Faza 6 upravljanja promjenama: integracija

Dobrodošli u fazu 6 u upravljanju promjenama. Došli ste do završne faze izrade i upravljanja promjenama unutar vaše organizacije: Integracija. Tijekom ove faze možete u potpunosti uključiti promjene na kojima ste radili u pet početnih faza koje su izgradile predanost zaposlenika promjeni.

Faza 6: Integracija

Tijekom faze integracije, organizacija čini promjene koje je radila na "dijelu načina na koji poslujemo". Promjene postaju sastavni dio funkcioniranja organizacije. Zaposlenici se više ne mogu sjetiti kako je organizacija radila prije promjena. Ili, njihova sjećanja su izblijedjela do te mjere da ne brinu o starim načinima rada.

Da biste ostvarili ovu završnu fazu, morate izgraditi promjene u svim sustavima i procesima u organizaciji tako da su promjene temeljne za način na koji radite. Dakle, promjene će utjecati na način na koji zaposlite zaposlenike, na način na koji pružate priznanje i na ono što prepoznajete, te na to kako mjerite uspjeh i doprinos zaposlenika.

Zamrznite organizaciju nakon promjene

U fazi inicijacije / svijesti i fazi istraživanja, upoznali ste se s konceptom odmrzavanja vaše organizacije kako biste mogli odučiti svoje stare obrasce ponašanja prije nego što dođe do promjena. Upoznali ste Kurta Lewina koji je iznio prijedloge kako se vaša organizacija može odmrznuti kako bi omogućila uvođenje promjena.

Tijekom ove faze, Lewin preporučuje da se vaša organizacija mora ponovno zamrznuti nakon promjena koje su se dogodile. Da bi to učinili, uprava mora učiniti sve što je moguće kako bi stabilizirala vašu organizaciju na novoj razini funkcioniranja. Prije nego to učine, morate procijeniti da li su promjene koje ste izvršili na novoj razini koju ste željeli.

Potrebno je prolazno vrijeme, pojačanje promjena i razumijevanje kako bi se organizacija ponovno uspostavila na novoj razini. Ljudi imaju tendenciju da se vrate u zonu udobnosti starih, uvježbanih ponašanja, osim ako menadžeri i članovi osoblja nisu uvijek budni i stalno podupiru nova ponašanja.

Prepoznajte dodatne potrebe za promjenama

Ova faza može potrajati mnogo dulje nego što se očekuje, budući da su nova ponašanja zaposlenika ojačana, prepoznata i nagrađena. Imajte na umu da će vaše početne promjene vjerojatno stvoriti potrebu za dodatnim promjenama.

Trajna integracija promjena u organizaciju zahtijeva da voditelji promjena i menadžeri rješavaju ove dodatne promjene potrebne u ostatku organizacije kao odgovor na početne promjene. Postavite sebi pitanja kao što su drugi sustavi će trebati ažurirati?

Primjerice, ako ste napravili promjene koje su se odnosile na radno mjesto puno pojedinih suradnika na formiranje zaposlenika u radnim timovima, mnogo će se toga morati promijeniti. Morat ćete se pozabaviti sustavima nagrađivanja i priznavanja kako biste nagrađivali zaposlenike kako bi učinkovito doprinijeli kao članovi tima.

Morat ćete promijeniti sustav upravljanja učinkom kako biste pojačali timski rad. Morat ćete promijeniti sustave plaća zaposlenika kako bi dio povećanja ili bonusa ovisio o njihovom doprinosu cijelom timu. Umjesto postavljanja svih pojedinačnih ciljeva, morate imati zajedničke ciljeve tima.

Teško je u potpunosti integrirati promjene ako ne promijenite druge radne procese kako biste podržali i ojačali promjene koje ste napravili.

Sustavi i procesi koji će se trebati mijenjati

Tijekom faze integracije, menadžeri i članovi tima trebali bi se usredotočiti na sljedeće sustave.

Unajmljivanje

• Vaša organizacija možda mora zaposliti zaposlenike koji imaju nove vještine i iskustvo kao rezultat potrebe za stalnom podrškom promjenama.
• Orijentacija za novim zaposlenicima morat će uključiti promjene.
• Morat ćete preraditi priručnik za zaposlenike kako biste uključili promjene.

Trening

• Vjerojatno će vam trebati stalna tehnička obuka za nove zaposlenike i nadogradnju vještina vaših trenutnih zaposlenika.
• Morat ćete nastaviti s osposobljavanjem zaposlenika u upravljanju promjenama i svim vještinama u odnosima s ljudima koje je potrebno nadograditi za promijenjenu organizaciju.

Organizacijska struktura

• Donosite odluke o tome kako ćete trebati strukturirati svoju organizaciju nakon promjena. Predanite zaposlenicima da brzo i detaljno priopćite što, zašto i kako se promjene događaju.
• Razmotriti osobne reakcije članova organizacije koji mogu izgubiti moć, autoritet ili status u novoj organizacijskoj strukturi; istražiti načine kompenzacije ili ublažavanja njihovog gubitka.

Nagrade i priznanja

• Razviti nove sustave nagrađivanja, uključujući promjene u procesima upravljanja učinkom, kako bi se pojačala integracija promjene u vašu organizaciju.
• Razmotrite kako će vaš neformalni sustav prepoznavanja zaposlenika nagraditi ili reagirati na promjene.
• Planirajte i slavite sa svojim zaposlenicima dok u potpunosti integrirate promjene u svoju organizaciju. Da, ova šesta faza zaslužuje proslave uz one koje ste držali na putu.

Komunikacija

• Razvijte stalne i dosljedne pristupe komunikaciji, kao što su tjedni sastanci svih tvrtki, tjedni sastanci odjela, pisana ažuriranja u Yammeru ili bilo koji elektronički komunikacijski sustav koji koristite.
• Omogućite stalnu povratnu informaciju svojim zaposlenicima o statusu organizacijskih promjena.
• Omogućite zaposlenicima stalnu povratnu informaciju o statusu vlastite izvedbe unutar sustava koji su novostvoreni kako bi ostvarili promjene.

Što će se dogoditi ako organizacija ne uspije integrirati promjene?

Neuspjeh u promjeni procesa i sustava koji podržavaju i jačaju promjene učinit će vašoj organizaciji teško ili nemoguće da u potpunosti integrira promjene. Isto tako, neuspjeh u zamrzavanju vaše organizacije u promjenjivom krajoliku utjecat će na vašu sposobnost integriranja promjena.

Ne želite imati zaposlenike da vide da niste ozbiljni u provedbi promjena. Uložili su neiscrpnu energiju - i psihičku i drugu - u kretanje kroz ovih šest stupnjeva promjene. Ako dopustite da promjene padnu na stranu, stvarate okruženje u kojem će zaposlenici biti manje vjerojatni, pa čak i ne žele ponovno promijeniti u budućnosti. Zapamti, zavaraj me jednom, sram te, dvaput me zavaraj, sram me.

Vaši će zaposlenici razviti promjenu enuija ili umora ako ih tražite previše često. Ali, ništa ne usporava potrebne promjene mnogo značajnije od zaposlenika koji ih osjećaju u prošlosti.