Koraci za prilagodbu komunikacije za svaku publiku

Ako se nadate da ćete komunicirati s ljudima na način koji dijeli informacije, a posebno mijenja ponašanje i ima ozbiljan utjecaj, morate znati svoju publiku. To je temeljno načelo velike komunikacije. Razumijevanje perspektive ljudi s kojima razgovarate pomaže vam da postanete bolji voditelj i profesionalac za ljudske resurse.

Upoznajte svoju publiku. Znati o čemu im je stalo. Znajte što žele čuti. Poznavajući ih i fokusirajući svoju poruku, možete im pokazati da ste resurs. Angažirate svoju publiku i imate veći utjecaj.

Problem? Poznavanje publike traje vrijeme, a uvijek je lakše napraviti svježe izlaganje svih stvari koje znate ili želite reći svojoj publici o nekoj temi. Kritički razmišljati o tome što vaša publika želi ili treba čuti je teže.

Mnogi HR profesionalci dobivaju uhvaćeni u davanju svoje publike svemu što bi trebali znati ili učiniti o predstavljanju problema. Znate da ste upali u ovu zamku kad nađete stavljanje metaka na slajdove umjesto da razmišljate o:

• o čemu publika doista brine,
• koje su vaše najvažnije točke, i
• kako ih mapirati u jasnu priču koja stvara zanimljiv razgovor.

Druga zamka u koju upadaju mnogi HR profesionalci ponavlja tu istu prezentaciju iz dana u dan različitim publikama. Problem je u tome što se različita publika brine i odgovara na različite stvari - stoga, ako želite biti zanimljivi, morate svaki put kada govorite prilagoditi poruku.

Na taj način osiguravate da prilagodite svoju poruku, izrežete buku i zadržite svoju publiku uključenom u ono što im govorite - bez obzira na to tko su ili gdje se nalaze. Ovih pet ključnih podsjetnika osigurat će da vaše riječi postignu učinak koji zaslužuju - kada osvojite punu pozornost i angažman svoje publike.

Znati što vaša publika brine o tome

Vaša publika neće brinuti o onome što kažete dok ne pokažete da vam je stalo do njih. Dok planirate prezentaciju, pitajte koje su izazove i potrebe vaše očekivane publike? Koja su od tri do četiri glavna pitanja ili pitanja koja se tiču ​​vaše teme?

Ako ne znate, pitajte nekoliko ljudi koji će prisustvovati vašoj prezentaciji, pitajte upravitelja odjela ili, ako nema dostupnih informacija, nagađajte.

Zatim započnite prezentaciju podsjetite svoju publiku na njihove identificirane probleme. Recimo, “Znam da se nekoliko vas pitalo o našim mogućnostima za dobrobit, ili“ Pretpostavljam da su ove tri stvari ono što zaista želite izići iz ove radionice. ” T

Kada najprije razgovarate o svojoj publici i njihovim problemima i potrebama koje ćete spomenuti u svom razgovoru, pokazujete da vam je stalo do njih. Zbog toga ljudi žele slušati.

Mapirajte svoje glavne točke za svoju publiku

Većina HR prezentacija se osjeća kao smetnja informacija, a ne jasna priča s nizom glavnih točaka. HR profesionalci obično znaju mnogo više nego što drugi žele ili trebaju znati o bilo kojoj potrebnoj temi.

Autori Chip i Dan Heath u svojoj knjizi "Made to stick" nazvali su to "prokletstvo znanja". Kada ste posljednji put osjetili da je prezentacija prekratka ili da pokriva premalo informacija? Vjerojatno rijetko, ako ikada.

Ljudi koji se ističu kao predavači, oni koji se čuju i imaju utjecaj, počinju priznavati problem publike koju pomažu riješiti. Zatim, dok pripremaju svoje izlaganje, odvajaju obaveznog od lijepog za znati.

Uzmite pola vremena, bez obzira na vrijeme pripreme, kako biste se usredotočili na srce svoje prezentacije i što publika treba znati da će im pomoći. Najbolji način da se prekine "prokletstvo znanja" je da se usredotočite na ono što je najvažnije i vama i publici.

