10 stvari koje svaki novi upravitelj programa treba znati

Upravljanje programom je koristan i dobro plaćen izbor karijere, ali može biti i izazovna. Ako ste upravo dobili svoj prvi posao za upravljanje programom, ili želite znati želite li napraviti skok u karijeru za upravljanje programom, važno je razumjeti što karijera podrazumijeva. Razmotrite ovih 10 stvari od kojih bi svaki novi voditelj programa trebao biti svjestan prije pokretanja upravljačke uloge programa.

Upravljanje programima nije isto što i upravljanje projektima

Upravljanje projektom se odnosi na planiranje rada, organiziranje zadataka i resursa, kontrolu procesa i ostvarivanje određenog cilja. Bilo da otvaranje novog ureda, pokretanje nove aplikacije ili izgradnja olimpijskog stadiona, projekti imaju definiran početak, sredinu i završavaju se jasnim ciljevima.

Upravljanje programom je različito i općenito mnogo šire. Voditelj programa može nadgledati više projekata odjednom, od kojih svaki može imati vlastiti projektni tim i voditelja projekta. Ti projekti zajedno mogu biti dio većeg programa osmišljenog kako bi organizaciji tijekom vremena pružio nešto vrijedno.

Očekujte nesigurnost

Programi su sami po sebi neizvjesni. Iako možda znate kakva je glavna slika, to je samo izjava o viziji kada počnete. Točan put kako doći tamo i što će se projekti zahtijevati tijekom dužeg vremenskog razdoblja je nešto što morate raditi dok idete.

Početi ćete s detaljnim planiranjem onoga što znate i izgraditi sliku o tome kako se obratiti ostatku dok se približavate. Postupno proširite horizonte planiranja i isporuke dok ne možete ići dalje.

Blokirajte vrijeme u redovitim intervalima kako biste planirali sljedeće korake. Isto tako možete iskoristiti ovu priliku da biste bili sigurni da ste još uvijek na pravom putu pružanja poslovne vrijednosti.

Pazi na izgaranje

Iako se projekt može završiti za godinu dana, programi se mogu protegnuti - naizgled na neodređeno vrijeme.

Upravitelji programa moraju zaštititi svoje timove od izgaranja. Ne možete beskrajno raditi na najvećoj brzini, kako biste osigurali da članovi osoblja dobiju adekvatan zastoj. To bi trebalo uključivati ​​razdoblja tišeg vremena na poslu s manje rezultata i dovoljno vremena za odmor.

Upravljajte bolovanjem, pažljivo pratite izvješća o prekovremenom radu i budite svjesni činjenice da je dobrobit vašeg tima najvažnija ako želite smanjiti trošenje i zadržati svoje talentirane ljude za život programa.

Trebate upravljati tempom

Kada isporučujete program koji ima datum završetka, morate upravljati tempom posla.Teško je održati zamah tijekom više godina, pa je vaša uloga voditelja programa žonglirati prioritetima i projektima kako bi se redovito pružali mjerljivi rezultati.

Pomiješajte brze pobjede i stalan napredak prema većim ciljevima. To pomaže timu da vidi kako se krećete naprijed i osigurava da postoje neke kratkotrajnije priče o uspjehu koje će dijeliti kako bi motivacija bila visoka. Konačno, pomaže investitorima i izvršnim menadžerima da vide napredak.

Trenirajte svoj tim za uspjeh

Programi često donose nešto novo, jedinstveno ili transformativno za organizaciju. Jedan od izazova rada na takvim inicijativama je da vjerojatno ne posjedujete vlastite vještine kako biste mogli izvršiti sve potrebne zadatke i projekte.

To je u redu i može se očekivati. Vaš posao kao novog voditelja programa je osigurati da možete poboljšati, prekvalificirati i razviti ljude koje imate, tako da zajedno možete odgovoriti na sve zahtjeve za resursima.

Možda postoje neka područja gdje vam je potreban samo određeni resurs za ograničeno razdoblje. Na primjer, nećete obučiti vaše osoblje kako voziti viljuškar ako je to vještina koja vam je potrebna za samo jedan tjedan. Međutim, ako mijenjate način na koji se upravlja mrežnom prisutnošću vaše tvrtke, vjerojatno bi bilo korisno imati vlastite vještine razvoja web-lokacije zajedno s nekim stručnim znanjem o društvenim medijima ili optimizaciji tražilica. To su vještine na koje će se poslovanje dugoročno oslanjati.

