Kako odgovoriti na zahtjev za referentnu provjeru

Odgovaranje na zahtjev za provjeru reference je lukav posao. Strah od odmazde i sudskih postupaka sprečava mnoge poslodavce da reagiraju. Ove preporuke pomoći će vam da razumno odgovorite na upućivanje na zahtjeve za provjeru, istovremeno štiteći legitimne interese vaše tvrtke i vaših trenutnih zaposlenika.

Slijedite pravila provjere referentne vrijednosti za svoju tvrtku

Prvo, mnoge tvrtke zahtijevaju da menadžeri šalju pisane referentne zahtjeve Ljudskim resursima. Međutim, ako je referenca upravitelja pozitivna, možete se složiti da upravitelj dostavi usmeno upućivanje izravno poslodavcu.

Sve što se šalje u pisanom obliku treba potjecati iz ljudskih resursa, ili osoblje za ljudske resurse treba razmotriti odgovor za dosljednost i zaštititi najbolje interese tvrtke. Uobičajeni format provjere referenci traži od vas da navedete te informacije o bivšem zaposleniku.

• Naziv radnog mjesta, a povremeno i posao,
• Završna plaća,
• Datumi zaposlenja,
• Pruža kontrolni popis koji traži od bivšeg poslodavca da rangira takve karakteristike kao "timski rad" i "pouzdanost".

Ova papirologija je najbolje prepustiti ljudskim resursima - barem, zamolite osoblje HR-a da pregleda bilo koji pisani odgovor koji možda mislite poslati. Nemojte odgovarati na pitanja koja vas pitaju da brojčano ocijenite bivšeg zaposlenika u bilo kojem aspektu njihovog posla ili karakteristika posla.

Brojčane ocjene nisu usporedive na temelju zajedničkog značenja definicije pojma, niti je značenje brojeva na numeričkoj skali definirano na tim obrascima. Stoga je u najboljem slučaju pogrešna komunikacija. U najgorem slučaju, to može povrijediti izglede za posao vašeg bivšeg zaposlenika.

Osigurajte da zaposlenik ima potpisanu autorizaciju u datoteci

Drugo, provjerite je li potpis prethodnog zaposlenika, koji odobrava referentnu provjeru, na papirologiji koju šalje tvrtka koja je podnijela zahtjev. Bez odobrenja prethodnog potpisa zaposlenika ne biste trebali dati nikakve podatke o zaposleniku.

Odgovorite na referentni zahtjev za provjeru s pozitivnom referencom

Ako upravitelj može, uz nekoliko rezervacija, preporučiti bivšeg zaposlenika, u dogovoru s osobljem za ljudske resurse, upravitelj može vratiti poziv poslodavcu koji je pitao. Prilikom odgovaranja na telefonski poziv, upravitelj bi se trebao pobrinuti da je potpis zaposlenika koji ovlašćuje provjeru referencije u datoteci s ljudskim resursima prije povratka telefonskog poziva.

Kada je bivši zaposlenik bio dobar zaposlenik i ostavio vašu tvrtku u dobrim odnosima (možda se supružnik preselio, a udaljenost nije bila zamjenjiva), bivšoj zaposlenici želite pružiti pomoć u pronalaženju novog radnog mjesta.

Ili ste možda kao referencu koristili zaposlenika koji vam je javio u jednom trenutku, iako ne nedavno. Ako imate pozitivne komentare o zaposleniku, možete odgovoriti potencijalnom poslodavcu s pozitivnim komentarima koje možete dati.

Referenca Provjerite pitanja koja ne želite dodirnuti

Odgovarajte samo na pitanja koja vam odgovaraju ako odgovorite na telefonski poziv ili dokument. Menadžer treba samo govoriti o područjima vještina i iskustva zaposlenika o kojima ima izravno znanje. Postoji nekoliko pitanja na koja upravitelj ne bi trebao odgovoriti:

• Primjer pitanja: Predvidite hoće li vaš bivši zaposlenik biti uspješan na položaju za koji se razmatra. (Imaš li kristalnu kuglu, bilo tko?) Ne možeš odgovoriti na ovo pitanje. Čak i ako pozicija zvuči slično, ne možete predvidjeti suradnike, kulturu poslodavca, njihov odnos s klijentima ili bezbroj čimbenika koji pomažu zaposleniku da uspije - ili ne.

  Dobar odgovor: Kada je zaposlenik radio za mene, na svom položaju s mojom tvrtkom, bila je snažna suradnica čiji je rad bio cijenjen.

• Primjer Pitanje: Koje su slabosti zaposlenika?

  Dobar odgovor: Nije imala nikakvih slabosti koje bi mogle utjecati na njezinu sposobnost da uspješno obavlja svoj posao kad je radila za mene.

• Primjer Pitanje: Zašto je zaposlenik napustio mjesto na kojem vam je javila?

