Glavne komponente komunikacije na radnom mjestu

Komunikacija je razmjena informacija između dviju ili više osoba, čin prenošenja informacija. Komunikacija ima toliko mnogo komponenti, a neuspješno komuniciranje na radnom mjestu je uobičajeno.

Učinkovita komunikacija zahtijeva da sve komponente komunikacije savršeno funkcioniraju za “zajednički smisao”, što je moja omiljena definicija komunikacije. Posebno je važno kada se postavljaju i odgovore na pitanja.

Komponente u komunikaciji

U svakoj komunikaciji postoji pet komponenti i šesta koja je cjelokupno okruženje radnog mjesta u kojem se komunikacija odvija. Komponente komunikacije su:

• Osoba koja šalje poruku. Pošiljatelj mora poruku jasno i dostatno prikazati tako da primatelj dijeli značenje s pošiljateljem.
• Kontekst poruke. Kontekst je način na koji poruku šalje pošiljatelj poruke. Kontekst uključuje neverbalnu komunikaciju kao što su geste, govor tijela, izrazi lica i elementi kao što su ton glasa. Većina konteksta za poruku dostupna je samo kada primatelj može vidjeti i čuti pošiljatelja poruke. Primjerice, emotikoni e-poštom i IM-om su loša zamjena jer ih pošiljatelj formulira bez unosa primatelja.

  Drugi dio konteksta su emocije koje su uključene u komunikacijski krug. Je li pošiljatelj ljut? Je li prijemnik indiferentan prema sadržaju komunikacije ili preziru pošiljatelja? Normalne ljudske emocije utječu na uspješnost dijeljenja poruke.

• Osoba koja prima poruku. Primatelj mora pažljivo i pažljivo slušati, postavljati pitanja za jasnoću i parafrazirati kako bi se uvjerio da primatelj dijeli značenje s pošiljateljem. Ako primatelj vjeruje pošiljatelju, šanse za učinkovitu komunikaciju se povećavaju.
• Način prikazivanja koji odaberete. Metoda isporuke treba biti odabrana na temelju medija koji je najučinkovitiji za prenošenje značenja poruke. Budući da su metode komunikacije toliko različite od osvita računala i mobilnih uređaja, odluke o načinu isporuke postale su složenije. Način isporuke mora odgovarati komunikacijskim potrebama pošiljatelja i primatelja.

  Komunikacijske metode uključuju verbalnu komunikaciju, instant poruke (IM), e-poštu, pisma, znakove, postere, videozapise, snimke zaslona, ​​telefone, bilješke, obrasce, pisane dokumente i drugo. Te će se metode i dalje širiti, a očekivanja zaposlenika za trenutačnu komunikaciju o svemu što ima veze s njihovim radom i dalje će rasti.

  Osobna komunikacija je postala sve važnija, osobito za organizacijske informacije koje bi mogle zahtijevati promjene, omogućiti prepoznavanje zaposlenika ili omogućiti pitanja na licu mjesta. I osobna komunikacija je favorizirana jer zaposlenici imaju pristup komponenti, kontekstu.

• Sadržaj poruke. Sadržaj poruke trebao bi biti jasan i prikazan i opisan dovoljno detaljno da bi primatelj mogao razumjeti. Ako sadržaj poruke rezonira i na nekoj razini povezuje s već održanim uvjerenjima primatelja, on je najučinkovitiji.

Kako postavlja dobra pitanja poboljšava komunikaciju

James O. Pyle i Maryann Karinch dodaju sljedeće kako bi pomogli u učinkovitoj komunikaciji.

Od ljudskih resursa do usluga korisnicima, loša pitanja zagađuju gotovo svako radno mjesto. Loša pitanja često dovode do nepotpunih ili pogrešnih odgovora i mogu potkopati odnos. S druge strane, dobra pitanja su vrijedan alat za učinkovitost, kompetentnost i izgradnju odnosa.

Postoji šest vrsta dobrih pitanja: izravna, kontrola, ponavljanje, upornost, sažetak i neprimjeren. Ukratko ih opisati:

• Direktno: Postavljaš jednostavno pitanje s osnovnim upitnikom.
• Kontrolirati: Već znate odgovor na njega kada ga pitate. To je način da saznate je li ta osoba lagala, neinformirana i / ili ne obraća pažnju.
• Ponoviti: Postavljate dva različita pitanja koja se odnose na iste informacije.
• Uporan: Isto pitanje postavljate na različite načine kako biste istražili sve aspekte željenih informacija.
• Sažetak: Postavljate pitanje koje bi izvoru trebalo omogućiti da ponovno odgovori na odgovor.

• Non-bitno: To se ne odnosi na temu o kojoj želite znati, ali osoba o kojoj vjerojatno neće lagati; ona služi svrsi da vidi što je istina “izgleda” i da navede osobu da ti se otvori. Također se može povezati s kontekstom razmjene pitanja.

