Vođenje teških diskusija na radnom mjestu

Izazovni razgovori ključni su za poboljšanje performansi i rješavanje problema za menadžere na svim razinama. Nažalost, previše menadžera odgađa vođenje tih razgovora iz straha od odmazde ili zato što vjeruju da će razgovor ugroziti njihov odnos s drugom stranom. Važno je steći kontrolu nad tim emocijama, a najbolji način za razvijanje povjerenja za isporuku teških razgovora je slijediti strukturirani proces.

10 savjeta za poboljšanje udobnosti s teškim razgovorima

1. Obavi planiranje: Vaše promatranje tih ponašanja i vaša sposobnost povezivanja tih ponašanja s tvrtkom su ključni. Znati gdje želite razgovarati. Pravi majstori s povratnim informacijama razvijaju disciplinu kako bi ispisali i prakticirali svoje planirane razgovore. Prethodno planiranje sprječava loše performanse!
2. Pravovremenost je bitna: Ako ste ikada primili godišnji pregled rada koji je uključivao kritiku nečega što ste navodno učinili ili niste učinili prije nekoliko mjeseci, znate kako je bezvrijedna ustajala povratna informacija. To je vaš posao kao menadžera kako bi se osiguralo da povratne informacije budu ponašajne, usredotočene na poslovanje i pravodobne. Moj partner za pisanje moje prve knjige, Praktične lekcije u vođstvu, sugerirao je da se vrijednost konstruktivnih povratnih informacija smanjila za 50% svaki dan kada ste ga odgodili.

   Ako su emocije vruće, pustite da se stvari malo ohlade. Dok sam vas upravo završio, molim vas da pružite pravovremenu povratnu informaciju - što je moguće bliže incidentu - ako se stvari zagrijavaju, odvojite dan da se malo ohlade. Samo nemojte predugo zadržavati.

1. Odaberite postavku: Ako je vaša teška tema potencijalno neugodna ili ako očekujete emocionalni odgovor, izbjegavajte postavke otvorenog ureda ili konferencijske sobe sa staklenim prozorima. Nemojte pogriješiti s druge strane odabirom postavke za zastrašivanje. Neutralna privatna postavka najbolje je za teže razgovore. Ako se bojite fizičkih posljedica, posavjetujte se s vašim predstavnikom H.R. koji može odlučiti da bude s vama.
2. Pripremite svoj stav: Neophodno je ići u te rasprave s osjećajem samopouzdanja i ponašanjem koje pokazuje da ste mirni i predani pozitivnom ishodu. Vaš ton glasa, govor tijela i kontakt očima su važni. Zapamtite, ovaj razgovor je važan za vašu tvrtku, vaš tim i pojedinca koji sjedi nasuprot vama. Upravljajte kako biste prikazali pravu razinu odlučnosti s pravom razinom brige za dobrobit druge strane.

1. Upotrijebite Otvornu rečenicu koju ste pripremili na sesiji planiranja: Dobar otvarač identificira ponašanje, povezuje ga s poslovnim utjecajem i ukazuje na potrebu za promjenom. Nemojte se osjećati primoranim zamotati ga u pohvalu. Dok neki praktičari s povratnim informacijama cijene pozitivno “konstruiranje” konstruktivnih povratnih informacija, mnogi vjeruju da to jednostavno zbunjuje poruku. I, naravno, trebali biste dati pozitivne povratne informacije - kada ste zaslužili - rano i često.
2. Nemojte izgubiti kontrolu nad razgovorom: Više od nekoliko dobronamjernih menadžera našlo se naopako u tim razgovorima. Ako sudionik odgovori na vašu uvodnu izjavu s nečim poput: "Pa, ja bih to učinio da ste bolji menadžer", nemojte se obraniti i pustiti da se razgovor pretvori u svađu oko vaše izvedbe. Razumni odgovor mogao bi biti: "John, ovaj razgovor govori o ponašanju koje sam opisao i utjecaju koji on ima na naše poslovanje, a ne na moju izvedbu."

1. Ne bježite iz vodovoda: I muškarci i žene će povremeno plakati, a iako je neugodno, često je način na koji pojedinac reagira na stres. Budite spremni s tkivom. Dajte im vremena da stvore. Ako je potrebno, napravite kratak odmor. Možete biti suosjećajni sa situacijom, samo nemojte dopustiti da vam suze iskoče iz fokusiranja kako biste došli do prave rezolucije.
2. Promovirajte dijalog: Najbolje povratne informacije i razgovori usmjereni na ponašanje su rasprave, a ne monolozi. Druga strana će vam dati otvore za stvaranje rasprave gdje je to prikladno. Ispitajte kako biste potvrdili razumijevanje i zatražili ideje o jačanju ili promjeni dotičnog ponašanja. Znate da radi kada stranka koja prima informacije nudi ideje o vlastitim poboljšanjima.

1. Ne zaboravite raditi prema planiranom smjeru za razgovor: Ako je ponašanje povezano s vještinom ili znanjem, pripremite se s idejama za obuku. Ako je treniranju za jačanje povjerenja ili potaknuti pojedinca da se sljedeći korak, stavi na svoj treniranju šešir. Ako je tema usredotočena na neprihvatljivo ponašanje, ponovite poslovni učinak ponašanja i ponudite jasno savjetovanje o izbjegavanju toga u budućnosti. Kada se radi o najtežim temama izvođenja ili ponašanja, moraju postojati implikacije za nepoštivanje.

1. Zajedno izgradite akcijski plan: Jednom kada ste stekli jasnoću o tom pitanju, radite zajedno kako biste definirali put naprijed. Dogovorite se o akcijskom planu i odredite jasan datum za praćenje i raspravu o napretku.

Donja linija

Većina menadžera zaustavlja se na provođenju onoga što smatraju da će biti težak razgovor. Druga je tajna da većina ljudi želi povratne informacije i želi ih poboljšati. U anketi nakon ankete u mojim radionicama, pojedinci izričito izražavaju da žele da im menadžeri daju više povratnih informacija - i konstruktivnih i pozitivnih. Umjesto odgađanja ovih rasprave o uspješnosti, karijeri i poslovanju, planirajte uspjeh i koristite gore navedene postupke i savjete kako biste lakše ojačali svoju izvedbu pomoću ovog ključnog alata za upravljanje.