Kako uspješno upravljate projektom?

Čestitamo! Upravo ste bili zaduženi za važan novi projekt. Jasno, vaš šef nudi ovu priliku kao glas povjerenja u vaše vještine. I dok ste uzbuđeni, ovo je prvi put da ste odgovorni za cjelokupni projekt i to je pomalo zastrašujuće

Brojna pitanja prolaze kroz vaš um:

• Kako započeti?
• Koji su koraci potrebni za pomicanje projekta od inicijacije do zatvaranja?
• Kako mogu izgraditi projektni tim visokih performansi?
• Koga tražim za pomoć u ovom procesu? Postoji li izvršni sponzor?

Ovi se savjeti usredotočuju na pomaganje svima koji su novi u vođenju projekta, odbora ili inicijative tima za aktivnost koja je jedinstvena za organizaciju. Bilo da organizirate prazničnu zabavu ili vodite inicijative za razvoj novih proizvoda, postoje alati i procesi upravljanja projektima kako bi vaša vjerojatnost uspjeha bila mnogo veća.

5 faza procesa projekta:

1. inicijacija: pokrenuti projekt.
2. Planiranje: planiranje cjelokupnog rada projekta.
3. Izvršenje: zapravo obavljanje posla.
4. Upravljanje i kontrola: sve što radite tijekom projekta kako biste pratili napredak.
5. zatvaranje: dovršavanje i isporuku projekta i odlaganje tima.

Ovi koraci su identični za svaki projekt.

13 osnovnih koraka za projekt Novice:

1. Definiranje opsega:Prvi i najvažniji korak u bilo kojem projektu je definiranje opsega projekta. Što trebate postići ili stvoriti? Koji je cilj projekta? Jednako je važno definirati što nije uključeno u opseg vašeg projekta. Ako ne dobijete dovoljno definicije od vašeg šefa, razjasnite opseg i pošaljite ga natrag gore na potvrdu. Iako je primjer malo izvan poslovne teme, svi se možemo odnositi na vjenčanje. Prilikom planiranja vjenčanja, možda imate kao svoj cilj: pripremiti svadbeni prijem za 100 gostiju zajedno s večerom, otvorenim barom, svadbenom tortom i live bendom za ples do određenog datuma po cijeni koja ne prelazi 20.000 dolara.

1. Određivanje dostupnih resursa:Koje ćete ljude, opremu i novac imati na raspolaganju za postizanje ciljeva projekta? Kao voditelj projekta obično nećete imati izravnu kontrolu nad tim resursima, ali ćete morati upravljati njima kroz upravljanje matricama.
2. Razumijevanje vremenske linije:Kada treba dovršiti projekt? Dok razvijate svoj projektni plan, možda ćete imati određenu fleksibilnost u načinu na koji koristite vrijeme tijekom projekta, ali rokovi su obično fiksni, kao u slučaju vjenčanja. Ako se odlučite za prekovremeni rad u skladu s rasporedom, morate to odmjeriti u odnosu na ograničenja proračuna.

1. Sastavite svoj projektni tim:Povežite ljude iz vašeg tima i pokrenite dijalog. Oni su tehnički stručnjaci. Zato ih je njihov funkcionalni supervizor dodijelio projektu. Vaš posao je upravljati timom.
2. Pojedinosti o radu, 1. dio:Koji su glavni dijelovi ili komponente koje je potrebno stvoriti za dovršenje projekta? Primjerice, vjenčanje zahtijeva visoku razinu: recepciju, hranu, piće, tortu, goste i zabavu. Naravno, svaki od tih većih predmeta može se podijeliti na mnoge dodatne stavke. To je sljedeći korak.

1. Pojedinosti o radu, 2. dio: U primjeru našeg vjenčanja, vjerojatno imate tim ili osobu zaduženu za različite komponente. Surađujte sa članovima tima kako biste naveli detalje potrebne za postizanje svake glavne stavke. Osoba zadužena za hranu mora razumjeti mogućnosti, ograničenja troškova i napraviti odabir koji podržava postizanje opsega. Navedite manje korake u svakom većem koraku. Koliko duboko stupate u sve detaljnije korake ovisi o veličini i složenosti vašeg projekta.

