Kako pokrenuti pismo s primjerima profesionalne dobrodošlice

Koji je najbolji način za početak pisma? Pri pisanju pisma u profesionalne svrhe, iznimno je važan odgovarajući pozdrav. Vaš pozdrav postavlja ton za vaše pismo ili poruku e-pošte i pokazatelj je vaših pisanih komunikacijskih vještina.

Najbolji načini za pokretanje pisma

Prilikom odlučivanja o tome koji će se pozdrav primijeniti, trebate razmotriti znate li osobu i koliko dobro.

Ako pišete nekome s profesionalnim sposobnostima koje ste osobno poznavali mnogo godina, prikladno je koristiti samo njihovo ime.

U suprotnom, najbolje je koristiti g., G. Ili dr. Kao prikladan pozdrav poslovnog pisma. Ako imate bilo kakve sumnje u vezi s kojim pozdravom se trebate služiti, pogriješite na strani opreza i koristite formalniji način obraćanja.

Pokušajte da ne budete u iskušenju da započnete svoje profesionalno pismo s neformalnim pozdravima kao što su “Pozdrav”, “Pozdrav”, “Bok” ili “Dobro jutro” ako ne znate ime vaše kontakt osobe.

Dok su ti neformalni stilovi dobrodošli za povremenu e-poštu prijateljima ili čak za formalniju e-poštu koju možete poslati grupama ljudi, u profesionalnom pismu morat ćete koristiti osobni pozdrav, jedan s prvim i / ili prezime ("Dragi g.Doe ”) ili naziv radnog mjesta (“ Dragi upravitelj zapošljavanja ”).

Uvijek se pobrinite da provjerite pravopis imena primatelja slova. Inače ćete ostaviti loš dojam od početka pisma. Također, nemojte zanemariti razdoblje nakon "Mr." i "Gospođa" Slijedite svoj pozdrav dvotočkom (npr., "Draga gospođica Doe:").

Primjeri profesionalnih pisama

Svi ti pozdravi su prikladni za profesionalnu komunikaciju.

• Poštovani Prezime; npr. Dragi John Doe
• Poštovani gospodine. Prezime; npr., Poštovani gospodine Doe ili Draga gospođica Doe
• Poštovani gospodine. Ime prezime; npr. Poštovani g. John Doe ili Draga gospođica Jane Doe
• Poštovani menadžer za zapošljavanje
• Poštovani gospodine
• Koga se tiče
• Poštovani menadžer za ljudske resurse
• Poštovani Recruiter tvrtke; npr. Dragi zaposlenik tvrtke ABC

Pozdravi za izbjegavanje

Sljedeći pozdrav nije prikladan za službena pisma ili poruke e-pošte.

• Dobar dan
• Dobro jutro ili poslijepodne (ne znate kada će primiti pismo ili poruku e-pošte)
• pozdravi
• bok
• Bok tamo
• ej
• Hej tamo

Pokušajte pronaći kontakt osobu

Ako je ikako moguće, prilikom pisanja koristite ime kontakta. To čini vaše pismo osobnijim i stvara neposredan odnos s čitateljem. Ako nemate ime kontakta, možete napraviti neka istraživanja kako biste saznali pravu osobu kojoj ćete uputiti pismo.

Ponekad će ime biti na web stranici tvrtke, ili ćete moći pronaći pravu osobu na LinkedInu. Možda netko od vaših kolega ili kontakata zna tko bi mogao biti odgovarajuća osoba. Također možete nazvati ured nepoznate osobe koju pišete i pitati recepcionara za njihovo ime objašnjavajući razlog za poziv.

Na primjer: “Prijavljujem se za posao u vašoj tvrtki. Možete li, molim vas, reći mi ime vašeg menadžera za zapošljavanje kako bih znao kome se obratiti moje pismo?"

Nije potrebno puno više vremena za pokušaj pronalaženja imena, a osjećaj koji prenosi vrijedi.

Ponekad, unatoč vašim najvećim naporima, jednostavno ne možete pronaći ime koje će adresirati vaše pismo. U tom slučaju imate različite izbore, koji su profesionalni i prikladni. Što više informacija imate o tome gdje šaljete pismo, to bolje (primjerice, u odjelu za ljudske resurse tvrtke ili upravitelju odjela koji se odnosi na vaš upit). Na taj način možete odabrati ciljani odabir kada odaberete pozdrav.

Kada imate ime, ali niste sigurni u spol osobe kojoj pišete, prihvatljivo je izostaviti počasno, i koristiti samo ime i prezime. Na primjer: Dragi Robin Miller.

Savjeti za pisanje i slanje pisma

Nakon vašeg pozdravnog govora, započeli biste svoj prvi odlomak, koji je obično uvod koji omogućuje čitatelju da znate tko ste i što pišete. Ako imate zajedničkog poznanika koji vas je uputio čitatelju, trebali biste ih spomenuti u ovom trenutku.

Tijelo vašeg pisma obično se sastoji od paragrafa ili dva teksta. Ovdje možete razraditi temu vašeg pisma i pružiti potporu pojedinosti. Želite ga zadržati sažeto i bitno za osobu i temu. Budite temeljiti, ali nemojte se ponavljati ili nastaviti s nevažnim detaljima.

Zatim ćete morati sažeti svoje pismo. Sažetak bi trebao uključivati ​​zahvalu osobi za vrijeme i obzir. Ako planirate naknadno pratiti, također možete navesti pojedinosti o tome kada i kako ćete ga kontaktirati.

Završite svoje profesionalno pismo s zaključkom, kao što je “S poštovanjem” ili “Pozdrav”. Ako planirate slanje pisma poštanskom službom, vaš potpis mora biti popraćen vašim upisanim imenom. Ako šaljete poruku e-pošte, nakon Vašeg upisanog imena moraju biti dodane vaše kontaktne informacije, koje možete upisati ručno ili automatski. Evo kako možete postaviti automatski potpis e-pošte.