Kako napisati plan upravljanja projektom

Plan upravljanja projektom je dokument koji određuje kako će tim raditi na projektu. Opisuje životni ciklus projekta i pokriva kako će se rad izvršavati, nadzirati, kontrolirati i zatim formalno zatvoriti.

Plan upravljanja projektom je zapravo generički naziv za sve pod-planove koje ćete izraditi za projekt. Plan upravljanja projektom možemo definirati kao sve što je obuhvaćeno ovim planovima:

• Plan upravljanja zahtjevima
• Plan upravljanja opsegom
• Odredite plan upravljanja
• Plan upravljanja kvalitetom, ako ga imate
• Plan upravljanja troškovima
• Plan upravljanja rizikom (koji bi trebao upućivati ​​na vaš dnevnik rizika)
• Plan upravljanja promjenama
• Plan upravljanja nabavom, ako ga trebate za projekt
• Plan upravljanja konfiguracijom, opet, samo ako planirate napisati: možda ne osjećate da je to potrebno za vaš projekt
• Plan upravljanja ljudskim resursima

Plan upravljanja projektom također sadrži važne informacije o osnovnim crtama projekta, posebno za opseg i raspored. To vam daje liniju u pijesku na koju se možete vratiti, tako da možete lako vidjeti što se promijenilo kada napokon zatvorite projekt i usporedite planiranu stvarnu izvedbu.

S obzirom na to, plan upravljanja projektom postoji kao dokument sam po sebi. Evo što treba uključiti i na koji način uputiti te druge odjeljke.

Pisanje dokumenta plana upravljanja projektom

Pokrenite dokument s nazivom projekta i datumom. Koristite predložak iz Ureda za upravljanje projektima ako ga imate, kako biste uštedjeli da morate početi od nule.

Zatim uključite ove odjeljke:

Pragovi i polazne vrijednosti: Navedite kako će se upravljati osnovama za raspored, opseg, troškove i područja kvalitete projekta. Odredite koje će prihvatljive varijacije planirati (na primjer, +/- 10 posto) i što ćete učiniti ako izgledaju kao da će biti prekršene. To ste možda već dokumentirali u Povelji projekta.

Upravljanje: Odredite preglede projekata, recenzije kolega i druge mjere upravljanja koje ćete primijeniti dok prolazite kroz životni ciklus upravljanja projektima. Kao minimum, trebate uključiti formalni potpis na kraju svake faze. To je jedna od uloga sponzora projekta. Također možete unijeti pojedinosti o ocjenama kvalitete koje ćete držati ako je to prikladno za vaš projekt.

Metodološke odluke: Ovo je dobro mjesto za upisivanje dijelova vaše metodologije upravljanja projektima koje ste odlučili ne raditi jer to nije relevantno. Primjerice, ovdje možete primijetiti da nećete napraviti plan upravljanja nabavom jer za vaš projekt nije potrebna nikakva nabava.

Još nešto: Ne ograničavajte se na te naslove. Uključite bilo što drugo što mislite da bi moglo biti relevantno za planiranje projekta, kao što su veze s drugim projektima u tvrtki, vanjski čimbenici koji mogu utjecati na planiranje koje želite privući nečiju pažnju i tako dalje.

Dopunski planovi

Ako spojite sve projektne dokumente u jednu, to će biti ogroman plan upravljanja projektom. Najbolje je u ovaj dokument uključiti veze (ili barem opis mjesta gdje se dokument može pronaći). Onda, ako netko želi ići i pročita ga, može ga pronaći, bez da vaš plan upravljanja projektom postane toliko dugačak da ga nitko uopće ne gleda.

Ne zaboravite povezati s osnovnim linijama. Za polazište rasporeda projekta spremite verziju svog plana i vezu na to. Za početnu vrijednost troškova spremite verziju svog planiranja proračuna od danas i povežite se s tim. Ti su dokumenti živi dokumenti i mijenjaju se kako se projekt nastavlja, ali ćete zadržati te izvorne datoteke kako biste se osvrnuli na njih i napravili usporedbu.

Naposljetku, dodajte kontrolu nad verzijom u svoj plan upravljanja projektom, tako da ako ga trebate ažurirati lako ćete moći vidjeti ako radite na najnovijoj kopiji.