Zašto je komunikacija važna u upravljanju promjenama

Ne možete prekomjerno komunicirati kada tražite da se vaša organizacija promijeni. Svaki uspješan rukovoditelj koji je vodio uspješan napor upravljanja promjenama izražava potrebu za prekomjernim komuniciranjem tijekom iskustva promjene i čini ovu izjavu retrospektivnom.

Ne postoji organizacija u kojoj su zaposlenici potpuno zadovoljni komunikacijom. Komunikacija je jedno od najtežih pitanja u organizacijama. To je područje na koje se zaposlenici najčešće žale tijekom organizacijskih promjena i svakodnevnog poslovanja. Razlog?

Učinkovita komunikacija zahtijeva četiri komponente koje savršeno funkcioniraju kako bi se stvorio zajednički smisao, omiljena definicija komunikacije.

• Pojedinac koji šalje poruku mora jasno i detaljno prikazati poruku i isijavati integritet i autentičnost.
• Osoba koja prima poruku mora odlučiti slušati, postavljati pitanja radi jasnoće i vjerovati pošiljatelju poruke.
• Odabrani način isporuke mora odgovarati okolnostima i potrebama pošiljatelja i primatelja.
• Sadržaj poruke mora rezonirati i povezati se na nekoj razini s već održanim uvjerenjima primatelja. Mora sadržavati informacije koje zaposlenik želi čuti. Mora odgovoriti na najzanimljivija i brižnija pitanja zaposlenika.

Uz sve to što se događa u komunikaciji, čudo je da organizacije to čine dobro. Srećom, praktičari za upravljanje promjenama pružili su širok raspon prijedloga o tome kako dobro komunicirati tijekom bilo kakvih organizacijskih promjena.

Preporuke o komunikaciji za učinkovito upravljanje promjenama

Izradite plan pisane komunikacije kako bi se osiguralo da se u vašem procesu upravljanja promjenama dogodi sve sljedeće.

• Komunicirajte dosljedno, često i kroz više kanala, uključujući govor, pisanje, video, obuku, fokus grupe, oglasne ploče, intranet i još mnogo toga o promjeni.
• Komunicirajte sve što je poznato o promjenama, što je brže moguće. Objasnite da je vaša predrasuda prema trenutnoj komunikaciji, tako da se neki detalji mogu promijeniti kasnije. Recite ljudima da je vaš drugi izbor zadržati svu komunikaciju sve dok ne budete pozitivni prema odlukama, ciljevima i napretku, što je pogubno u učinkovitom upravljanju promjenama.

• Osigurajte znatnu količinu vremena ljudima da postavljaju pitanja, zahtijevaju pojašnjenje i daju svoj doprinos. Ako ste ikada bili dio scenarija u kojem je vođa predstavio promjene u velikoj grupi preko prozirnih folija i zatim pobjegao, znate što je ovo loša vijest za integraciju promjena. Ljudi se moraju osjećati uključeni u promjenu. Uključenost stvara predanost - ništa drugo nije tako značajno tijekom procesa promjene.
• Jasno priopćite viziju, misiju i ciljeve upravljanja promjenama. Pomozite ljudima da shvate kako će te promjene utjecati na njih osobno. Ako ne pomognete u ovom procesu, ljudi će izmisliti svoje priče, obično negativnije od istine.

• Shvatite da je istinska komunikacija razgovor. To je dvosmjerno, i mora doći do stvarne rasprave. Ne može biti samo prezentacija.
• Voditelji ili sponzori promjena trebaju provoditi vrijeme u razgovoru jedan na jedan ili u malim grupama s ljudima za koje se očekuje da će napraviti promjene.
• Izvijestite o razlozima promjena na način da ljudi razumiju kontekst, svrhu i potrebu. Praktikanti su to nazvali "izgradnjom nezaboravnog, konceptualnog okvira" i "stvaranja teoretskog okvira za podupiranje promjene".

• Dajte odgovore na pitanja samo ako znate odgovor. Vođe uništavaju svoju vjerodostojnost kada pružaju netočne informacije ili se čini da se spotaknu ili povuku kada daju odgovor. Mnogo je bolje reći da ne znate i da ćete pokušati saznati.
• Čelnici moraju slušati. Izbjegavajte defanzivnost, izgovor i odgovore koji se daju prebrzo. Djelujte promišljeno.
• Učinite lidere i promijenite sponzore dostupnima, svakodnevno kad god je to moguće, da se druže s drugima na radnom mjestu.
• Održite interaktivne radionice i forume u kojima svi zaposlenici mogu zajedno istraživati ​​promjene dok uče više. Koristite obuku kao oblik interaktivne komunikacije i kao priliku za ljude da sigurno istraže nova ponašanja i ideje o promjenama i upravljanju promjenama. Sve razine organizacije moraju sudjelovati u istim sjednicama.

• Komunikacija bi trebala biti proaktivna. Ako je glasina već u akciji, organizacija je predugo čekala da komunicira.
• Osigurati ljudima mogućnost međusobne mreže, formalno i neformalno, kako bi razmijenili ideje o promjenama i upravljanju promjenama.
• Javno pregledajte mjerenja koja su na snazi ​​kako biste zabilježili napredak u upravljanju promjenama i promjenama.
• Objaviti nagrade i priznanja za pozitivne pristupe i postignuća u upravljanju promjenama i promjenama. Proslavite svaku malu pobjedu javno.