Sveobuhvatni pregled posla upravljanja projektima

Institut za upravljanje projektima (PMI) definira upravljanje projektom kao "ispunjavanje zahtjeva projekta kroz primjenu znanja, vještina, alata i tehnika za projektne aktivnosti. To se postiže korištenjem pokretanja, planiranja, izvršavanja, kontrole i zatvaranja projekta. „.

Iako se ova definicija može činiti složenom, principi upravljanja projektima zapravo su ukorijenjeni u zdravom razumu i praktičnosti. Bilo da želite pružiti upravljanje projektima svojim klijentima ili je vaš cilj postati voditelj projekta, razmislite o temeljima upravljanja projektima korak po korak. Prije nego počnete, odredite je li usluga koju namjeravate ponuditi (ili zadatak koji preuzimate) doista projekt.

Opće upravljanje u odnosu na upravljanje projektima

Kako se odlučite je li nešto ili nije projekt? Kako bi se to razriješilo, razdvojite dva različita područja upravljanja u funkcionalno (ili opće) upravljanje i upravljanje projektima.

Funkcionalno ili opće upravljanje je kontinuirani rad zadatka. Jedan primjer bi bio ako posjedujete tehnološku tvrtku i imate klijenta za koji pružate podršku pri izradi sigurnosne kopije i kontinuirano upravljate svojim godišnjim računom tako da napravite sigurnosne kopije svojih poslužitelja i pružite im tjedno izvješće o aktivnostima. Ako to radite pet godina i imate ugovor s klijentom koji se može obnoviti, vaš je posao kontinuiran i stoga općenit ili funkcionalan.

Ako, međutim, vaš klijent želi implementirati novi sustav za upravljanje sadržajem i imaju godinu dana da razviju novi sustav i zatraže od vas da vodite njegov razvoj, vaš klijent vas je angažirao u projektu.

Slično tome, ako radite s ljudskim resursima i vaš posao je upravljati proračunom odjela i nadzirati mlađe suradnike, tada imate funkcionalan posao jer je to kontinuirani posao koji nema definiran završetak.

S druge strane, ako imate isti HR posao i direktor vašeg odjela traži od vas da implementirate novi program zapošljavanja (i pružite vam rok i proračun) i učinite vas voditeljem projekta, onda je ovo projekt jer je ima datum početka i završetka, a zadatak se događa samo jednom.

Vizualizacija vašeg projekta u tri dijela

Sada kada shvatite suštinu onoga što čini projekt, možete bolje pogledati upravljanje projektima. Primjerom programa zapošljavanja, sada kada znate da postoji potreba za projektom, sljedeći korak je opisivanje opsega, vremena i potrebnog proračuna.

Upravljanje projektima je planiranje, organiziranje i kontroliranje opsega, proračuna i vremena provedbe programa zapošljavanja. Kako bi pomogli vizualizirati projekt, nacrtajte jednostavnu piramidu. Svaki red piramide predstavlja jedan od tri glavna dijela projekta (tj. Opseg, vrijeme i proračun). Prazan prostor u sredini piramide je kvaliteta isporučenog proizvoda. Piramida je važan alat koji treba imati na umu dok planirate svoj projekt, jer kako se vaša tri glavna dijela povećavaju ili smanjuju, to utječe na kvalitetu proizvoda.

Opseg projekta

Definiranje opsega često je najteži i najsloženiji dio upravljanja projektima. Pojedinosti projekta su općenito nepoznate na početku, tako da procjenjivanje koje su aktivnosti i zadaci potrebni za izvršenje projekta uzimaju pažljivost. Opseg se sastoji od svih različitih aktivnosti i zadataka koji će se poduzeti kako bi se proizveo krajnji proizvod koji ćete isporučiti. Definiranje opsega projekta pomoći će vam odrediti vrijeme i proračun koji će vam trebati da biste dovršili projekt.

Dobar način za početak je jednostavno napisati ono što mislite da je potrebno za dovršenje zadatka. Zatim se posavjetujte s drugima kako biste dobili sveobuhvatan pregled svih uključenih aktivnosti.

Vrijeme projekta

Nakon što uspostavite početni opseg, možete početi dodjeljivati ​​vrijeme svakoj aktivnosti i zadatku, te dodatno gledati veću sliku projekata. Zapitajte se koje će se aktivnosti odvijati u isto vrijeme i koje će se događati sekvencijalno. Također obratite posebnu pozornost na to koliko će ljudi pregledati projektne aktivnosti jer će to utjecati na vrijeme koje je potrebno za dovršetak koraka. To je iznenađujuće koliko dugo jednostavan zadatak može potrajati kada tri osobe trebaju to pregledati. Nakon izračunavanja vremena koje je potrebno da biste dovršili kumulativne aktivnosti i zadatke, spremni ste izraditi raspored projekta kojeg će pratiti projektni tim.

Proračun projekta

Sada ste utvrdili što (opseg) i duljinu (vrijeme) projekta, a sada je vrijeme da odredite proračun. Poput izračunavanja vremena za projekt, često ćete morati konzultirati druge, uključujući i voditelje odjela kako biste odredili točan proračun. Proračun se sastoji od višestrukih razmatranja, uključujući korištenje ljudi i materijala koji su uključeni u poduzete aktivnosti i koliko će dugo (tj. Ljudi) biti potrebni i korišteni materijali.

Ključna je komunikacija

Često klijent (ili šef) želi da se projekt završi u unaprijed određenom vremenu i proračunu bez razmatranja opsega projekta. Problem je u tome što gotovo uvijek opseg projekta ne može biti realno dovršen s obzirom na vremenska i proračunska ograničenja. Kao posljedica toga, dio projektnog menadžmenta pregovara o uvjetima projekta s klijentom ili šefom. Tijekom cijelog procesa pregovaranja, kao i cijelog trajanja projekta, dobra jasna komunikacija najvažnija je vještina koju trebate.

Što jasnije komunicirate izazove na putu, sretniji će biti vaš klijent ili šef.