Što bi svaki poslodavac trebao znati o zahtjevima I-9 obrasca

Obrazac I-9 za ispunjavanje uvjeta potreban je Zakonom o imigracijskoj reformi, kojim se provjerava identitet zaposlenika i njihova pravna sposobnost za rad u SAD-u. Ako poslodavac propusti bilo kakve korake ili zaboravi uključiti odgovarajuće dokumente, oni su izloženi riziku za novčane kazne s mogućim i prilično ozbiljnim pravnim komplikacijama, zbog čega je važno provjeriti svaki aspekt zaposlenika I-9.

Popis A - dokumenti koji uspostavljaju identitet i prihvatljivost zaposlenja

Na I-9 postoji potreban popis dokumentacije za dokazivanje identiteta. Ovi dokumenti utvrđuju identitet i podobnost za rad u SAD-u i smatraju se prihvatljivim dokazom za oba.

• Američka putovnica (neispravna ili istekla)
• Potvrda o državljanstvu SAD-a (Oblici N-560 ili N-561)
• Potvrda o naturalizaciji (Oblici N-550 ili N-570)
• Neistražena inozemna putovnica s priloženom Obrazac I-94 koji ukazuje na neisteklo odobrenje za zapošljavanje
• Kartica stalnog rezidenta ili kartica računa za upis stranca s fotografijom (Obrazac I-551)
• Kartica s privremenom rezidentom koja nije istekla (Obrazac I-688)
• Kartica za autorizaciju koja nije istekla (Obrazac I-688A)
• Dozvola za ponovni ulazak koji nije istekao (Obrazac I-327)
• Dokument o putovanju izbjeglica koji nije istekao (Obrazac 1-571)

• Dokument o odobrenju za rad na neodređeno vrijeme koji izdaje Ministarstvo domovinske sigurnosti (DHS) i sadrži fotografiju (Oblik I-688B)

Popis B - dokumenti koji uspostavljaju identitet

U nedostatku bilo kojeg od gore navedenih dokumenata, zaposlenik mora predstaviti još dva, jedan za dokaz identiteta, a drugi za dokaz o ispunjavanju uvjeta za zapošljavanje. Sljedeći dokumenti mogu se koristiti za utvrđivanje identiteta zaposlenika:

• Vozačka dozvola ili osobna iskaznica izdana od strane države ili izvan nje, ako sadrži fotografiju ili informacije kao što su ime, datum rođenja, spol, visina, boja očiju i adresa
• Osobnu iskaznicu koju izdaju savezne, državne ili lokalne vladine agencije ili entiteti, pod uvjetom da sadrži fotografiju ili podatke kao što su ime, datum rođenja, spol, visina, boja očiju i adresa
• Školska iskaznica s fotografijom
• Registracijska kartica birača
• Vojna kartica SAD-a ili nacrt zapisnika
• Osobna iskaznica vojnika

• Kartica pomorskog trgovca SAD-a
• Američki plemenski dokument
• Vozačka dozvola izdana od kanadske vladine vlasti

Popis C - dokumenti koji uspostavljaju uvjete za zapošljavanje

Jedan od tih dokumenata mora biti priložen uz dokument iz Popisa B ako zaposlenik ne može dostaviti dokument s Liste A.

• Američka kartica socijalne sigurnosti koju je izdala uprava za socijalno osiguranje, osim kartice koja navodi da nije važeća za zapošljavanje
• Potvrda o rođenju u inozemstvu izdana od strane Ministarstva vanjskih poslova (Obrazac FS-545 ili Obrazac DS-1350)
• Izvornik ili ovjerena kopija izvoda iz matične knjige rođenih koje je izdala država, županija, općinska uprava ili izvan Sjedinjenih Američkih Država s službenim pečatom
• Američki plemenski dokument.
• Osobna iskaznica američkog građanina (Obrazac I-197)
• Osobna iskaznica za korištenje građanina u SAD-u (Obrazac I-179)

• Dokument o odobrenju za zapošljavanje koji nije istekao, a koji je izdao DHS, osim onih navedenih u Popisu A

Posebna lista za maloljetnike

Zaposlenici koji su mlađi od 18 godina i koji stoga ne mogu predstaviti nijedan od gore navedenih dokumenata, umjesto toga mogu dostaviti dokumente prikladne za dob, uključujući:

• Školski zapisnik ili iskaznica
• Klinika, liječnik ili bolnička evidencija
• Dnevnik vrtića ili vrtića

Dodatne odgovornosti poslodavca prema obrascu I-9

Provjerite jesu li obrasci I-9 ispravno ispunjeni i da vi i vaš zaposlenik točno slijedite upute. Obrazac I-9 svakog zaposlenika morate čuvati najmanje tri godine ili godinu dana nakon završetka zaposlenja, ovisno o tome što je duže.

Čuvajte i kopirajte izvorne dokumente koje su dostavili vaši zaposlenici. To nije potrebno, ali je preporučeno. Zadržite samo minimalni broj potrebnih dokumenata i spremite obrasce i fotokopije dokumenata odvojeno od datoteka zaposlenika.

Ako se napravi bilo kakva promjena u dokumentu datoteke I-9, promijenite ih u izvornom obliku, a zatim promijenite datum i datum. Ne ispunjavajte novi obrazac. Ponovno potvrdite autorizaciju koja istječe i ne dopustite zaposlenicima da rade ako im je dokumentacija istekla.

Budite sigurni da odgovorite u skladu s vremenskim uputama i smjernicama ako primite pismo s nepromjenjivim pismom za socijalnu sigurnost koje označava da određeni broj vaših zaposlenika ima neosigurane brojeve socijalnog osiguranja.

Dobijte aktualne podatke za obrazac I-9 u USCIS-u. Dodatne informacije dostupne su u Društvu za upravljanje ljudskim resursima.

Pravni zahtjevi

Obrazac I-9 mora se ispuniti za svakog novog zaposlenika bez obzira na njegovo nacionalno podrijetlo ili je li zaposlenik američki državljanin. Poslodavac je prekršio savezni zakon o imigraciji ako ne potvrdi identitet i odobrenje za zapošljavanje novog zaposlenika putem obrasca I-9. Kazne se znatno razlikuju i temelje se na sustavu razine, ali mogu doseći gotovo 20.000 dolara. Kazne se povećavaju od 548 USD za svjesno nastavak zapošljavanja pojedinaca koji ne dostave obrasce I-9 uz odgovarajuću provjeru.

Izjava o odricanju od odgovornosti: Molimo Vas da imate na umu da dostavljene informacije, iako mjerodavne, nisu zajamčene za točnost i zakonitost. Stranicu čita svjetska publika, a zakoni i propisi o zapošljavanju variraju od države do države i od zemlje do zemlje. Molimo vas da potražite pravnu pomoć ili pomoć od državnih, saveznih ili međunarodnih vladinih resursa kako biste bili sigurni da su vaše pravno tumačenje i odluke točne za vašu lokaciju.