Osnovno upravljanje projektom 101: Što je to?

Upravljanje projektima jedna je od najkritičnijih komponenti uspješnog poslovanja. To utječe na prihode i obveze, te u konačnici utječe na zadovoljstvo kupaca ili klijenata i zadržavanje. Vaša tvrtka može imati samo jedan projekt u radovima odjednom, dok druge veće korporacije i entiteti mogu istovremeno manipulirati s nekoliko projekata. Projekti su po svojoj prirodi privremeni.

Projekti su sredstvo prema cilju, a cilj će se na kraju postići. Vaša tvrtka može prijeći na drugi projekt … ili ne. Možda je to bio jednokratni cilj.

Projekti potiču rastuću potrebu radne snage. Institut za upravljanje projektima procijenio je da će tijekom razdoblja od 2010. do 2020. godine biti dodano više od 15 milijuna novih pozicija za upravljanje projektima širom svijeta.

Što je upravljanje projektima?

Upravljanje projektom nije cjelokupno poslovanje vaše tvrtke. To je samo jedan segment, određeni projekt s detaljnim planom kako ćete vi i vaše poslovanje postići taj cilj. To je plan detaljan u nizu koraka, svaki od njih jednako važan kao i ostali. Morate postići jedan kako biste pravilno prešli na sljedeći.

Razmislite o upravljanju projektima kao o ljestvici koju morate popeti. Ne možete skočiti na vrh. Morate ga podići uz pomoć prečke za najveću učinkovitost. Vaš tim mora primijeniti alate koji su im dostupni, kao i njihovu stručnost i znanje za izvršavanje svakog koraka i prelazak na sljedeći.

Lako je reći da želite doći do Box A, tako da ćete poduzeti 25 koraka u tom smjeru. Ali u svoj projektni plan morate uzeti u obzir i vremenska razmatranja, a najvjerojatnije ćete morati raditi u okviru proračuna. Možete pretražiti tih 25 koraka ili možda trčati. To ovisi o tome koliko brzo morate stići tamo za uspješan završetak projekta. Možete uštedjeti novac putujući pješice ili unajmiti vozača. To ovisi o proračunu koji ste posvetili projektu.

Ne postoji jedinstven pristup, sustav ili plan. Svaki projekt koji vi i vaša tvrtka rješavate najvjerojatnije će imati svoju vremensku crtu, cilj i proračun. Zato je toliko važno imati pametnog, talentiranog voditelja projekta koji će voditi show.

Elementi projekta

Uspješan voditelj projekta mora istovremeno upravljati s četiri osnovna elementa projekta. Ti su elementi međusobno povezani.

• opseg: To uključuje veličinu projekta, ciljeve i zahtjeve.
• Resursi:Trebat će vam ljudi, oprema i materijali.
• Vrijeme: To se ne odnosi samo na to koliko će vremena projekt ukupno trajati. Mora se podijeliti na trajanja zadataka, ovisnosti i kritički put.
• Novac:Imajte čvrsto razumijevanje troškova, nepredviđenih okolnosti i dobiti.

Najvažniji element: opseg

Opseg projekta je definicija onoga što bi projekt trebao ostvariti i proračuna vremena i novca koji su stvoreni za postizanje tih ciljeva. Svaka promjena opsega projekta mora imati odgovarajuću promjenu u proračunu, vremenu, resursima ili sva tri.

Ako je cilj projekta izgraditi zgradu u kojoj će se smjestiti tri widgeta s proračunom od 100.000 USD, od voditelja projekta se očekuje da to učini. Ako se opseg promijeni u zgradu za četiri widgeta, voditelj projekta mora dobiti odgovarajuću promjenu u vremenu, novcu i resursima.

Resursi

Postoje tri aspekta razumijevanja i upravljanja resursima: ljudi, oprema i materijal.