Stavite svoju prezentaciju na bijelu ploču ili komad papira ili upotrijebite set naljepnica. Koji je redoslijed točaka najbolji? Postoji li redoslijed u točkama koje će učiniti vašu publiku smislenijom? Kako se vaši bodovi međusobno odnose? Očistite ih. Ako ne kažu ljudima, "Ovo je posve drugačija, ali važna tema."

Ispričaj priče i upotrijebi primjere tvoja publika će naći relatable

Osim što pokušavaju prikazati previše stvari odjednom, prečesto HR prezentacije zvuče apstraktno i nevezano za svakodnevni život i rad publike. Ono što se tada dogodi je da se ljudi isključuju, sjede kroz razgovor, pretpostavljaju da se ne radi o njima i da ne poduzimaju nikakve korake. Zbog toga je prezentacija gubljenje vremena i vašeg vremena.

Da bi se odnosili prema njima, kako bi im pomogli u akciji, ljudi trebaju ideje utemeljene u pričama i primjerima. Ljudski se mozgovi povezuju s pričama i pamte ih. Dakle, pokrijte manje točaka - bolje - s mnogo primjera. I, kad god je to moguće, napravite primjere iz njihovog odjela i njihova svakodnevna iskustva na poslu.

Pričajte priče o tome kako koristiti ideju koju dijelite. Je li riječ o tome kako riješiti problem kompenzacije, kako dati povratnu informaciju, kako se prijaviti za svoj plan vizije, ili kako se nova organizacija razlikuje od stare, pričaju priče. Povežite most između teme i njihovih života i interesa.

Pokaži, nemoj samo reći svojoj publici

U mnogim slučajevima slika vrijedi tisuću riječi. Videozapisi postaju norma za učinkovitu komunikaciju. U ovom danu dostupnih video alata, izlagači koji koriste previše teksta često koriste izgovore. Kažu: "Ali ja moram priopćiti vrlo specifične informacije." Ili, "Moja publika će moći bolje probaviti ovu kompliciranu ideju ako je zapišem." Ne, ne, i ne, neće.

Osim ako je vaš cilj roditi, otuđiti i oslabiti svoju publiku, i nemaju utjecaj u najgorem slučaju, izrežite tekst. Pošaljite ga u e-pošti ili ga podijelite u Google dokumentu. Vizualni prikazi koje trebate podržati priču, a ne postati vaše skripte. Jednom kada imate jasan skup glavnih točaka i dobar protok podržan pričama i primjerima, tek tada trebate pokrenuti alat za prezentaciju.

Inače ćete završiti s slajdovima koji služe dvostruku dužnost kao što bilješke govornika. U tom slučaju, trebali ste jednostavno poslati e-poštom prezentaciju umjesto da trošite vrijeme svoje publike.

Prilagodite i improvizirajte znajući svoju publiku

Kada stvorite dobru prezentaciju koja vizualno podržava vašu glavnu poruku, imate slobodu da je prilagodite svakoj publici kojoj služite. Možete iznijeti svoj stav, a zatim glasno pitati: "Pa zašto bi vam bilo stalo do ovoga?" I prilagodite svoj odgovor publici koja je ispred vas. Ono što vaši članovi marketinškog tima brinu mogu biti vrlo različiti od potreba vaših razvojnih djelatnika.

U godinama pružanja obuke i prezentacija za lidere u desecima organizacija kao što su Apple, Oracle, SAP i T-Mobile, moć jednostavnog skupa poruka je zasjala. Kada su poruke podržane jednostavnim slikama i dostavljene od strane usredotočenog izlagača koji je mogao dati jasne točke i povezati ih s svakodnevnim životom svoje publike, došlo je do komunikacije. I nije li to smisao prezentacije?

----------------------------------------

Tobey Fitch je upravni partner u Fitch Associates. On je prethodno pridonio publikacijama, uključujući Poduzetnika.