Pojednostavljenje i ubrzanje pružanja usluga za ljudske resurse

Voditelji ljudskih resursa značajan su izvor podrške i udobnosti za zaposlenike kako u osobnom tako iu profesionalnom životu. HR je uslužna djelatnost, a ta usluga uključuje pomoć zaposlenicima u napredovanju u karijeri i rješavanju problema između zaposlenika i njihovih nadzornika.

HR ih također podržava kroz neke od najvažnijih i najvažnijih događaja u njihovim životima, uključujući brak, porođaj i borbu s ozbiljnom bolešću.

Međutim, rutinske administrativne usluge, kao što su stalno ponavljanje istih pitanja ili dovršavanje jednostavnih transakcija, prečesto troše većinu vremena HR-a.

Smanjite administrativno opterećenje

Ključ smanjenja administrativnog opterećenja je osposobljavanje zaposlenika da postanu samodostatniji i automatiziraju više svakodnevne zadatke.To može pomoći pri primjeni pristupa upravljanja uslugama. Upravljanje uslugama pojednostavljuje pružanje rutinskih administrativnih usluga, oslobađajući vrijeme za fokusiranje na aktivnosti visoke vrijednosti.

Tipična HR organizacija vjerojatno ima sustave za upravljanje podacima o zaposlenicima i aktivnostima vezanim uz plaćanje. Međutim, vjerojatno nema automatizirani sustav za upravljanje upitima zaposlenika i ispunjavanjem zahtjeva.

Razmotrite što se događa kada zaposlenik primi poziv na dužnost porotnika: šanse su da se tvrtka još uvijek oslanja na fizičke papire ili niz poruka e-pošte kako bi se bavila zahtjevom zaposlenika za odsutnošću s posla.

Budući da se interakcije zaposlenika obično prate putem e-pošte i proračunskih tablica, zahtjevi zaposlenika često se propuštaju ili previđaju. Pogreške se onda događaju, stvarajući daljnje frustracije i dodatni posao za HR.

S e-poštom nema jednostavnog načina da se vidi je li zahtjev zaustavljen ili da se odredi i eliminira uska grla u procesu. Slično tome, teško je analizirati i odgovoriti na potrebe zaposlenika - na primjer, identificirati često tražene informacije i osigurati da je to dostupno na internetu.

Ručni administrativni procesi onemogućavaju zaposlenike i predstavljaju ogroman gubitak za timove za ljudske resurse. Jedno nedavno istraživanje otkriva da zaposlenici HR-a u prosjeku troše 12 sati tjedno na rutinske pozive zaposlenika i e-poštu.

Pristup upravljanja uslugama za zadovoljavanje potreba zaposlenika

Pristup upravljanja uslugama eliminira one dosadne, dugotrajne procese. Ne zamjenjuje samo e-poštu - ona mijenja način na koji se HR bavi zaposlenicima.

Razmislite o upravljanju uslugama kao o savršenoj kombinaciji administrativnog pomoćnika i voditelja projekta. Odmah reagira na zahtjeve zaposlenika, napreduje u slučajevima, automatizira ponovljive ručne postupke, pa čak i upravlja složenim aktivnostima među odjelima kao što su uposlenike na brodu i off-boarding.

Upravljanje uslugama nikada ne zaboravlja ili čini greške, uvijek prati ljude kako bi se stvari obavile, i obavještava vas da li postoji problem koji ne može riješiti. Također vam pokazuje gdje vaši zaposlenici troše svoje vrijeme - tako da možete optimizirati implementaciju resursa i povećati produktivnost.

Upravljanje uslugama ne zamjenjuje vaš trenutni sustav upravljanja ljudskim kapitalom - integrira se s njim i nadopunjuje ga, dajući vam vidljivost i kontrolu nad poslom koji vjerojatno obavljate uglavnom putem e-pošte danas.

Ona također osigurava istu razinu vidljivosti zaposlenicima. Mogu vidjeti status svojih upita, umjesto da osjećaju da su njihovi zahtjevi nestali u crnoj rupi ubrzo nakon što su ih poslali.

Osposobljavanje zaposlenika za nadzor nad napretkom svojih zahtjeva značajno smanjuje broj frustriranih poruka e-pošte, telefonskih poziva i osobnih posjeta HR-u, dodatno smanjujući administrativno opterećenje HR-a.

Prednosti pristupa upravljanja uslugama

Upravljanje uslugama započinje s uvođenjem web-baziranog HR portala gdje zaposlenici mogu pronaći HR informacije i zatražiti HR usluge. U idealnom slučaju, zaposlenici mogu pristupiti portalu na svojim računalima, kućnim računalima, prijenosnim računalima i njihovim pametnim telefonima i tabletima.

To im omogućuje da preuzmu kontrolu nad svojim osnovnim potrebama za ljudskim resursima - kao što su upisivanje pogodnosti ili ažuriranja statusnih promjena. Zaposlenici jednostavno odabiru stvarne usluge koje su im potrebne iz kataloga usluga ili traže informacije u bazi znanja portala.

Kada zaposlenik podnese zahtjev putem portala, sustav za upravljanje uslugama automatski kreira slučaj i provodi ga kroz cijeli proces ispunjenja. To uključuje dodjeljivanje slučaja pravom HR stručnjaku, automatski usmjeravanje slučaja od osobe do osobe kako bi svaki korak ispunjenja bio završen, te održavanje cijele povijesti slučaja.

Tu uslugu možete proširiti i na druge odjele. Na primjer, sustavi upravljanja uslugama mogu automatski postaviti račune IT-a ili zatražiti uredski prostor za nove zaposlenike kao dio procesa uključivanja.

Sustav upravljanja uslugama pokreće procese isporuke HR usluga od kraja do kraja i zna kako se ti procesi izvode. Na primjer, može vam automatski reći kada je slučaj zaustavljen tako da možete poduzeti radnju.

Također generira širok raspon ključnih pokazatelja uspješnosti i drugih mjernih podataka procesa, kao što je koliko dobro vaš tim odgovara na upite zaposlenika. Čak može analizirati i vrste upita na bazi znanja, što olakšava identifikaciju i popunjavanje svih sadržaja.

Zaključak

HR profesionalci odluče nastaviti karijeru u HR-u jer žele pomoći ljudima, a ne provode svoje dane podnošenja radova, ažuriranje proračunskih tablica i odgovaranje na e-poštu. Prečesto, svakodnevni zahtjevi i hrpe papirologije prekidaju taj posao, što ih frustrira i zaposlenicima koje pokušavaju pomoći.

HR je davatelj usluga i može se osvrnuti na primjer svog suradnika, IT odjela. IT je preuzela vodstvo u mnogim naporima poduzeća da primijeni disciplinu upravljanja uslugama u automatizaciji podnošenja i ispunjavanja zahtjeva IT službe za pomoć.

Automatiziranje tih zadataka omogućuje IT-u da se usredotoči na strateški rad koji tvrtci može pomoći u ostvarivanju širih poslovnih ciljeva i bolje pokazati IT-vrijednost.

Pristup upravljanja uslugama ključ je kadrovski rad koji povećava svoj profil prema poslovnim liderima pružanjem usluga više kvalitete i povećanim zadovoljstvom zaposlenika, a istodobno smanjuje vlastito radno opterećenje. HR može posvetiti svoje vrijeme i stručnost strateškim aktivnostima koje pokreću svoje poslovanje.