Kako pisati i slati profesionalne poruke e-pošte

Kad god šaljete profesionalne poruke e-pošte, važno je provjeriti je li poruka savršena. Vi ne želite puhati priliku čineći bilo kakve pogreške - bilo u tome kako vam poslati e-poštu ili kako pratiti od njih. Čitajte dalje i saznajte kako pisati i slati vrhunske profesionalne poruke e-pošte.

Zašto želite poslati profesionalnu e-poštu? Postoji više razloga. Možete poslati popratno pismo potencijalnom poslodavcu, pismo zahvale kolegi koji se složio da bude referenca, pismo o ostavci vašem trenutnom šefu ili zahtjev za pismo preporuke.

Možda imate druge razloge za slanje ne-osobnih poruka e-pošte, a zapravo je dobro provjeriti je li vaša e-pošta organizirana i profesionalna.

Evo što uključiti u poruke, što ne treba uključiti te kako zatvoriti, potpisati i poslati svoje poruke e-pošte.

Smjernice za profesionalne poruke e-pošte

Pregledajte ove korake da biste napisali visokokvalitetnu profesionalnu e-poštu i uvijek ćete ostaviti velik dojam na primatelja:

• Redak predmeta: Redak predmeta treba sažeto prenijeti vašu svrhu pisanja. Tema retka može biti jednostavna kao "Hvala" ili "Zahtjev za preporukom".
• Pozdrav: Čak i ako pišete vrlo kratku e-poštu, uključite i pozdrav. Ako znate ime osobe, uključite je. Osim ako ste s osobom na bazi imena, nazovite ih prema naslovu.
• dužina: Čuvajte svoju e-poštu što je moguće preciznijom. Ljudi imaju tendenciju da prelaze duge poruke e-pošte, tako da uključuju samo bitne informacije.
• Stil fonta: Izbjegavajte ukrašene, razigrane ili obojene fontove; to jednostavno odvratiti primatelja od vaše stvarne poruke. Izbjegavajte prekomjernu upotrebu podebljanih i kurzivnih znakova, što e-poštu čini pretrpanom. Nemojte pisati ni velikim slovima; ovo se pojavljuje kao bijesna ili pretjerano uzbuđena e-poštom.

• Emoticons:Nemojte uključivati ​​emotikone u profesionalnu e-poštu; spremite ih za osobnu korespondenciju.
• Pravopis i gramatika: Samo zato što pišete e-poštu ne znači da biste trebali biti aljkavi o pravopisu i gramatici. Pažljivo uredite e-poštu prije slanja. Poruka bez pogrešaka upućuje primatelja da vašu e-poštu treba shvatiti ozbiljno.
• zatvaranje:Odjavite se kratkim "Hvala", "Najbolje", ili još jednim jednostavnim slanjem, a zatim svojim imenom. Većina računa e-pošte omogućuje vam da u svaki e-mail ugradite potpis s imenom, naslovom i kontaktnim podacima. To je sjajan način da se svaka korespondencija učini profesionalnijom.

Dodatni savjeti

Kada napišete svoju e-poštu, prijeđite kroz sve ove korake prije nego što kliknete gumb "pošalji":

• Uvjerite se da je Vaša poruka dovršena:Dvaput provjerite je li ispunjen redak Predmet Vaše e-pošte, uključili ste potpis, šaljete poruku pravoj osobi za kontakt i ispunili ste Skrivena kopija da biste kopiju poslali sebi, tako da imate zapis e-poruke.
• Dokaz o poruci e-pošte:Prije nego što pritisnete Pošalji, također provjerite pravopis i provjerite gramatiku i velika slova. Oni su jednako važni u korespondenciji traženja posla e-pošte kao što su u papirnom pismu.

• Pošaljite testnu poruku e-pošte:Prije nego što zaista pošaljete svoju e-poštu, pošaljite poruku sebi kako biste provjerili radi li oblikovanje i da ništa ne izgleda neprikladno. Ako sve izgleda dobro, naprijed i pošaljite poruku e-pošte tvrtki ili osobi koju kontaktirate.
• Pošaljite kopiju poruke e-pošte sebi:Koristiti Skrivena kopija kako biste sebi poslali kopiju poruke e-pošte, tako da imate zapis o tome kada ste poslali poruku i na koga ste je poslali. Te podatke možete pronaći iu mapi s poslanim porukama.

• Datoteke kopirajte:Uz mnoge programe za e-poštu možete postaviti mape kako biste lakše pronašli važne prošle poruke e-pošte. Postavite mapu za sve poruke e-pošte za traženje posla i pohranite kopije poruke e-pošte koju šaljete u mapu za traženje posla.

Redovito provjeravajte svoju e-poštu

Vrijeme je bitno kada tražite posao, pa je važno redovito i često provjeravati e-poštu, tako da ne propustite važne mogućnosti. U najmanju ruku, provjerite e-poštu ujutro i rano poslijepodne, tako da ćete imati vremena odmah odgovoriti na poruke koje primate.

Ovih dana, imati pametni telefon može olakšati provjeru e-pošte gdje god idete i kad god to želite - nema više lebdenja nad vašim računalom. Zapravo, možete dobiti obavijesti za nove poruke e-pošte, tako da ih možete pročitati čim dođu u pristiglu poštu.