Kako stvoriti registar rizika za projekte

01 Dizajn registra dobrih rizika

Jedan od načina poticanja sudjelovanja u upravljanju rizicima je s dobrim dizajnom registra rizika. Pravi format brzo će prenijeti ukupnu razinu rizika u projektu vama i ostalim članovima projektnog tima.

Trebalo bi korisnicima omogućiti lakši pristup pojedinostima o pojedinačnim rizicima kada je to potrebno. To, zauzvrat, potiče svakoga da razmišlja u smislu rizika - uočavanje novih čim nastane i praćenje i poduzimanje mjera za ublažavanje postojećih rizika.

02 Uključite prava polja

U najmanju ruku, vaš registar rizika treba uključivati ​​jedinstveni identifikator za svaki rizik, njegov opis, akcije koje treba poduzeti kao odgovor i vlasnika zadatka.

Opisi trebaju biti kratki i do točke. Na primjer, rizik identificiran kao "kiša štete" može uključivati ​​ovaj opis: "Jaka kiša može poplaviti polje i uzrokovati kvarenje usjeva."

03 Dodatne mjere

Možda želite uključiti kvantitativne mjere vjerojatnosti, utjecaja i ukupnog rizika te rezidualne vrijednosti nakon ublažavanja za rizičnije projekte.

Numerička polja koja se automatski izračunavaju mogu biti korisna ako koristite tehniku ​​procjene rizika kao što je Monte Carlo metoda. Ostala korisna polja uključuju ključne datume, kategoriju rizika, kategoriju odgovora na rizik, blizinu, troškove ublažavanja i status.

Ne postoji ograničenje broja polja koje možete uključiti, ali samo bi se ključna polja trebala prikazati na razini prikaza popisa. Izbjegavajte pretjerane korisnike stavljanjem nepotrebnih detalja na razinu prikaza popisa. U idealnom slučaju, gledatelji kojima je potrebno potpunije informacije, možete kliknuti na pojedinosti.

04 Druga opcija

Možete stvoriti bazu podataka registra rizika za svaki projekt, tako da niste ograničeni na standardni skup polja. Iako vam proračunska tablica može pomoći u praćenju projekata, posebno manjih projekata, baza podataka stvorena pomoću softvera kao što je Kahootz ili Podio može biti bolja. Oni olakšavaju dodavanje dokumenata i velike količine teksta kada je to potrebno.

05 Prometna svjetla

Teško je pobijediti sustav semafora za vizualni utjecaj. Korisnici znaju da crveno znači visoki rizik, jantar znači srednji rizik, a zeleni je mali rizik. Ovi brzi vizualni znakovi pomažu čitateljima da brže skeniraju informacije.

06 Sigurnosne značajke

Možda želite potaknuti sudjelovanje tako što ćete svim članovima projektnog tima i možda nekim dionicima omogućiti pregled registra rizika. Međutim, trebate postaviti korisnička prava pristupa tako da ih mogu uređivati ​​samo ključni vlasnici rizika i upravitelji. Trebate revizijski trag o tome tko je promijenio što i kada.

07 Sažetak profila rizika

Članovi višeg projektnog tima i dionici možda nemaju vremena za probavljanje pogleda na popis svih rizika. Za njih, sažeti profil rizika daje brzu sliku ukupnih rizika za projekt. Prikazuje broj rizika na svakoj razini vjerojatnosti i učinka.

08 Sve je u komunikaciji

Zapamtite da registar rizika za projekt ne navodi samo rizike i mjere ublažavanja. To je komunikacijski alat koji angažira vaše kolege u upravljanju rizicima. Vaš dizajn treba odražavati ovaj cilj s različitim pogledima za različite publike.