  Dobar odgovor: Tražila je povećanu odgovornost i zaokružila svoje znanje o našoj tvrtki i proizvodima.

  Dobar odgovor: Napustila je našu organizaciju zbog osobnih razloga koji su joj bili važni.

To su vrste referentnih provjera pitanja potencijalni poslodavac će vas pitati ako se vrati referentni provjeru telefonski poziv.

Odgovorite na zahtjev za provjeru reference: nije pozitivan

Ako je zaposlenik napustio vašu tvrtku u oblaku, bilo da je zaposlenik loše odgovarao za svoj posao, zaposlenik koji ne plaća doprinose iz drugih razloga, ili nije mogao upravljati, uputite poziv ili obrazac osoblju za ljudske resurse za standardni odgovor.

Ponekad postoje neobične okolnosti u kojima zaposlenik napušta vašu tvrtku. Možda je zaposlenik na svom računalu gledao pornografiju - da, zamolio je svog direktora za ljudske resurse da mu služi kao jedna od njegovih referenci. Drugi bivši zaposlenik možda je prijetio nasiljem ili je počinio nasilje dok je bio zaposlen u vašoj tvrtki.

Iako će ti bivši zaposlenici rijetko navoditi vašu tvrtku kao referencu, budite spremni. Te pozive treba poslati osoblju HR-a za standardni odgovor.

Međutim, ovdje postoji upozorenje. Razgovarajte sa svojim odvjetnikom prije nego što odgovorite na bilo koju provjeru o potencijalno nasilnom zaposleniku. Ako potencijalnom poslodavcu ne otkrijete nasilno ponašanje, a bivši zaposlenik počini nasilno djelo dok je zaposlen kod novog poslodavca, vaša tvrtka može biti odgovorna za otkrivanje tih informacija. Dakle, provjerite sa svojim odvjetnikom pod bilo kojim neobičnim okolnostima u kojima ste se razišli sa zaposlenikom.

Kada bivši zaposlenik traži generičko referentno pismo

Davanje bivšim zaposlenicima generičkog referentnog pisma nije preporučljivo. Kada dokument postoji, on živi zauvijek. Potencijalni zaposlenici pružili su HR uredima kopije pisama koja su bila 10 i 20 godina zastarjela, ponekad jedva čitljiva s više sesija fotokopiranja.

Nakon određenog vremenskog perioda - nemate pojma kakav je zaposlenik postao vaš bivši zaposlenik - osim ako je on ili ona rijetka iznimka koja ostaje u kontaktu. I, nikad ne znate kako će zaposlenik koristiti vaše pismo ili kako će vaše riječi biti interpretirane od strane potencijalnih poslodavaca. Usvojite politiku koja kaže da menadžeri nikada ne daju pisana, generička referentna pisma.

Obavijestite bivšeg zaposlenika da će vaša tvrtka rado dati potvrdu o zaposlenju od ljudskih resursa određenim poslodavcima koji se izravno raspituju.

Završne misli o odgovoru na referentni zahtjev za provjeru

Malo je zaposlenika postavilo cilj neuspjeha na poslu. Ipak, zaposlenici ne uspijevaju i tvrtke i zaposlenici dijele načine. Imajte na umu kada se od vas zatraži preporuka da svaki bivši zaposlenik zaslužuje priliku da počne ispočetka - bez obzira na uvjete pod kojima su se rastali od vaše organizacije.

Možda je bivši zaposlenik bio loše prilagođen položaju na kojem je bio u vašoj tvrtki. Kultura vaše tvrtke možda je bila potpuna neusklađenost s potrebama zaposlenika. Zaposlenik je možda imao drugačiji pogled na zahtjeve svog posla od onoga njegovog šefa. Možda su se njegov osobni život i brak raspuštali tijekom njegova mandata s vašom tvrtkom.

Nikada ne znate sve detalje i razloge zbog kojih zaposlenik ne uspijeva ili se kreće dalje. Lako je kod zaposlenika s visokim učinkom da vam je žao što ste izgubili bolji posao, obiteljski potez ili priliku za sanjanje. Teže je s marginalnim izvođačem.

Budite iskreni ili pružite minimalne informacije. Nemojte predvidjeti uspjeh u kristalnoj kugli niti dati brojčane ocjene i rangiranje za nedefinirane pojmove. Ako je potrebno, navedite minimalne informacije koje opisuju učinak bivšeg zaposlenika. Kad god je moguće, dajte zaposleniku odmor i razgovarajte s potencijalnim poslodavcem.

Nedavni podaci koji se odnose na provjeru referentnih podataka pokazali su da poslodavci ovih dana vrlo ozbiljno uzimaju provjeru referentnih vrijednosti. Više od 90 posto poslodavaca provjerava reference. Kad god je to moguće, dajte bivšim zaposlenicima odmor - kada to možete učiniti dobrim savjesnim.