Popis vještina uredskog pomoćnika s primjerima

Radna mjesta pomoćnika ureda nalaze se u svim industrijama i dijele prilično velik skup vještina. Uredski pomoćnici ponekad se nazivaju tajnicama ili administrativnim pomoćnicima, ali ono što im je činiti je pomoć u funkcioniranju ureda. Da li ured pripada odvjetničkom uredu, medicinskoj praksi, obrazovnoj ustanovi ili korporaciji, potrebe su slične; netko mora arhivirati zapise, održavati rasporede i voditi rutinsku komunikaciju u ime ljudi koji koriste ured.

Taj netko bi mogao biti ti.

Odgovornosti uredskog pomoćnika za posao

Dok su pozicije pomoćnika u uredu uglavnom slične jedna drugoj, posao je i dalje promjenjiv - on se razlikuje od dana do dana, a ne od ureda do ureda. Danas možete djelovati kao recepcionarka, sutra će možda trebati popraviti pisač, a dan nakon toga morat ćete cijeli ormar za arhiviranje dovesti u 21. stoljeće. Da biste uspjeli, trebat će vam vrlo širok skup vještina.

Uredski pomoćnici su među velikim neopjevanim junacima poslovnog svijeta, jer kada obavljate svoj posao dobro, nitko ne primjećuje - ured se pojavljuje sam. Ali neki ljudi uživaju u brzom i fleksibilnom radu, osjećaju da ste u srcu svega. I dobar tajnik još uvijek može naći posao gotovo bilo gdje, u bilo kojoj organizaciji.

Kako koristiti popise vještina

Ove popise vještina možete koristiti tijekom procesa traženja posla. Prvo, nazivi tih vještina funkcioniraju kao ključne riječi, stoga upotrijebite što više možete prilikom pisanja životopisa. Nemojte se oslanjati na unajmljivanje nadzornika da biste shvatili da imate ono što žele, izravno im recite.

Drugo, možete koristiti te iste ključne riječi u popratnom pismu. Posebno se usredotočite na one o kojima najviše brine vaš budući poslodavac. Morat ćete se baviti istraživanjem, jer su poslovi pomoćnika u uredima često slični, a nadzornici za zapošljavanje razlikuju se po prioritetima. Opis posla vjerojatno će uključivati ​​popis potrebnih vještina. Obratite pozornost na to.

Konačno, možete upotrijebiti ovu diskusiju za planiranje intervjua. Uvjerite se da imate barem jedan primjer za vrijeme koje ste pokazali vještine iz svake od ovdje navedenih kategorija.

Također može pomoći u pregledu popisa vještina navedenih po poslu i vrsti vještina.

Vrhunske vještine uredskog pomoćnika

Vještine govorne komunikacije: Komunikacija je kritična vještina za pomoćnika u uredu. Morat ćete komunicirati sa svojim nadređenim, kolegama u uredu, stručnjacima koje vam pomažu, a možda i klijentima ili osobama u drugim uredima iste organizacije. Svi radite kao tim, a vi ste glavni komunikacijski centar. Svakodnevno ćete morati biti veseli, uslužni, dobro informirani, artikulirani i dobar slušatelj.

• Telefoni za odgovor
• Odnosi s klijentima
• Komunikacija
• Prosljeđivanje telefonskih poziva
• Preuzimanje poruke
• Usmjeravanje telefonskih poziva
• telefonska centrala
• Telefon
• Verbalna komunikacija

Pismene komunikacijske vještine: Većina uredskih pomoćnika puno piše. Mogu pisati bilješke, ispunjavati obrasce ili nacrtati pisma ili e-poštu. Neki stvaraju sadržaj za web-lokaciju tvrtke ili uređuju tekst za druge. Jasna, profesionalna pisana komunikacija je obavezna.

• Dopisivanje
• E-mail
• pošta
• pošte
• kucanje
• Obrada riječi
• Pisana komunikacija

Prijateljstvo: Uredski pomoćnik može biti prva osoba koju klijent vidi prilikom ulaska u ured. Ako je trenutačno primarni korisnik ureda izvan ureda, uredski pomoćnik može biti jedina osoba s kojom posjetitelj komunicira. Morate biti spremni pozdraviti svakog posjetitelja s osmijehom i ljubaznom riječi i pomoći im u svemu što vam je potrebno do sada. Dakle, dobre interpersonalne vještine su nužnost.

• Služba za korisnike
• Režiranje posjetitelja
• Fleksibilno
• Prijateljski
• Pozdravite goste
• interpersonalna
• Pozitivan stav
• Pouzdanost
• Pozdravni posjetitelji

Tehnološke vještine: U starim danima, tajnice su puno pisale. Vremena su se promijenila i tehnologija, ali uredski pomoćnici i dalje mogu očekivati ​​da će provesti dosta vremena ispred tipkovnice. Umjesto pisaćeg stroja, morat ćete se upoznati s različitim softverskim aplikacijama. Znati kako napraviti neku laganu tehničku podršku i kako popraviti nepopustljiv pisač također ne boli.

• Računalo
• nadmašiti
• Internet
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• QuickBooks
• Tehnologija

Organizacija: Uredski pomoćnici moraju biti iznimno organizirani kako bi učinkovito mogli manipulirati svojim brojnim zadacima.Morat ćete pomoći iu organizaciji drugih ljudi, od održavanja kalendara do urednog održavanja ureda.

• Administrativna podrška
• imenovanja
• Naplata
• kalendari
• sveštenički
• Unos podataka
• Isporuka pošte
• Elektronsko podnošenje
• Izvješća o troškovima
• podnošenje
• Operacije front desk
• Upravljanje novcem
• Dužnosti ureda
• Uredska oprema
• Zalihe isporuke ureda
• Uredski pribor
• Podrška za ured
• Organizacija
• kancelarijski posao
• dostava

Vještine rješavanja problema: Rješavanje problema ili vještine kritičkog mišljenja važne su za svakog uredskog pomoćnika, jer ćete često biti osoba s kojom se drugi susreću s pitanjima ili pitanjima.

• Koordinirajte aktivnosti ureda
• sastanci
• Vještine rješavanja problema
• Odgovorite na upite
• Zakazivanje
• Prikazivanje i usmjeravanje poziva
• Proračunske tablice
• Timski rad
• Upravljanje vremenom
• Putni aranžmani