Donosite odluke o tome koje od njih trebate imati u timu i koje bi trebale biti vanjske, a zatim osigurajte da vaš program može ispuniti zadatke obuke i zapošljavanja koji su potrebni da bi bili spremni upravljati rezultatima kako svaki projekt donosi.

Upravljanje je složenije

Ako dolazite iz pozadine upravljanja projektima, upravljanje neće biti iznenađenje za vas. To je način na koji su projektne i programske strukture organizirane i kontrolirane kako bi se osiguralo da se donošenje odluka obavlja na pravi način i da su uključeni pravi ljudi. To je ključno za osiguravanje da se rad napreduje na način koji se uklapa u cjelokupni poslovni slučaj, a pomaže ljudima da budu odgovorni.

Upravljanje je također način na koji ured za upravljanje projektima i viši rukovoditelji mogu osigurati da program bude na putu ostvarivanja koristi. Ona također pruža formalan put do zatvaranja projekata ili cijelog programa ako se može pokazati da te pogodnosti više neće biti ostvarene.

Upravljanje je složenije u programskom okruženju nego u projektnom okruženju. Projektni odbori i upravljačke skupine obično imaju članstvo na izvršnoj razini. To se može očekivati ​​jer je krajnji rezultat programa obično poslovna transformacija.

Planiranje je teže

Voditelji projekata, koji su uključeni u program, obično će svoje projektne planove staviti zajedno, a zatim će se tim za upravljanje programom - pod vašim nadzorom kao voditelj programa - sastati i planovi su integrirani.

To je lakše reći nego učiniti. Potrebno je identificirati ovisnosti između projekata i projektnih zadataka. To vas prisiljava da pogledate zahtjeve za resursima za cijeli program i da manipulirate aktivnostima koje odgovaraju raspoloživosti ključnih ljudi.

Nakon uspostavljanja plana integriranog programa, možete ga pratiti u Ganttovom dijagramu ili drugom softverskom alatu. Kako projektni menadžeri prate svoje projekte u stvarnom vremenu, morat ćete prilagoditi plan programa, obavijestiti sve o promjenama i navesti što to znači za njihova područja rada.

Ne morate planirati svaku liniju

Kao voditelj programa, oslanjate se na svoje voditelje projekata za detaljno planiranje. Nije praktično niti poželjno da pratite program s tisućama zadataka.

Potreban vam je pogled na projekte na visokoj razini s dovoljno detalja da bi vam pokazali hoće li nešto imati učinak na razini programa.

Najlakši način da to učinite je pomoću namjenskih softverskih aplikacija. Pokušaj upravljanja višemilijunskim programom na osnovnoj proračunskoj tablici bio bi previše zahtjevan.

Trebate delegirati

Koliko god da ste dobri u delegiranju, biti u ulozi upravljačkog programa znači da morate biti još bolji u tome.

Dobra vijest je da trebate imati tim voditelja projekata, a možda čak imate i namjenski ured za upravljanje programima koji će podržati vaše transformativne promjene.

Mnogo je posla na programu, a njegovo postavljanje kako bi se osiguralo da se svi pokretni dijelovi kreću zajedno u pravo vrijeme je ogroman napor. Ne možete to učiniti sami i ne biste trebali pokušati. Odredite koliko vremena vam je potrebno za pokretanje programa, a zatim osigurajte da imate tim koji vas podržava.

Ako nemate nikoga u uredu za upravljanje programom, zamolite nekoga da bude dodijeljen timu za upravljanje programom. Ima ih dosta za to. Primjerice, netko tko je u ulozi koordinatora projekta bio bi savršeno postavljen za pružanje koordinacije potrebne na programskoj razini, oslobađajući vas da se uključite u strateške zadatke.

Ne bojte se sukoba

Postoji mnogo nizova programa. Od projekata s teškim dionicima do naizgled nedostižnih rokova, svaki dan će vam pružiti mogućnosti za sukob. Pazite na stvari koje ometaju izvedbu projekta i budite spremni stupiti u situaciju kada je potrebno da biste izbjegli konfliktnu situaciju prije njenog početka.