Pisanje za poslovanje - upravljanje i vođenje

Svrha poslovnog pisanja je prenošenje informacija nekom drugom ili traženje informacija od njih. Da biste bili uspješni u pisanju za posao, morate biti potpuni, sažeti i točni. Vaš tekst treba biti napisan tako da čitatelj može lako razumjeti ono što im govorite ili ga pitate.

Puno pisanja za posao je neuredno, loše napisano, neorganizirano, prepuno žargona i nepotpuno. Često je ili predugo ili prekratko. Svi ti atributi doprinose neučinkovitom poslovnom pisanju.

Bilo da pišete prijedlog prodaje, poruku e-pošte šefu, ili upute za upute za softverski paket, postoje određeni koraci koje morate slijediti da biste bili učinkoviti. Slijedite ovih pet koraka:

1. Organizirajte svoj materijal
2. Razmotrite svoju publiku
3. Zapišite svoje misli
4. Pročitajte svoj materijal
5. Uredite svoj materijal

Organizacija je ključna

Ako ne organizirate svoj materijal, neće dobro protjecati i to neće imati smisla. Pisanje može biti jednostavno ili komplicirano. Prilikom pisanja e-pošte s najavom sastanka osoblja, ovo je jednostavno kao prikupljanje misli. S druge strane, vjerojatno ćete prije kompleksnog materijala morati razviti složen pregled ako pišete rezultate revolucionarnog farmaceutskog suđenja. Bez obzira na zadatak, bez odgovarajuće razine organizacije (čak i organiziranja vaših misli), možda nećete uključiti sve što trebate ili ne želite istaknuti najvažnije teme.

Propusti ili pogrešan fokus učinit će vaše poslovanje pisanjem manje jasnim.

Upoznajte svoju publiku

Prije nego što počnete pisati, razmislite o ciljanoj publici. Na primjer, prezentacija o novom 401 (k) programu vaše tvrtke može imati isti pregled kada se daje vašem financijskom direktoru, kao i zaposlenicima, ali razina pojedinosti koju uključite bit će različita. Također trebate razmotriti ton. Brza e-pošta vašem timu, podsjećajući ih na godišnju tvrtku picknick, neće imati isti ton kao i vaša poruka o godišnjem izvješću vaše tvrtke.

Također, zapamtite da ćete učinkovitije komunicirati sa svojom publikom ako se usredotočite na ono što želite da čuju, a ne na ono što ćete reći.

Riječ o dobrom pisanju

Dobri pisci imaju različite stilove pisanja. Neki vole pisati sve, a zatim se vratiti i urediti. Drugi više vole uređivati ​​kako idu zajedno. Ponekad se njihov preferirani stil razlikuje ovisno o tome što pišu.

Dok pišete (ili kad uređujete) budite svjesni duljine. Trebali biste upotrijebiti dovoljno riječi da bi vaše značenje bilo jasno, ali nemojte koristiti nepotrebne riječi samo da biste ga učinili cvjetnim. Poslovno pisanje mora biti jasno i koncizno, ne opširno i cvjetno. Zapamtite, nitko u poslu nema vremena za čitanje više nego što je potrebno.

S druge strane, nemojte učiniti vaš komad prekratak. Morate napisati dovoljno da bi vaše značenje bilo jasno i neće biti pogrešno shvaćeno. Zamislite da je dio opreme u skladištu označen kao "korišten, ali dobar". Bilo bi nejasno je li to značilo da se dio opreme koristio puno, ili da oprema više nije bila nova, ali još uvijek funkcionalna. Nekoliko dodatnih riječi učinilo bi značenje jasnim. Također, izbjegavajte korištenje žargona ili kratica jer one mogu značiti različite stvari različitim čitateljima.

Bez obzira na vaš stil pisanja, svi pisci moraju ispraviti i urediti sve pisane materijale, čak i poruke e-pošte.

Korektura i uređivanje

Bez obzira na vaš stil pisanja, svi pisci moraju ispraviti i urediti sve pisane materijale, čak i poruke e-pošte. Nakon što završite s pisanjem, provjerite svoj rad. Tada ćete ga možda morati urediti. Korektura je ponovno čitanje onoga što ste napisali kako biste bili sigurni da su sve riječi u vašoj glavi ispravno napisane na papiru. Budući da naš mozak radi brže od naših prstiju, možete izostaviti riječi, ostaviti kraj ili upotrijebiti pogrešan homonim (npr. "Tamo" umjesto "njihov"). Ispravljanje uhvati ove pogreške. Očigledno, lektura jednog retka e-pošte je jednostavna i samo gledanje preko nje kao što ste tip svibanj biti dovoljno.

Međutim, ako pišete upute za uporabu, vaša lektura će biti složenija i trajat će dulje.

Nakon što izvršite korekturu materijala, vrijeme je za uređivanje. Ponekad se lektura i uređivanje može obaviti istodobno, ali je učinkovitije kada se rade sekvencijalno.

Razlog zbog kojeg ste uredili je da popravite ili promijenite ono što ste napisali kako biste poboljšali zvuk (i čitanje) materijala. Kada pišete za posao, to znači popraviti pogreške i učiniti tekst jasnim i sažetim što je više moguće.

Ne pišeš roman

Kada pišete za posao, ne pišete sljedeći "veliki američki roman". Vaše pisanje treba biti opisno koliko je potrebno, ali ne morate slikati živopisne slike riječi koristeći puno velikih riječi i figura govora. Ako mislite na "staklene kuće", nemojte pisati "staklasta mjesta", pišite "staklene kuće".