Kako supervizor može upravljati izostankom

Prema CCH Unscheduled Absence Survey, poslodavci su izgubili tlo kada je u pitanju zadržavanje radnika na poslu. Neplanirane stope izostanaka povećale su se na najvišu razinu od 1999. godine. Ono što i dalje najviše zabrinjava jest da gotovo dva od tri zaposlenika koji se ne pojave na poslu nisu fizički bolesni.

Za većinu tvrtki, odgovornost za upravljanje izostancima pada prvenstveno na neposredne supervizore. Ti su supervizori često jedini ljudi koji su svjesni da je određeni zaposlenik odsutan.

Oni su u najboljoj poziciji da shvate okolnosti izostanka pojedinca i uočavaju problem u ranoj fazi. Stoga je njihovo aktivno sudjelovanje u postupcima odsutnosti tvrtke ključno za ukupnu učinkovitost i budući uspjeh politike ili programa odsutnosti.

Kako bi se osiguralo da su supervizori ugodni i kompetentni u svojoj ulozi upravljanja izostancima, potrebno je imati punu podršku višeg rukovodstva. Sve strane moraju biti svjesne svrhe politike i procedura o odsustvu. Trebaju li postojati odstupanja između odjela; politika može izgubiti svoju učinkovitost.

Kako bi se osigurala veća dosljednost, supervizori bi trebali biti obučeni u svojim odgovornostima o upravljanju izostajanjem, savjetovali kako provoditi učinkovite intervjue povratka na posao i educirali se o korištenju disciplinskih postupaka kada je to potrebno.

Odgovornosti supervizora

Osim osiguravanja da je rad prikladno pokriven tijekom odsutnosti zaposlenika, postoje brojne druge kritične aktivnosti koje nadzornici moraju poduzeti kako bi upravljali izostajanjem. Oni bi trebali:

• osigurati da su svi zaposlenici potpuno svjesni politika i postupaka organizacije za rješavanje problema odsutnosti,
• biti prva točka kontakta kada zaposlenik telefonira u bolesnika
• održavati odgovarajuće detaljne, točne i ažurirane evidencije o odsutnosti za svoje osoblje (npr. datum, priroda bolesti / razloga odsutnosti, očekivani datum povratka na posao, potvrda liječnika ako je potrebno),
• identificirati bilo kakve obrasce ili trendove izostanaka koji izazivaju zabrinutost,
• obavljati intervjue za povratak na posao
• provoditi disciplinske postupke gdje je to potrebno.

Intervju povratka na posao

Obuka supervizora o tome kako najbolje upravljati izostajanjem s posla treba uključivati ​​upute o tome kako provoditi učinkovite i pravedne intervjue za povratak na posao. Nedavna nacionalna istraživanja pokazuju da se ti intervjui smatraju jednim od najučinkovitijih alata za upravljanje kratkotrajnim izostajanjem.

Diskusija o povratku na posao omogućit će nadzorniku da pozdravi zaposlenog natrag na posao, uz demonstraciju snažne posvećenosti menadžmenta kontroliranju i upravljanju izostancima s posla na radnom mjestu. Razgovor će omogućiti provjeru da je zaposlenik dovoljno dobro da se vrati na posao.

Potrebna papirologija može biti dovršena tako da se odsutnost i njezin zaključak ispravno bilježe. Činjenica da postoji uspostavljena procedura za istraživanje i raspravu o izostanku s zaposlenikom može sama po sebi djelovati kao sredstvo odvraćanja od nepoštivanja iz neiskrenih razloga.

Razgovori se moraju obaviti što je moguće prije nakon povratka na posao (najkasnije jedan dan nakon povratka). Zaposleniku treba pružiti dovoljno mogućnosti da navede razloge za svoju odsutnost. Supervizor treba koristiti intervju kao vrijeme da istraži sve probleme koje zaposlenik može imati, a koji vode do odsustva.

Cilj je poticati otvorenu i podržavajuću kulturu. Uspostavljeni su postupci kojima se osigurava pružanje pomoći i savjeta kada je to potrebno i kako bi se osiguralo da je zaposlenik sposoban vratiti se na posao.

