Popis stručnih vještina i primjeri

Uredski rad osigurava besprijekoran rad ureda. To uključuje svakodnevne administrativne poslove ureda, kao što su odgovaranje na telefonske pozive, zakazivanje sastanaka, slanje faksova i arhiviranje dokumenata.

Uredske / administrativne vještine korisne su za svakoga tko radi u uredu. Većina zaposlenika mora obaviti barem neki službeni posao, tako da ove vještine mogu biti korisne bez obzira na vaš službeni naziv radnog mjesta. Službenici i tajnice u uredu moraju imati osobito jake činovničke vještine. Zaposlenici na tim položajima obavljaju većinu svakodnevnih zadataka u uredu.

Vrste činovničkih poslova

Dok neki ljudi koriste te nazive naizmjenično, službenici i tajnici razlikuju se od administrativnih pomoćnika. Administrativni asistenti često trebaju diplomu visokog učilišta i dobivaju više odgovornosti, uključujući projekte na čelu, a ponekad čak i timove za upravljanje.

Nasuprot tome, činovnicima i tajnicima obično nije potrebna opsežna izobrazba nakon završene srednje škole (iako postoje programi visokog obrazovanja koji se usredotočuju na uredski i tajnički rad). Oni upravljaju svakodnevnim poslovanjem ureda, ali općenito nemaju upravljačke odgovornosti.

Službenici i tajnice rade u različitim industrijama, uključujući financije, poslovanje, medicinu, vladu, pravo i još mnogo toga.Neke od tih pozicija zahtijevaju specifične vještine. Međutim, postoje temeljne vještine koje su potrebne za gotovo svaki službenički i administrativni asistentski položaj.

Pročitajte u nastavku popis uredskih vještina koje poslodavci traže kod kandidata za zapošljavanje. Uključen je detaljan popis pet najvažnijih tehničkih vještina, kao i dopunske liste povezanih administrativnih vještina.

Kako koristiti popise vještina

Ove popise vještina možete koristiti tijekom procesa traženja posla. Važno je upotrijebiti nekoliko tih riječi vještina tijekom svog životopisa. Poslodavci sve više koriste sustave za praćenje podnositelja zahtjeva kako bi rangirali i "bodovali" biografije koje primaju. Ovi su sustavi programirani tražiti određene ključne riječi, pa će se vjerojatnije da će ponovo nastupiti oni biti odabrani za daljnji pregled zapošljavanjem menadžera tijekom drugog kruga razmatranja.

Drugo, te ključne riječi možete koristiti u popratnom pismu. U tijelu vašeg pisma pokušajte spomenuti jednu ili dvije od tih vještina i navedite konkretan primjer vremena kada ste ih demonstrirali na poslu.

Konačno, možete upotrijebiti ove riječi vještina u intervjuu. Provjerite imate li barem jedan primjer za koji ste pokazali svaku od pet najboljih vještina koje su ovdje navedene.

Naravno, svaki posao će zahtijevati različite vještine i iskustva, stoga pazite da pažljivo pročitate opis posla i da se usredotočite na vještine koje navodi poslodavac.

Također, pregledajte naše ostale popise vještina navedenih prema poslu i vrsti vještine.

Vrhunske duhovne vještine

Pozornost na detalje

Klerikalni rad uključuje obraćanje pozornosti na svakodnevne pojedinosti ureda, stvari koje drugi ljudi mogu zanemariti, kao što je odgovaranje i praćenje e-pošte, praćenje sastanaka i još mnogo toga. Službenik ili tajnica mora biti u stanju usredotočiti se na te detalje, a ne dopustiti da išta prođe kroz pukotine.

• Analitički
• Organiziranje putovanja
• odrediti prioritete
• Rješavanje problema
• Rasuđivanje
• Vođenje evidencije
• Zakazivanje sastanaka
• kucanje

Komunikacija

Činovnici moraju imati jake pismene i usmene komunikacijske vještine. Obično će odgovarati na telefon, pisati dopise, slati e-poštu i pozdravljati klijente i klijente.

Stoga, oni moraju biti u stanju govoriti i pisati jasno i učinkovito. Potrebno je prenijeti informacije na način koji je lako razumljiv.

• Odgovaranje na telefone
• Komunikacija
• Dopisivanje
• Služba za korisnike
• E-mail
• faksiranje
• Recepcija
• Jezične sposobnosti
• Slušanje
• Usmena komunikacija
• Korektura
• Pisanje

Računalne vještine

U današnje vrijeme, računalne vještine su kritične za svaki službeni posao. Službenici i tajnice moraju biti brzi i točni daktilografi. Također su obično potrebni za unos podataka, tako da bi trebali biti upoznati s programom Excel i drugim softverom za unos podataka. Također bi trebali biti upoznati s drugim Microsoft Office softverom, kao što su Word i PowerPoint. Sve dodatne kompjuterske vještine, kao što je sposobnost dizajniranja ili uređivanja web stranica, smatrale bi se velikim plusom.

• Unos podataka
• Upravljanje podatcima
• Tečnost baze podataka
• Objavljivanje radne površine
• Microsoft Office
• Uredski strojevi
• Obrada riječi

računanja

Mnogi klerikalni poslovi uključuju računanje. Neki službenici su, u određenoj mjeri, zaduženi za knjigovodstvo i / ili računovodstvo tvrtke. To zahtijeva vještine računanja. Sposobnost brzog izračunavanja iznosa je pozitivna kvaliteta kod službenika ili tajnika.

• Računovodstvo
• Točnost
• Naplata
• Knjigovodstvo
• Proračun
• Trošak
• Proračunske tablice
• Tehnologija

Organizacija

Službenici i tajnice moraju biti organizirani. Oni su zaduženi za osiguravanje glatkog rada ureda. To uključuje praćenje rasporeda poslodavca, odgovaranje na e-poštu i telefonske pozive te održavanje datoteka. Sve to zahtijeva dosta organizacijske vještine.

• Odlučivanje
• Isporuka pošte
• Učinkovit
• podnošenje
• Upravljanje
• multitasking
• Nadzor
• Fotokopiranje i razvrstavanje
• Planiranje
• Sortiranje
• Upravljanje vremenom

Soft Skills

Osim ovih pet klerikalnih vještina, najbolji uredski radnici također posjeduju meke vještine koje su često urođene osobine ličnosti, a ne naučene kompetencije. To uključuje jake interpersonalne vještine, timski rad, fleksibilnost, pouzdanost, kreativnost, prilagodljivost i kreativnost. Oni su bitne značajke za uredske voditelje, recepcionare, osobne asistente, uredske pomoćnike i izvršne pomoćnike.