9 bitnih stvari u vašem gantogramu

Dok jednostavan popis zadataka može biti dovoljan za dovršavanje malih projekata u kući kada je riječ o upravljanju projektima, obično je potreban detaljniji plan djelovanja. Jedan od najpopularnijih i praktičnih načina upravljanja vremenom svih zadataka projekta je korištenje Ganttova dijagrama.

Gantt karta

Ganttov dijagram je grafikon koji prikazuje sve različite pod-zadatke projekta i kako se one odnose na vrijeme. To je način prikazivanja rasporeda vašeg projekta, a pomaže pri obavljanju posla na vrijeme. Prikazuje sve zadatke koje je potrebno obaviti, vrijeme koje se očekuje od svakog zadatka, vremenske okvire u kojima će se pojedinačni zadaci završiti i odnos između različitih zadataka. Na taj način sve se odvija prema rasporedu, a vi ne gubite vrijeme čekajući da se zadatak završi, što je već trebalo biti učinjeno.

Evo devet ključnih komponenti Ganttovih karata.

Datumi se prikazuju na vrhu

Jedna od glavnih komponenti gantograma, datumi omogućuju voditeljima projekata da vide ne samo kada će se cijeli projekt početi i završiti, već i kada će se svaki zadatak obaviti.

Zadaci se nalaze na lijevoj strani

Veliki projekti uvijek se sastoje od velikog broja pod-zadataka. Ganttov dijagram pomaže voditeljima projekata u praćenju svih podzadataka u projektu, tako da ništa nije zaboravljeno ili odgođeno.

Trake se koriste za predstavljanje vremenskog okvira za koji se očekuje da će obaviti svaki zadatak

Nakon što su pod-zadaci na popisu, trake se koriste za prikazivanje točno kada će se svaki pod-zadatak održati. Time se osigurava da se svaki pod-zadatak izvršava na vrijeme, tako da se cijeli projekt završi na vrijeme.

Kada su Ganttovi dijagrami bili prvobitno razvijeni, pisani su rukom, čineći promjenu ili ažuriranje grafikona naporno. Srećom, uz današnji softver za upravljanje projektima, voditelji projekata mogu jednostavno dodavati, oduzimati i mijenjati zadatke bez potrebe da ručno prilagođavaju cijeli grafikon.

Prekretnice se prikazuju kao dijamanti

Prekretnice su one zadaće koje su od ključnog značaja za završetak projekta i uspjeh. Za razliku od manjih detalja koji se također moraju obaviti, dovršavanje prekretnice nudi osjećaj zadovoljstva i kretanja naprijed. Na Ganttovom grafikonu prekretnice se prikazuju kao dijamanti (ili, ponekad, drugačiji oblik) na kraju određene programske trake.

Ovisnosti su označene malim strelicama

Dok se neki od vaših zadataka mogu obaviti u bilo kojem trenutku, drugi moraju biti dovršeni prije ili nakon što neki pod-zadatak može započeti ili završiti. Ove ovisnosti su označene malim strelicama između traci zadataka na Ganttovom grafikonu.

Napredak je prikazan zasjenjivanjem na traci zadataka

Dok se mnogi pod-zadaci mogu završiti prilično brzo, bit će mnogo puta kada ćete htjeti vidjeti na prvi pogled točno kako se vaš projekt odvija. To se može postići sjenčenjem traka zadataka kako bi se prikazao dio svakog zadatka koji je već dovršen.

Oznaka okomite crte prikazuje trenutni datum

Drugi način da na prvi pogled vidite proces vašeg projekta, marker okomite linije označava trenutni datum na grafikonu. Pomaže vam da učinkovito upravljate svojim vremenom jer na prvi pogled možete vidjeti koliko vam je preostalo za napraviti i vidjeti jeste li na pravom putu da dovršite projekt na vrijeme.

ID zadatka identificira

U današnjem brzom poslovnom svijetu, vjerojatno ćete imati nekoliko zadataka u isto vrijeme. Uključivanje ID-a zadatka na Ganttov dijagram pomaže svima koji su uključeni da brzo identificiraju zadatak o kojem govorite.

Resursi se dodjeljuju i identificiraju

Iako ne svaki Ganttov popis navodi imena ljudi koji će raditi na tome, ako će vaš projekt biti dovršen od strane određenog broja pojedinaca, navođenje imena i zadataka koji su im dodijeljeni mogu biti nevjerojatno korisni.

Kada upravljate projektom, morate se pobrinuti da se svi pojedinačni zadaci završe na pravodoban i učinkovit način. Ganttov dijagram će vam pomoći u tome.