Uspješan voditelj projekta mora učinkovito upravljati resursima dodijeljenim projektu, uključujući članove projektnog tima, osoblje dobavljača i podizvođače. On mora osigurati da njegovi zaposlenici posjeduju vještine i alate koji su im potrebni kako bi dovršili posao, a on mora neprestano pratiti ima li dovoljno ljudi za dovršenje projekta do roka. Njegov je posao osigurati da svaka osoba razumije rokove zadatka i projekta.

Viši član svake skupine zaposlenika javlja se voditelju projekta kada upravlja direktnim zaposlenicima, ali zaposlenici također mogu imati linijskog menadžera koji pruža tehničke upute. U situaciji upravljanja matricom kao što je projektni tim, posao voditelja projekta je pružiti smjernice za projektne voditelje. Upravljanje radnim podugovorima obično znači vođenje tima za radnike podugovaratelja, koji pak upravljaju tim radnicima.

Voditelj projekta često mora nabavljati opremu i materijale te upravljati njihovim korištenjem, tako da tim može učinkovito raditi. On je odgovoran za odgovarajuću opremu i materijale na pravom mjestu u pravo vrijeme.

Vrijeme

Tri elementa uspješnog upravljanja vremenom su zadaci, raspored i kritični put.

Izradite projektni raspored tako da navedete redom sve zadatke koji se moraju dovršiti. Neke se moraju činiti sekvencijalno, dok se druge mogu preklapati ili se mogu raditi u tandemu. Svakom zadatku dodijelite trajanje. Dodijelite potrebna sredstva. Odredite prethodnike - koji zadaci moraju biti dovršeni prije drugih - i nasljednici, zadatke koji se ne mogu pokrenuti dok se ne završi svaki drugi zadatak. Taj se aspekt upravljanja projektima ponekad naziva upravljanje vodopadom jer jedan zadatak slijedi drugi u više ili manje sekvencijalnom poretku.

Softver za upravljanje projektima može pojednostaviti izradu i upravljanje projektnim rasporedom.

Neki zadaci imaju malu fleksibilnost u traženim datumima početka i završetka. To se naziva "plutajući". Ostali zadaci nemaju fleksibilnosti. Imaju nulti plutač. Linija kroz sve zadatke s nula plutaju se naziva kritični put, Svi zadaci na tom putu - i mogu postojati višestruki paralelni putevi - moraju biti dovršeni na vrijeme ako projekt želi doći do roka. Ključni zadatak upravljanja vremenom voditelja projekta je praćenje kritičnog puta.

Novac

Tri razmatranja u upravljanju novcem su troškovi, nepredviđene okolnosti i dobit.

Svaki zadatak ima cijenu, bilo da je to radno vrijeme računalnog programera ili kupovna cijena betonskog kubičnog dvorišta. Svaki od ovih troškova se procjenjuje i zbraja prilikom pripreme proračuna projekta.

Neke procjene će biti točnije od drugih. Budžet projekta trebao bi stoga uključivati ​​naknadu za slučaj nepredviđenih okolnosti - novac izdvojen u proračun "za svaki slučaj", stvarni trošak stavke je vrlo različit od procjene.

Dobit je novac koji tvrtka želi zaraditi od zadatka. Stavlja se na vrh troškova.

Dakle, proračun projekta sastoji se od procijenjenog troška, ​​plus nepredviđeni iznos, plus dobit. Posao voditelja projekta je da zadrži stvarne troškove na ili ispod procijenjenih troškova i da maksimizira dobit koju tvrtka zaradi na projektu.

Upravljanje projektima je umjetnost i znanost

Uspješno upravljanje projektima zahtijeva praksu. Te ideje mogu vam pružiti osnovno razumijevanje upravljanja projektima, ali smatrate da je to samo početak. Ako vaš posao ili karijera uključuje upravljanje projektima, i ako želite poboljšati svoje vještine, razgovarajte s uspješnim voditeljima projekata, čitajte i vježbajte. Upravljanje projektima može biti vrlo uspješna karijera.