Planiranje teškog razgovora na radnom mjestu

Svaki vođa i menadžer na svakoj razini ima prljavu malu tajnu koju aktivno skrivaju.

Da, nepostojana istina je da svi aktivno izbjegavaju provođenje teškog razgovora. To vjerojatno uključuje i vas. Na teži smo način naučili da nitko ne pobjeđuje kada vođa odgađa suočavanje s teškom temom.

Bilo da ste supervizor prve linije koji je primio pritužbe (koje ste potvrdili) da bi Bob možda želio promijeniti ili koristiti dezodorans, ili ste glavni izvršni direktor koji odgađa suočavanje s činjenicom da njezina najamna zvijezda gori, postoji teški razgovor iznajmljivanja prostora u vašem umu negdje. Vrijeme je da oslobodite taj prostor i smanjite anksioznost prije razgovora odgovarajućom pripremom.

Savjeti za planiranje produktivnog teškog razgovora

Započnite planiranje fokusirajući se na prednosti provođenja ovog dospjelog razgovora

U najtežim situacijama, zdravlje vašeg tima, vaše tvrtke, pa čak i vaše reputacije negativno utječu na vaše odugovlačenje. Suočavanjem i vođenjem razgovora, učinkovito ćete eliminirati prepreku, riješiti dugogodišnji problem i / ili omogućiti nekome ili nekoj grupi da ojačaju u svojoj potrazi za uspjehom. I da, oslobodit ćete prostor koji ovaj budući događaj izaziva tjeskobu iznajmljuje u vašem umu.

Procijenite situaciju i željeni smjer za raspravu

Zapitajte se: s kakvom se situacijom ovdje bavimo? Razmislite o situaciji i usredotočite se na utvrđivanje najvjerojatnijeg pristupa ili ishoda. Nekim je menadžerima korisno kategorizirati situaciju prije vođenja rasprave. Iako ne postoji univerzalna kategorizacija, okvir trenera, vlaka, savjetnika ili osnaživanja korisna je polazna točka.

Neke situacije zaslužuju podučavanje, gdje potičete, nudite povratne informacije i izazivate pojedinca da se prilagodi ili prilagodi praksom.

Druge situacije su jasni primjeri gdje su vještine problem. U ovom slučaju, obuka je održiv pristup, nakon čega slijedi promatranje i podučavanje.

U nekim situacijama, prilagodba ponašanja je bitna za sigurnost, prihvatljivu izvedbu ili širu produktivnost. Kronično kasni zaposlenik ugrožava izvedbu grupe. Nagli zaposlenik ugrožava zdravlje tima. Te situacije moraju biti potpune s implikacijama. Te eufemističke reference spominjem kao "savjetodavne razgovore".

U situacijama u kojima pojedinac pokazuje kompetenciju ili ovladava situacijom potrebno je osnažiti ih da učine više. Iako je pozitivna situacija, mnogi pojedinci su zadovoljni što im je udobno i bit ćete izazvani da ih vodite u nova područja i izazove.

Usredotočite se na identificiranje ključnih pitanja ponašanja

Svrha diskusije o povratnim informacijama ili mentorstvu je podržati promjenu ili jačanje ponašanja. Stav nije ponašanje. Koje je temeljno ponašanje koje ste vi i drugi primijetili da utječe na izvedbu? Budi precizan.

Povežite ponašanje s tvrtkom, a ne s osobom. Oduprite se optužujućoj kroničnoj osobi kao lijenoj ili neodgovornoj. Usredotočite se na utjecaj kašnjenja na sposobnost tima ili funkcije ili pojedinca da uspješno završi svoj rad. Isto tako, glavni izvršni direktor može biti neodlučan u ključnim talentima ili strateškim pitanjima. Usredotočite se na utjecaj koji nedostatak pravodobne odluke ima na uspješnost poslovanja.

Na primjer:

Johne, zakasnili ste na smjenu 3 puta u dva tjedna. Kada kasnite, članovi tima moraju istovremeno pokrivati ​​vaše područje i svoje. To dodaje stres grupi, povećava greške i ugrožava kvalitetu naših usluga našim klijentima.

Cheryl, zadržali ste se na dvije ključne odluke za prošli mjesec. Nedostatak odluka o tim pitanjima pomiče naš raspored. Kao što znate, igramo nadoknadu s našim konkurentima u tim područjima, a kašnjenja s naše strane izravno će utjecati na naše najbolje i najniže rezultate sljedeće godine.

Planirajte i vježbajte otvaranje kazne

U desetinama radionica koje pomažu pojedincima da nauče kako uspješno upravljati teškim raspravama, aktivnost izrade i prakticiranja uvodne rečenice dosljedno je identificirana kao najvažniji korak u uspješnom procesu. Uzmite si vremena da zapišete pitanja i ponašanja, oblik i okvir, a zatim provedite svoju uvodnu rečenicu. Postoji visok stupanj povezanosti između uklapanja vašeg otvarača razgovora i provedbe učinkovitog, konstruktivnog razgovora.

Planirajte i prakticirajte svoju uvodnu rečenicu dok vam ne bude udobno.

Plan konačnog odredišta ovog početnog razgovora

Već ste procijenili situaciju (podučavanje, obuka, savjetovanje, osnaživanje). Vaš cilj je postići dogovor (ideal) ili usklađenost (u okolnostima savjetovanja) kao potporu jačanju ili promjeni ponašanja. Dok je vođenje rasprave i umjetnost i znanost i tema za sljedeći post, trebali biste planirati kako ćete uvesti željene sljedeće korake. U nekim slučajevima to će biti dijalog, au drugim slučajevima mandat.

Prije početka razgovora morate znati gdje želite završiti razgovor.

Plan za razumni i pravilan vremenski horizont

Znati i biti spreman artikulirati je li promjena u ponašanju potrebna odmah ili, hoće li se promatrati tijekom vremena i putem treniranja i redovitih povratnih informacija. Razgovor nije kraj procesa, a oni koji ovladaju teškim razgovorima imaju jasnu ideju o vremenskom horizontu za prave promjene.

Donja crta za sada

Učinkoviti vođe i veliki menadžeri razumiju važnost i hitnost teških razgovora. Iako je naša sklonost da ih potpuno zaustavimo ili izbjegnemo, ovaj pristup je štetan za sve uključene. Prvi korak u rješavanju vaših kasnih teških razgovora najbolje je provesti kao sesiju planiranja. Izmjerite dva puta, izrežite jednom. I da, svi znamo da prethodno planiranje sprječava osobito slab učinak.