Zaposlenici će obično cijeniti priliku da objasne stvarne razloge za odsustvo unutar formalizirane strukture. Ako nadzornik sumnja u vjerodostojnost razloga za izostanak, on / ona treba iskoristiti ovu priliku da izrazi bilo kakve sumnje ili nedoumice.

Zaposlenik u svakom trenutku mora biti svjestan da intervju nije samo dio postupaka tvrtke, već značajan sastanak na kojem je zabilježena odsutnost i može imati implikacije za buduće zapošljavanje. Disciplinski postupak tvrtke, u slučaju neprihvatljive razine odsutnosti, treba objasniti zaposleniku.

Intervju ni u kojem trenutku tijekom sastanka ne bi trebao biti oblik kažnjavanja, već bi ga trebalo promatrati kao prigodu za isticanje i objašnjenje posljedica odsustva unutar odjela. Velika većina zaposlenika dobiva osjećaj ponosa i postignuća iz svog rada, a rukovodstvo treba poticati da te osobe tretira kao odgovorne odrasle osobe.

Preporučeni stegovni postupci ako se odsustvo nastavi

Sljedeće smjernice navode preporučene korake koje treba poduzeti u slučajevima kada se smatra da su kratkotrajne odsutnosti iznad prihvatljive razine u određenom vremenskom razdoblju.

Faza 1: Intervju savjetovanja

• Neposredni nadzornik treba savjetovati zaposlenika o njegovoj zabrinutosti zbog izostanaka, pokušati utvrditi razloge bolesti i odrediti što treba učiniti kako bi se poboljšala prisutnost.
• Ako se u ovom stadiju utvrdi bilo kakvo zdravstveno stanje i vjerojatno utječe na prikladnost posla, nadzornik treba dogovoriti sastanak s liječnikom kojeg je odobrila tvrtka. To treba pismeno potvrditi zaposleniku u roku od pet radnih dana.
• Ako se iz diskusije čini da problem nije posljedica osnovne nesposobnosti za rad, supervizor treba savjetovati zaposleniku da se, iako zabilježene bolesti mogu biti autentične, očekuje kontinuirano poboljšanje prisutnosti ili sljedeća faza postupka će se poduzeti.
• Pregled pohađanja će se automatski provoditi svakog mjeseca tijekom sljedećih šest mjeseci.

Faza 2: prvi formalni pregled (verbalno upozorenje)

• Ako se izostanak zaposlenika i dalje pogoršava nakon analize i redovitog praćenja, on bi trebao biti pozvan da prisustvuje formalnom sastanku za pregled s nadzornikom.
• Zapis o izostanku treba detaljno opisati u pismu koje poziva zaposlenika na ovaj razgovor. Zaposlenik treba biti obaviješten da ima pravo da ga zastupa sindikalni predstavnik ili njegov kolega.
• Svrha ovog sastanka bit će:

  - nastaviti raspravljati o temeljnim razlozima za izostanke, - obavijestiti zaposlenika o usluzi i implikacijama troškova njezine odsutnosti, i

  - upozoriti zaposlenika (osim kad se odluči potražiti liječnički savjet) da ako ne postoji značajno i trajno poboljšanje, njezino zaposlenje može prestati zbog nemogućnosti održavanja prihvatljive razine pohađanja. To predstavlja verbalno upozorenje.

• Ako je zajamčena medicinska pomoć, potrebno je odmah poduzeti mjere. Sastanak se stoga odlaže samo kako bi se omogućio završetak ovog dijela procesa. U roku od pet radnih dana zaposlenik mora dobiti liječnički savjet. Sastanak se zatim ponovno sastaje s HR-om i raspravlja se o mišljenju liječnika.
• Ako liječnik potvrdi spremnost za rad, zaposlenika treba upozoriti na posljedice daljnjeg izostanka.