Pojedinosti o 6 vrsta dobrih pitanja

Direktno

Izravna pitanja su najbolja: Jedan upitnik, jedan glagol i jedna imenica ili zamjenica.

• Tko si ti?
• Što se dogodilo na zabavi?
• Kada ste stigli u ured?
• Gdje su ključevi od auta?
• Zašto ste napustili sastanak rano?
• Koliko ste platili za taj iPad?

Kontrolirati

Kada kažete: "Namjerno neću postaviti izravno pitanje?" Kada provjerite istinitost ili točnost odgovora, onda koristite kontrolno pitanje i potražite konzistentnost.

Kontrolna pitanja su namjerna pitanja na koja znate odgovor, tako da se ne radi o otkrivanju informacija. Radi se o otkrivanju ponašanja, uzorcima govora i razini istinitosti ili točnosti. Možda je to nešto o čemu ste prije razgovarali s tom osobom.

Ako znate da je netko iz vašeg tima za ljudske resurse otuđio zaposlenika jer je zaposlenik poslao poruku e-pošte da se žali na tu osobu, mogli biste postaviti kontrolno pitanje kao što je: "Kako je to danas prošlo u pregledu izvedbe s Pamelom?" informacija; samo želite saznati kako vaša osoba za ljudske resurse odgovara na pitanje.

Ponoviti

Želite doći na istu informaciju na dva različita načina. Na primjer, ako ste pitali: "Koliko je ljudi na prodajnom mjestu?" Osoba s kojom razgovarate može odgovoriti: "Ima ih 22 u polju." Kasnije, kada razgovarate s njim o nečemu drugom - područja na kojima tvrtka ima uporište - možete se zapitati: "Koliko prodajnih regija imate?"

On bi mogao odgovoriti, "22", što je način da se potvrdi broj osoblja na prodajnim snagama. To nije apsolutni test, ali daje vrijednost i povjerenje onome što je prije rekao. To su dva različita pitanja koja križno provjeravaju pružene informacije.

Koristeći ponovljena pitanja, također možete otkriti razlike. Ako vaš izvor u ovom primjeru odgovori da postoji 28 prodajnih regija, željeli biste pojašnjenje. Možda postoji sasvim dobar razlog - prodajna snaga obično ima 28, ali u posljednje vrijeme ima toliko prometa da su šest kratkih - ali odgovor izaziva sumnju u činjenicu da postoji neusklađenost broja osoblja i broja prodajnih područja. Ta neusklađenost mora dovesti do daljnjeg ispitivanja kako bi se riješio problem.

Uporan

U svakoj razmjeni u kojoj se može postaviti više odgovora na neko pitanje, upotrijebite uporno ispitivanje kako biste dobili potpuni odgovor. Poput ponovljenih pitanja, uporna pitanja su također korisna ako sumnjate da osoba nije istinita.

"Gdje ste otišli na odmor u Kaliforniju?" Moglo bi izazvati odgovor, "Disneyland." Iako je moguće da je Disneyland jedino mjesto, logično je slijediti to pitanje s "Gdje drugdje?"

Zaobilaženje tog ponovnog pitanja i pravo na pitanja o Disneylandu znači da propustite priliku da dobijete potpunu sliku o putovanju vašeg prijatelja u Kaliforniji, osim ako te informacije ne procuri u neko drugo vrijeme.

Sažetak

Sažeta pitanja ne odnose se na određivanje istinitosti, koliko na vraćanje izvora onome što je rekla, pa ona ima priliku misliti: "Jesam li zapravo rekao ono što sam htio reći?"

Prodajete automobile svih vrsta, od hatchbacks s dva vrata do luksuznih modela u punoj veličini. Mladi par dolazi u izložbeni prostor i traži test-vožnju jednog od luksuznih modela.

"Što ćeš koristiti automobil većinu vremena?" Pitaš.

- Vraćam se na posao. Radimo u istoj zgradi ”, kaže ona.

"Za što ćete još koristiti auto?"

“Putovanja vikendom da vidim moje roditelje. Takva je. «Zastaje i dodaje:» Oni žive stotinu milja dalje. «

"Što mislite, zašto je luksuzni automobil najbolji izbor?"

Razmjenjuju pogled. On kaže: "Volimo ga bolje od ostalih."

"Koja je tvoja omiljena boja", pitaš, gledajući ravno u nju.

"Crvena."

"Da vidim jesam li u pravu. Čujem da kažete da želite luksuzni automobil u luksuznoj klasi. Koliko dobro ovaj opis odgovara onome što želite?" (Uokvirili ste sažetak pitanja odgovarajućim informacijama u ovom slučaju.)

Razmjenjuju još jedan pogled. Rekao je: "Mislimo da bi možda bila bolje prigušena boja."

"Što je s luksuznim modelom koji misli da je najbolji za vas?" (Opet, ovo je način da se sumira i potvrdi ono što ste čuli. Želite li saznati jesu li toliko obožavani izgledom skupog ne žele uzeti u obzir ništa drugo, ili ako je prvi odgovor skrivao istinitu činjenicu.)

