9 Vještine sastanaka za rukovoditelje

Sastanci mogu biti ili prilika za razmjenu ideja, raspravu o izazovima i definiranje akcijskih planova, ili mogu završiti kao neproduktivni rasipnici vremena. Nažalost, menadžeri su često glavni sudionici u susretu s procesnom disfunkcijom.

Ovdje su ideje za menadžere na svim razinama da ojačaju svoje vještine olakšavanja sastanaka kao potporu poboljšanju produktivnosti sastanka.

Gdje menadžeri idu u krivu sa sastancima

Mnogi menadžeri misle da znaju “voditi” sastanak. Oni postavljaju dnevni red, obavljaju sve razgovore i donose sve odluke. Iako se može osjećati lako i učinkovito za menadžere, to je često gubitak vremena ljudi i ne utječe na kreativni potencijal tima. Zapravo, on ima suprotan učinak jer zaposlenici imaju tendenciju da se povuku, odgađajući upravitelja koji želi biti glavni.

Mnogo je razloga zašto menadžeri ne uključuju svoje zaposlenike na sastanke, uključujući:

• Strah od odlaska
• Pogrešno vjerovanje da, budući da su oni glavni, moraju dati sve odgovore
• Nedostatak povjerenja u sposobnosti ili vještine rješavanja problema njihovih zaposlenika
• Nedostatak vještina olakšavanja sastanaka

Dok su prve tri stavke ponašanja siromašnih menadžera, posljednje, vještine olakšavanja, mogu se naučiti i ojačati praksom.

Jačanje vještina za olakšavanje susreta

Po definiciji olakšavajuća sredstva, Učiniti lakše ili manje teško; pomoći naprijed Da bi menadžer omogućio sastanak (umjesto da ga vodi), oni moraju biti spremni otpustiti svoju moć i biti otvoreni za različite ishode i pristupe.

Pravilno vođenje sastanaka uključuje uključivanje svih sudionika u prepoznavanje i rješavanje problema. Timovi će gotovo uvijek razvijati bolja, kreativnija rješenja nego što bi bilo tko od upravitelja mogao i koji će vjerojatnije podržati implementaciju rješenja.

Evo devet vještina potrebnih da se olakša sastanak, a sve se to može naučiti i poboljšati praksom:

1. Planiranje dnevnog reda. Zajednički sastanak započinje planiranjem dnevnog reda. Odabir tema koje pozivaju na sudjelovanje, tj. Problem koji treba riješiti daleko je zanimljiviji od “informativnih” tema. Međutim, potrebno je izdvojiti dovoljno vremena kako bi se omogućilo sudjelovanje grupe.
2. Okruženje i okruženje. Logistika je važna! Kada se ljudi osjećaju neugodno, ne vide se, ne mogu čuti, ili su gladni, rezultati sastanka će patiti. Naučite kako koristiti logistiku kao način poticanja velikog sudjelovanja i uklanjanja prepreka.

1. Postavljanje pitanja. Velika pitanja potiču veliku raspravu. U članku, "70 strašnih pitanja za treniranje pomoću modela GROW", nudi se neka otvorena pitanja za raspravu.
2. Aktivno slušanje. Kada menadžer parafrazira, provjeri razumijevanje i postavi pitanja koja slijede, potiče veće sudjelovanje i održava raspravu.
3. Brainstorming. Većina ljudi misli da već znaju razmišljati. Međutim, oni obično nisu. U previše okruženja, učinkovitost brainstorminga je smanjena lošim upravljanjem procesima, jakim društvenim ili političkim pritiscima i slabim vještinama olakšavanja. Mnogi ljudi nikada nisu doista iskusili moć dobro vođenog brainstorminga.

1. Vještine izgradnje konsenzusa. Konsenzus ne znači da se svi moraju složiti s odlukom. To znači da je svatko imao priliku podijeliti svoje poglede i predložiti ideje. Pravilno vođenje pomoći će grupi od razmjene ideja do izrade učinkovite odluke. Za postizanje konsenzusa potrebno je više vremena, ali će obično dobiti jači buy-in od skupine u cjelini. Međutim, zapamtite da konsenzus nije krajnji cilj. Učinkovita odluka za problem je najvažnije pitanje. Vidi Okvir za donošenje odluka o konsenzusu u šest koraka za više informacija o tome kako voditi tim kroz proces donošenja odluka o konsenzusu.

1. Rješavanje sukoba. Kad god postoji veliki broj ljudi uključenih u rješavanje problema, konflikt je neizbježan. Zapravo, sukob oko zadatka ili problema promatraju timski istraživači kao dio procesa za učinkovito donošenje odluka. Menadžer mora naučiti kako na pozitivan način iskoristiti moć sukoba.
2. Vještine neverbalne komunikacije. Iako se istraživači prepiru oko točnog postotka, većina bi se složila da je više od 50 posto komunikacije neverbalno. Menadžer mora biti u stanju pročitati ton i govor tijela grupe kako bi procijenio svoju razinu angažiranosti, iskrenosti i predanosti.

1. Snimanje. Spretno vođenje grupe uključuje spoznaju kada se treba okrenuti flipchartu ili bijeloj ploči kako bi se uhvatilo ono što ljudi govore. Na taj način se ljudi osjećaju kao da se njihove ideje čuju i vrednuju te služe kao vrijedan zapis koji se koristi za planiranje aktivnosti i praćenje.

Donja linija

Vrijeme je dragocjeno bogatstvo u životu i na poslu. Nastojte upravljati sastancima radi optimalne učinkovitosti i djelotvornosti. Učenje, vježbanje i primjena gore navedenih devet vještina facilitacije odlično je mjesto za početak.