1. Izradite preliminarni plan:Okupite sve svoje korake u plan. Dobar način da to učinite jest da koristite tablicu prednosti koja identificira koje stavke moraju prethoditi drugim stavkama. Formalne prakse upravljanja projektima zahtijevaju razvoj onoga što se naziva mrežni dijagram i identificiranje kritičnog puta. Iako to može biti iznad vaših potreba ili razine znanja, ključno je pitanje slijediti aktivnosti u pravom redoslijedu, a zatim dodijeliti resurse aktivnostima. Pitanja koja treba postaviti uključuju: Što se prvo događa? Što je sljedeći korak? Koji se koraci mogu odvijati istovremeno s različitim resursima? Tko će učiniti svaki korak? Koliko će to trajati? Postoji mnogo izvrsnih softverskih paketa koji mogu automatizirati mnogo toga detalja za vas. Pitajte druge na sličnim pozicijama što koriste.

1. Izradite svoj osnovni plan:Dobijte povratnu informaciju o svom preliminarnom planu od svog tima i drugih zainteresiranih strana. Prilagodite svoje vremenske i radne rasporede kako bi se projekt uklopio u raspoloživo vrijeme. Izvršite potrebne prilagodbe preliminarnog plana za izradu osnovnog plana.
2. Zatražite prilagodbe projekta:Projektu gotovo nikada nije bilo dovoljno vremena, novca ili talenta.Vaš posao je učiniti više s ograničenim resursima nego što ljudi očekuju. Međutim, često postoje ograničenja na projektu koji su jednostavno nerealni. Morate napraviti svoj slučaj i prezentirati ga šefu i zatražiti da se promijene te nerealne granice. Tražite promjene na početku projekta. Nemojte čekati dok ne bude u stanju zatražiti promjene koje su vam potrebne. Međutim, ako vaš projekt uključuje vjenčanje, nemojte očekivati ​​da ćete biti uspješni tražeći mnoge značajne promjene!

1. Radite svoj plan, ali nemojte umrijeti za njega:Izrada plana je važna, ali plan se može promijeniti. Imate plan za vožnju na posao svako jutro. Ako je jedno raskrižje blokirano nesrećom, promijenite plan i krenite na drugi način. Isto učinite s projektnim planovima. Promijenite ih prema potrebi, ali uvijek imajte na umu opseg i resurse.
2. Pratite napredak svog tima:Na početku projekta ćete ostvariti mali napredak, ali tada počnite pratiti što svi rade. To će olakšati hvatanje problema prije nego što postanu problemi.
3. Sve dokumente:Vodite evidenciju. Svaki put kada promijenite osnovni plan, napišite što je promjena i zašto je to bilo potrebno. Svaki put kada se novi zahtjev doda projektu napiši gdje je došao zahtjev i kako je vremenski okvir ili proračun prilagođen zbog toga. Ne možete se sjetiti svega, pa ih zapišite kako biste ih mogli pregledati na kraju pregleda projekta i učiti od njih.
4. Informirajte sve:Informirajte sve zainteresirane strane o napretku cijelo vrijeme. Dajte im do znanja o svom uspjehu dok dovršavate svaku prekretnicu, ali i informirajte ih o problemima čim se pojave. Također, informirajte svoj tim. Ako se razmatraju promjene, recite timu o njima što dalje možete. Pobrinite se da svi u timu budu svjesni što svi drugi rade.

Donja linija

Ne morate biti formalni voditelj projekta koji vodi projektnu inicijativu. Međutim, alate i logiku upravljanja projektima trebali biste primijeniti na rad na razjašnjavanju vaših ciljeva, detaljno razraditi rad, izgraditi tim i izvršiti i pratiti rad. Najbolje za uspjeh!