Kako biti tajnik parničenja

Tajnici parničnog postupka pružaju podršku odvjetnicima i paralegalsima u parnicama u predmetima podnesenim u lokalnim, državnim i saveznim sudovima i upravnim sudovima.

Sekretari parničenja su zaposleni u odvjetničkim uredima svih veličina. Neki tajnici pružaju čisto administrativnu potporu. Međutim, tajnici u mnogim tvrtkama obavljaju hibridnu ulogu, djelujući i kao tajnica i kao paralelna parnica.

U nastavku su navedene neke od najčešćih funkcija tajnika za parnice tijekom cijelog životnog ciklusa parničenja. Tajničke uloge razlikuju se ovisno o tvrtki, vrsti sudske prakse i veličini osoblja.

Prikaz slučaja

U tužiteljskim poduzećima, prvi korak u slučaju je pregled slučaja radi zasluga. Ima li potencijalni klijent uzrok akcije? Postoje li neki sukobi? Tajnik može pomoći u pripremi obrazaca za pregled slučaja i zakazati početne sastanke između odvjetnika i potencijalnog klijenta. U nekim slučajevima, tajnik će dovršiti početni pregled postavljanjem pitanja potencijalnih klijenata putem telefona. Ako je klijent potpisan, tajnica će uspostaviti novi spis predmeta, te proslijediti ugovor o zadržavanju i druge dokumente klijentu.

istraga

U mnogim slučajevima, stranke provode istragu prije podnošenja tužbe. Ova istraga može uključivati ​​lociranje i razgovor sa svjedocima, ispitivanje mjesta nesreće i prikupljanje dokumentarnih i drugih dokaza. Tajnik parničnog postupka može pomoći u tom procesu tako što će zakazati sastanke i telefonske konferencije u ime odvjetnika, kreirati popise svjedoka, organizirati dokaze i druge dokumente i stvoriti pouzdan sustav arhiviranja za papirne i elektroničke dokumente.

podnesci

Ako se podnese tužba, tajnik će pripremiti podneske u programu za obradu teksta. Podnesci mogu uključivati ​​pozive, pritužbe, izjave podnesene pritvoru, zahtjeve za priznanje i prijedloge. Tajnik parničnog postupka često će stvoriti spise koji se odnose na podnošenje molbi i koji organiziraju i indeksiraju sve izjave za određeni slučaj. Tajnik može ove dokumente podnijeti sudu, bilo osobno ili elektronički, iako taj zadatak često obavlja paralegal ili sudski glasnik.

Otkriće

Otkriće je najduža faza parničnog postupka. Tijekom otkrivanja tajnik za parnice može obaviti sve ili neke od sljedećih zadataka:

• Priprema dokumenata za otkrivanje u sustavu za obradu teksta, uključujući upitnike i zahtjeve za proizvodnju
• Upisivanje, slanje i praćenje sudskih poziva
• Zakazivanje iskaza s više stranaka, uključujući odvjetnika, klijente, protivnike i sudske izvjestitelje
• Zakazivanje neovisnih liječničkih pregleda i drugih obveza propisanih Pravilnikom o parničnom postupku
• Stvaranje veziva za otkrivanje; indeksiranje i arhiviranje dokumenata za otkrivanje
• Organiziranje i podnošenje dokumenata o predmetima
• Pregled zakazivanja web-lokacije

• Lociranje i komunikacija sa stručnjacima; organiziranje i podnošenje stručnih izvješća

Pre-Trial

Kada se odredi datum suđenja, tajnica pomaže pravnom timu da se pripremi za suđenje. Uloga tajnika može uključivati:

• Tipkanje i formatiranje dokumenata prije početka suđenja, uključujući prijedloge, kratke upute, pozive i popise svjedoka
• Prikupljanje i organiziranje izložbi
• Stvaranje, organiziranje i / ili indeksiranje probnih registratora
• Pomaže u organiziranju lažnih suđenja
• Praćenje rokova i slanje podsjetnika pravnom timu
• Provjeravanje citata i lektura i pravni dokumenti
• Osiguravanje ispravnog formatiranja dokumenata u skladu sa sudskim pravilima
• Koordiniranje svjedoka

suđenje

Tajnik parničenja ima važnu ulogu podrške tijekom suđenja. Njegove dužnosti mogu uključivati:

• Priprema, tipkanje i formatiranje probnih dokumenata
• Koordiniranje pripreme grafikona, grafikona i drugih vizualnih prikaza u sudnici
• Zakazivanje kurira, sudskih izvjestitelja i vještaka
• Organiziranje, arhiviranje i upravljanje dokumentima, eksponatima i probnim registratorima
• Koordiniranje aranžmana za putovanja odvjetnika, svjedoka, klijenata i drugih

Ostali administrativni zadaci

Za one koji rade na obrani, tajnik za parnice će unijeti vrijeme odvjetnika i paralelnih službenika utrošeno na svaki slučaj u sustav tvrtke za obračun i vrijeme. On ili ona će također slati periodične fakture klijentu i pratiti kasne isplate. Ostali opći zadaci koje vodi tajnik u sporu su:

• Izrada informacija putem prepisivanja, oblikovanja, unosa, preuzimanja, kopiranja i prijenosa teksta, podataka i grafike
• Praćenje rokova za slučajeve
• Dopisivanje s klijentima, svjedocima i protivnicima
• Odgovaranje na telefon
• Izrada proračunskih tablica za praćenje troškova, izložaka i drugih informacija
• Prepisivanje diktata
• Održavanje sustava etiketa
• Usmjeravanje korespondencije, izvješća i pravnih dokumenata
• Organiziranje konferencija i sastanaka odvjetnika
• Priprema izvješća o troškovima
• Održavanje odvjetničkog kalendara planiranjem i zakazivanjem konferencija, telekonferencija, iskaza i putovanja

• Naručivanje potrošnog materijala

Sudski tajnik Obrazovanje

Mnogi tajnici za parnice ispunjavaju certifikat ili program suradničkog stupnja u trgovačkoj školi ili koledžu. Međutim, tajnici s četverogodišnjim fakultetskim diplomama imaju najviše mogućnosti za napredovanje unutar odvjetničke tvrtke. Trening parničenja često se javlja na poslu. Iskusni tajnici za sudske parnice često se useljavaju u druge uloge u tvrtki, uključujući pozicije paralegalnog i uredskog menadžmenta.

Sudski spor Tajnik Vještine i znanje

Tajnici parničnog postupka moraju imati različite interpersonalne, tehnološke i uredske vještine, kao i pravna i proceduralna znanja. Potrebne vještine i znanja uključuju:

• Poznavanje obrade teksta, proračunske tablice, prezentacije i softvera za naplatu vremena i naplate; poznavanje paketa Microsoft Office
• Znanje s opremom za transkripciju
• Izvrsne pismene i verbalne vještine
• Poznavanje lokalne, državne i savezne sudske dokumentacije i procedura podnošenja
• Znanje s bazama podataka o dokumentima kao što su Ringtail, Summation i Concordance
• E-filing iskustvo
• Poznavanje uredskih postupaka i pravne terminologije
• Jake vještine tipkanja
• Čvrste organizacijske vještine i vještine s više zadataka
• Sposobnost profesionalne interakcije sa svim razinama osoblja