlenik uhvaćen pažljivim pregledom svojih troškova u računovodstvu?

Još jedan razlog za razmatranje je da li je tvrtka u prošlosti nadoknadila druge zaposlenike za slične troškove? Ako je tako, disciplinske mjere nisu u redu. Međutim, ako se u politici tvrtke jasno navodi da određeni trošak nije dopušten, a zaposlenik je uhvaćen (ne iskreno), onda bi HR trebao poduzeti neku vrstu teškog disciplinskog postupka. Nije svaka situacija jasna. Ponekad morate pitati i napraviti malo kopanja prije poduzimanja akcije.