"Moj tata kaže da je ovo najsigurniji automobil na cesti."

Odgovor na sumarno pitanje govori vam da se oni mogu, zapravo, svidjeti, ali ne zbog toga kako to izgleda. Čitate između redaka. Oni su tek započeli u zajedničkom životu. Njezin ih je otac vjerojatno poslao u trgovinu kako bi kupio "najsigurniji automobil na cesti", koji će im pomoći kupiti. Vi odlučite nastaviti s prodajom, znajući da će vam predujam za kredit i zajam vjerojatno dati ostatak priče.

Nekim se ljudima možda ne sviđa da postavljaju sažetak pitanja poput onih ugrađenih u ovaj susret s prodajom jer ne žele izgledati jednostavno ili nepažljivo. Ako postavite pitanje točno na isti način na koji ste ga pitali prvi put, onda bi mogli imati valjani zaključak.

Također ne želite postaviti isto pitanje dva puta za redom čak i ako promijenite fraziranje. Postavljajući određenu udaljenost između prvog postavljanja pitanja i drugog, i malo preformulirajući pitanje, jednostavno naiđete na nekoga tko je stvarno zainteresiran za ono što druga osoba ima za reći.

Non-Odredeni

Možda otkrijete da osoba koja odgovara na vaša pitanja izgleda pod stresom; neprikladno pitanje može ublažiti napetost. Ili, možda vam treba vremena za razmišljanje ili upućivanje na vaše bilješke, tako da koristite pitanje samo da bi vam kupili malo prostora i vremena.

U postavljanju istaknutih pitanja kao što su: "Koji ste projekt propustili u prošlosti?" I "Kako ste pokušali riješiti problem?" Lako možete učiniti da se kandidat za posao osjeća kao da je usred ispitivanja na bojištu., Kandidat bi mogao reći: "Pokušao sam riješiti taj problem okupljanjem odjela oko zajedničkog cilja - način na koji dobivam mali tim mom sinu da se usredotoči na udaranje lopte."

Možete dati kandidatu pauzu pitanjem: "Koliko dugo ste trenirali malu ligu?" Prije nego što se vratite na raspravu o njegovom zezanju i kako je to pokušao popraviti.

Konačno, ovdje su dva načina da se upropastiti pitanja koja počinju sa svim potrebnim komponentama i na kraju padajudobro.

1. Dodavanje previše kvalifikatora ili drugih riječi i fraza koje ometaju pitanje. Na primjer, "Što ste imali za doručak u restoranu gdje su stolice od vinilnog pulta napuknute i pokrivene ljepljivom trakom?"
2. Često se ne čeka i odgovor. Pitate: "Koji je vaš omiljeni obrok?" Osoba razmišlja trenutak umjesto da odmah reagira. Zvučiš, "Pečena govedina?" Tišina je učinkovito sredstvo za ispitivanje. Ne gubite otkriće, informacije, tragove zbog otvaranja usta kada trebate otvoriti uši. Zapamtite pravilo "dvije uši, jedna usta" kako izvući najviše iz ispitivanja.

   Okoliš i komunikacija

   Gore navedene komponente komunikacije promiču zajedničko značenje kada djeluju zajedno kako bi uspješno dostavile poruku. Radna okolina u kojoj se te komponente odvijaju također utječe na komunikaciju i je li komunikacija primljena.

   Kada postavite valjana pitanja, izgradite odnos i potaknite povjerenje. Pitanja tvore još jedan dio temelja za komunikaciju na radnom mjestu koja dijeli značenje

   U radnom okruženju koje naglašava otvorenu komunikaciju, uključenost zaposlenika i zajedničke ciljeve, komunikacija je češća i učinkovitija. No, očekivanje značajne komunikacije postavlja granicu u tim najboljim radnim mjestima. Dakle, čak iu radnim okruženjima s visokim moralom, usredotočenim na zaposlenike, zaposlenici se žale da ne znaju što se događa.

   Zbog svih komponenti i cjelokupnog okruženja pojedinog radnog mjesta, komunikacija ostaje izazovna. Prastara pitanja o tome tko treba znati što i kada trebaju znati da se nikada u potpunosti ne može odgovoriti na bilo čije zadovoljstvo.

   Pritužbe zaposlenika na previše informacija, nedovoljno informacija, pa čak i preopterećenost informacijama, nastavit će rezonirati na radnim mjestima. Nikada nećete izliječiti problem komunikacije, ali uz predanost i promišljenost možete povećati učinkovitost vaše interpersonalne komunikacije i komunikacije na radnom mjestu.

   Više vezano uz učinkovitu komunikaciju na radnom mjestu

   1. Dobijte povratne informacije s milosti i dostojanstvom
   2. Kako razviti svoju emocionalnu inteligenciju
   3. Kako održati težak razgovor
   4. Povratne informacije