Administrativni asistent Opis posla: Plaća, vještine i drugo

Administrativni pomoćnici, uključujući tajnike, okosnica su funkcionalnosti ureda. Ukucavaju i pripremaju dokumente, zakazuju sastanke i održavaju datoteke. Odgovaraju telefonima i izravnim pozivima i pomažu u sastancima osoblja. U nekim uredima oni bi mogli obavljati osnovne knjigovodstvene zadatke i mogli bi prihvatiti plaćanje od klijenata i klijenata.

U SAD-u je u 2016. radilo oko 4 milijuna administrativnih pomoćnika i tajnika.

Dužnosti i odgovornosti administrativnog pomoćnika

Odgovornosti administrativnih pomoćnika mogu varirati ovisno o vrsti ureda u kojem rade, ali neke zajedničke dužnosti uključuju:

• Generirajte dokumente.
• Sastavite prezentacije slajdova
• Izradite proračunske tablice.
• Upravljanje bazama podataka.
• Stvorite i / ili održavajte web-lokacije.
• Djelujte kao voditelj ureda, planirate događaje za osoblje kao što su nagrade za večere i događaje za prikupljanje sredstava, zakazivanje sastanaka klijenata i organiziranje rasporeda za suradnike.

Plaća upravnog pomoćnika

Plaća može ovisiti o prirodi posla u kojem je zaposlen administrativni pomoćnik, kao io opsegu dužnosti. Oni koji služe rukovoditelji primaju najvišu plaću.

• Srednji godišnji prihod: 38.880 USD (18,69 USD / sat)
• Top 10% godišnjeg prihoda: Više od 64.230 USD (30,88 USD / sat)
• Godišnji prihod od 10%: Manje od 24.690 USD (11,87 USD / sat)

Obrazovanje, obuka i certifikacija

Ovo zanimanje ne zahtijeva nikakvo posebno obrazovanje, ali može biti korisno.

• Obrazovanje: Trebat će vam srednjoškolska diploma ili ekvivalent, a možete steći prednost u tom području tako što ćete se upisati u program suradničkog stupnja ili pohađati tajnički program nakon srednje škole. Tajnici sada posjeduju stupnjeve prvostupnika ili stječu certifikate usmjerene na specijalnost kao što su akreditirani pravni tajnik ili ovlašteni medicinski administrativni asistent u sve većem broju sektora. Izvršni asistenti i tajnice trebali bi imati barem neke bodove na fakultetu, ako ne i diplomu prvostupnika.

• Trening: Razmislite o osnivanju agencije za privremeno zapošljavanje. Oni ponekad nude obuku za nove regrute. Inače, ako imate neke osnovne tajničke vještine, obuka na radnom mjestu može se pružiti dok učite užad određenog posla ili područja.

Vještine i kompetencije za administrativne pomoćnike

Trebat će vam nekoliko bitnih osobina da biste uspjeli postati administrativni pomoćnik.

• Računalne i softverske vještine: Trebalo bi vam biti ugodno koristiti Microsoft Office, e-poštu i internet. Možda ćete morati biti upoznati s QuickBooks ili drugim programima računovodstvenog softvera ako radite za malu tvrtku.
• Višezadaćnost: To može biti posebno važno ako i vi upravljate. Trebali biste biti u mogućnosti prevariti nekoliko zahtjeva odjednom.
• Vještine i pisane komunikacijske vještine: To je neophodno. Trebali biste imati dobro poznavanje engleskog jezika i imati dobre vještine lekture.

• Interpersonalne vještine: Radit ćete s drugima, uključujući klijente i ostalo osoblje. Dobro ponašanje i mirno ponašanje mogu biti vrlo važni.
• Organizacijske vještine: Morate biti orijentirani prema detaljima i organizirani, u mogućnosti ste smjestiti dokument ili protokol o opozivu u trenu.
• Vještine odlučivanja: Često ćete naići na rješavanje nekoliko zadataka gotovo istodobno, osobito u zaposlenim uredima, pa biste trebali moći odrediti prioritete i donijeti vremenski učinkovite odluke. Klijent možda želi zakazati sastanak odmah, ali ima li on stvarno hitan slučaj ili može čekati nekoliko dana?

Job Outlook

Nažalost, ovaj položaj nema ohrabrujući izgled za posao. Američki ured za vitalnu statistiku predviđa da će tehnološki napredak početi preuzimati mnoge dužnosti administrativnih pomoćnika od 2016. do 2026., što će rezultirati smanjenjem rasta radnih mjesta za 5%.

Radno okruženje

Ovaj položaj zahtijeva gotovo svaka industrija. Možda ćete se naći u medicinskom uredu, odvjetničkom uredu, državnom uredu, ili u malom, susjednom ugovaratelju. U svakom slučaju, vjerojatno ćete se naći u uredskom okruženju.

Virtualni asistenti sve više postaju traženi, tako da je moguće da možete raditi od kuće.

Radni raspored

To je gotovo uvijek posao s punim radnim vremenom za vrijeme normalnog radnog vremena, ali priroda posla može zahtijevati rad na neki vikend, primjerice, ako ste zaposleni u medicinskoj klinici. Osim toga, oni koji su u pravnoj struci mogu naći da se od njih očekuje da provedu mnogo sati prije suđenja i rokova.

Kako dobiti posao

PREPORUKE ZA OGLEDAVANJE

Poslodavci koji zapošljavaju tajnicu ili administrativnu pomoćnicu traže osobu s kojom mogu udobno raditi, koja će se dobro uklopiti s drugim osobljem, a kojima se može povjeriti povjerljiva informacija. Snažna preporuka može pokazati te kvalitete.

KORISTITE SVOJE MREŽE

Kucnite u svoje mreže da biste došli do otvaranja radnih mjesta. Obratite se Facebook i LinkedIn kontaktima, obiteljskim prijateljima, susjedima i bivšim poslodavcima. Dajte im do znanja da bi vam bilo drago što biste se upoznali sa svakim tko bi mogao zaposliti.

OTVORI PRIKAZ DOLE

Učinite Google pretraživanje za otvorena radna mjesta s ključnim riječima kao što su administrativni asistent, asistent marketinga, pomoćnik urednika, medicinski tajnik, pravni tajnik i uredski pomoćnik za generiranje popisa poslova. Mnogi administrativni poslovi također će biti oglašeni u odjeljku za zapošljavanje na web-mjestu za vaše lokalne novine ili Privrednu komoru.

Usporedba sličnih poslova

Neki slični poslovi i njihova srednja godišnja plaća uključuju:

• Izvjestitelj suda: $57,150
• Službenik za informacije: $34,520
• Medicinski Transcriptionist: $34,770