Praćenje vašeg projekta bez Gantt Charts

Gantt karte su fantastičan i vrlo koristan alat za praćenje i koordinaciju svih malih koraka koji ulaze u veliki projekt, ali oni mogu brzo postati zapanjujući i neuredni, posebno za ljude koji ih ne znaju čitati. Pokušajte upotrijebiti Ganttov dijagram kako biste objasnili svoj napredak klijentu ili kolegi u drugom odjelu, i možda ćete imati priličan izazov u vašim rukama.

Ovo nije jedini izazov za Ganttove ljestvice. Podaci u Ganttovom dijagramu obično zahtijevaju poseban softver za gledanje i uređivanje, a njihovo tiskanje je gotovo uvijek izazov. Nadalje, ponekad se želite usredotočiti samo na mali dio projekta, a da vas ne preplave sve dodatne informacije.

Dok su Ganttovi dijagrami jedno veliko rješenje, oni nisu jedini. Kada trebate pogledati manji uzorak informacija, ili trebate predstaviti pojednostavljenu verziju ili dio informacija u situaciji kada Ganttov dijagram ne bi bio praktičan, evo pet alternativa koje možete koristiti umjesto toga.

Popisi zadataka

Svatko u poslovnoj zajednici trebao bi biti upoznat i zadovoljan osnovnim popisom zadataka. Ustvari, organiziranje je jedna od najboljih vještina za voditelja projekta.

Popis zadataka vodi popis obveza na sljedeću razinu. Pomoću popisa zadataka možete dodati dodatne stupce za prikazivanje tko će dovršiti svaki zadatak, status zadatka, datum početka i završetka te vjerojatnost da će zadatak biti izvršen na vrijeme. Možete čak dodati i potvrdne okvire kako bi članovi vašeg tima mogli provjeriti da li su stavke dovršene.

Proračunske tablice

Pojednostavljena tablica na proračunskoj tablici je još jedna alternativa. I dalje možete popisivati ​​zadatke na lijevoj strani, a još uvijek možete zasjeniti trake da biste prikazali razinu napretka te procijenjene početne i završne datume zadataka.

Međutim, proračunske tablice mogu biti dugotrajne da bi se ažuriralo, ali i vremenski intenzivno, tako da ih ne želite koristiti kao cjelovito rješenje za upravljanje projektima. Međutim, za jednostavno jednokratno izvješće za klijenta ili upravitelja pojednostavljena proračunska tablica može vizualno prikazati projekt na način koji je

lako objasniti i razumjeti. To je također dobra opcija za praćenje napretka projekta.

Dijagrami protoka

Dijagrami toka ili mrežni dijagrami prikazuju projektne zadatke redoslijedom kojim trebaju biti dovršeni. Dijagrami toka mogu biti jednostavni ili složeni kako želite. Na primjer, možete ili ne želite navesti podatke kao što su početni i završni datum svakog koraka, identifikacijski broj zadatka ili

Lokacija. Imajte na umu da dodavanje previše informacija može otežati čitanje tih karata.

Dok mnogi ljudi smatraju dijagrame toka lakšim za čitanje i razumijevanje od Ganttovih karata, čineći ih može biti gnjavaža. Nadalje, često su neprikladni za velike i složene probleme. Dijagrami toka su najbolji za predstavljanje jednostavnih projekata s zadacima koji prirodno napreduju od jednog do drugog

sljedeći, ali ne smije se koristiti kao dugoročni alat ili za pretjerano složene projekte.

Kanban zajednice

Ima li vaš projekt velik broj koraka koji se ne moraju nužno provoditi u redoslijedu? Imate li više ljudi koji rade na istom projektu ili se zadaci često ažuriraju? Ako je tako, Kanban vam može ponuditi idealno rješenje. (Saznajte više o tome kako Kanban radi u upravljanju projektima.)

S Kanban pločom, svaki projektni zadatak je napisan na ljepljivoj bilješci i stavljen u odgovarajući stupac, kao što je "učiniti", "u tijeku" ili "učinjeno". Kako je svaki zadatak dovršen, odgovarajuća ljepljiva bilješka pomiče se preko ploče sve dok se sve bilješke ne nalaze u stupcu "učinjeno".

Ovaj organizacijski sustav vrlo je lako razumjeti i brzo mijenjati, ali nije baš prenosiv, pa ćete morati biti oprezni da niti jedna bilješka ne padne i izgubi se.

Izvješća o statusu

Ganttovi su izvrsni alati za praćenje vaših projekata, a ne nužno i za komunikaciju s njima. Ako je sve što trebate učiniti, priopćiti svoj napredak klijentu, sponzoru projekta ili drugim članovima tima, izvješće o statusu može biti vaša najbolja opcija. Osim toga, mnogi programi za upravljanje projektima će stvoriti pojednostavljena, lako razumljiva izvješća o stanju sa samo nekoliko klikova mišem, čime ćete uštedjeti dragocjeno vrijeme i energiju.

Gantt karte su vrlo praktične za praćenje svih zadataka koji ulaze u veliki projekt, ali oni nisu uvijek najbolji za prenošenje tih informacija s drugima, osobito onima koji ih nisu navikli čitati.

Imate još nekoliko alternativa. Pokušajte jednu od ovih pet alternativa za Ganttov dijagram. Možda ćete biti ugodno iznenađeni koliko vremena možete uštedjeti.