Faza 3: Drugi formalni pregled (faza pisanog upozorenja)

• Redovito praćenje pokazuje da nije došlo do poboljšanja u odsutnosti uzorka, a drugi službeni sastanak će se organizirati s HR-om.
• Pismo koje poziva zaposlenika na sastanak uključivat će zapisnik o odsutnosti i, opet, savjet o zastupanju.
• Sve nove informacije dane na sastanku u vezi s lošim zdravljem ili promjenom prirode bolesti možda će trebati procijeniti liječnik koji je odobrio tvrtka.
• Zaposleniku treba dati mogućnost da objasni svoj zapis o odsutnosti. Ako je prikladno, nadzornik treba obavijestiti zaposlenika da se izdaje službeno pismeno upozorenje i da će to upozorenje ostati u dosjeu zaposlenika za određeno razdoblje. Kopiju upozorenja treba izdati zaposleniku i njegovom zastupniku.
• Zaposlenik bi trebao biti obaviješten da će nepoštivanje očekivanja prisutnosti tvrtke i poboljšanje sadašnje neprihvatljive evidencije o odsutnosti rezultirati prestankom zaposlenja zaposlenika.
• Ako postoji nesigurnost u pogledu sposobnosti za rad, nastavite s mogućnostima ponovnog zapošljavanja u skladu s uputama liječnika. Posavjetujte se s predstavnikom sindikata zaposlenika (ako je primjenjivo) o postupku i mogućnostima preraspodjele.

Faza 4: Privremena suspenzija s posla

• Ako nakon provedbe prethodnih faza disciplinskog postupka ne dođe do poboljšanja nazočnosti, uprava može nastaviti s privremenom suspenzijom bez plaćanja. Namjera obustave treba potvrditi u pisanom obliku s detaljima o datumima početka i završetka. Kopiju pisma o suspenziji treba poslati predstavniku zaposlenika (ako je primjenjivo).

Faza 5: Prestanak radnog odnosa

• Ovo je završna faza u disciplinskom postupku u kojem je zaposlenik otpušten zbog nesposobnosti da ispuni zahtjeve tvrtke za pohađanjem posla. Razrješenje se može obaviti samo uz pismeno odobrenje višeg rukovoditelja i HR-a.
• U pismu koje poziva zaposlenika ponovno će se uključiti savjet o zastupanju te će se prikazati zapis o odsutnosti. Zaposlenik bi trebao biti obaviješten da, kao rezultat razgovora, može biti otpušten zbog nesposobnosti za obavljanje radnih dužnosti.
• Ponovno, liječnik tvrtke možda će se morati konzultirati ako bilo kakve nove informacije dolaze u vezi sa zdravljem zaposlenika ili njegovom sposobnošću za rad.
• Ako se donese odluka o odbacivanju na temelju sposobnosti, primjerak pisma o otkazu treba poslati predstavniku zaposlenika (ako je prikladno).
• Zaposlenik može imati pravo žalbe na otkaz. Žalba bi trebala biti u skladu s disciplinskim postupcima tvrtke.

Izazovi u upravljanju izostajanjem

Budite svjesni da su nadzornici često neudobni ili nevoljni prijaviti one koji su premašili prihvatljive razine izostajanja s posla. Zbog brojnih pritisaka na supervizore, dosljedna provedba politika izostajanja s posla nije uvijek njihov prioritet.

Važno je pokušati izuzeti subjektivnost iz izostajanja s posla i osigurati da se prema svim zaposlenicima postupa jednako. Bitno je biti dosljedan, uporan i pošten prema svima. Kada odsutnost nije adresirana ili adresirana na nedosljedan način, može doći do nižeg morala.

Većina zaposlenika će cijeniti politike i programe koji olakšavaju, a ne kažnjavaju. Stroge ili kaznene mjere koje prisiljavaju zaposlenike da dođu na posao mogu dovesti do toga da zaposlenici postanu "odsutni dok su na poslu".

Oni čine što je moguće manje i odupiru se svakom trudu da ih natjeraju da učine više. Treba provesti i druge programe koji će pomoći zaposlenicima da budu prisutni na poslu, kao što su fleksibilno raspoređivanje poslova, dijeljenje posla, nagrade za sudjelovanje i wellness programi.

-------------------------------------------------

Stefanie Yorges je voditeljica savjetovanja u Vodećim višim stručnjacima i specijalizirana u pomaganju preopterećenih vođa da pobijede na poslu i uspiju u životu.